淺談醫院會計檔案管理創新

劉靜

摘 要：醫院檔案系統中的會計檔案是重要構成部分，會計檔案與普通的醫療檔案不同，主要記載著醫院的各種會計經濟信息，處理會計檔案時需要對一些專業化的材料進行關注，進而確定醫院的各項經濟業務活動。檢查醫院的是否遵守相應的財務處理規定時，也可從其會計檔案材料入手，總之醫院的會計檔案與醫院的發展直接相關，現針對醫院會計檔案的內容，探討創新管理檔案管控系統的方法。

關鍵詞：醫院會計檔案；管理方法；創新；檔案管理

管理者在管理醫院內部的會計檔案材料時，需要對會計事務處理流程持有一定的熟悉程度，以便可以對醫院會計核算環節中需運用的會計報表、賬簿以及憑證等材料進行專業化的處理，確認醫院在一定時期范圍內的財務變動情況，醫院的一部分會計檔案與來院治療的患者的利益也息息相關，為了保護醫院的外在形象，調控內部管理，必須要更醫院檔案管控工作，創新管理這類經濟性檔案時運用的工作理念。

1 收集醫院會計檔案

會計環節：要及時出齊當日預處理會計憑證，憑證內容要正確無誤，能清楚地反映會計業務的內容，并確保附件完整。每月月底將處理完的會計資料和會計報表裝訂成冊，年底將每月憑證及賬表等一并送交會計檔案人員進行整理歸檔。

出納環節：要以“當日業務當日清”為原則，借、貸款完畢的憑證要及時登記現金、銀行存款日記賬，結出當日余額，與實有現金庫存核對無誤，并要定期與銀行對賬單核對。經編制“未達賬調節表”調節余額核對相符后，將借、貸款憑證按月逐日編號裝訂成冊。

電算化下會計檔案比傳統的會計檔案具有更廣泛的內涵，電算化會計檔案除傳統概念上的會計檔案外，還包括電算化過程中形成的紙質文件、電子文件以及系統軟件。其中系統軟件檔案又可分文字材料與計算機軟件程序兩部分。這就要求實行會計電算化核算的單位，不僅要有電子數據，而且要保存打印出紙張的會計檔案。

2 整理醫院會計檔案

全面收集醫院會計檔案之后，需要在正式應用與管理檔案材料前，現展開整理檔案的工作，根據檔案的外部形式與具體記錄的內容，對檔案材料進行分類，按照一定的順序來排列與存放檔案材料，預先完成整理檔案的工作，可以確保后續檔案管理工作更加順利地進行，管理與使用會計檔案的工作均能夠變得更加高效。檔案整理工作建議如下：

首先需要對會計憑證類型的檔案材料進行整理，并歸檔；而后需要整理會計賬簿檔案材料；會計報表類型的檔案的整體數量比較多，需要有效整理；除了需要正確歸檔其他類型的會計檔案，還需要整理電算化會計檔案。完成所有類別的會計檔案的整理工作之后，需要對其進行檢查，而后就可以使用與處理總量比較大的會計檔案。

3 管理與應用醫院會計檔案

3.1 保障會計檔案的管理工作的安全性

會計檔案的管理者需要指派專門的工作人員負責管理內容復雜、種類繁多的會計檔案。部分醫院并沒有專門的工作人員負責管理會計檔案，導致會計檔案被管理的過程中產生混亂的工作局面，因此醫院應當結合財務處理需求，來組建專門負責管理各種類型的檔案的工作部門，給會計檔案管理部門中使用充足的物理以及人力資源，根據制度與規定來安排管理會計檔案管控的工作，確保每一階段的會計檔案處理工作都有專門的工作人員負責，清點檔案之后，還要保持檔案材料被整齊地方式。保障存儲的會計檔案的安全與完整，全方位展開檔案防護工作，如防盜、防塵與防磁等工作。根據檔案保密制度來改進網絡化的會計檔案信息庫，出現應用會計檔案的需求時，需要將登記工作做好，確保在移交、借閱以及歸檔的環節中均不會出現檔案受損的問題，通過提升檔案管理工作的安全意識來保持會計檔案的價值，更加有效地管理醫院的會計檔案。

3.2 形成會計檔案管理工作制度

建立電算化檔案定期備份制度，電算會計檔案應定期將會計數據備份到磁性介質，并設立備查登記簿，提供備份時間、數量、保管方式等備份細節信息；同時由于磁性介質的特殊性，管理人員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、復制，以防止會計信息損壞。建立嚴格的借用手續制度，查閱會計檔案需經財務部門負責人批準，按照檔案管理的有關規定，辦理借閱手續；外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經主管領導、財務部門負責人批準。

3.3 提升管理會計檔案的工作人員的素養

盡快提高檔案管理人員素質。計算機技術的發展，特別是網絡技術的應用改變著傳統的檔案管理模式，要求檔案人員在網上進行收集、整理、編目、檢索、借閱、統計工作。現代化檔案管理工作中，檔案人員除了具備檔案專業知識外，還要具備良好的計算機網絡知識及運用操作能力。而目前醫院現有的檔案專業人員知識結構較為單一，尤其是計算機網絡技術的應用能力較低，知識面較窄。因此，檔案專業人才的培養也是日益顯得重要了。只有通過學習和培訓，提高檔案干部隊伍的綜合素質，才能適應計算機技術、信息技術不斷發展的需要，才能充分發揮檔案計算機管理的優勢，這也是當今檔案管理現代化發展必須解決的問題。

加強檔案管理者的職業道德修養，增強責任心。檔案管理者的職責就是維護檔案的完整與安全，做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞是指對檔案保管的完好無損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。不丟指要保證檔案絕對安全，不致因工作疏忽而使其遺失或被竊。不散是指檔案保管相對集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便。不亂，就是要求檔案保管整齊規范，有據可循、有目可查。檔案管理者必須加強理論學習，提高檔案方面的理論修養，充分認識檔案的價值，增強檔案管理工作的責任心和法制觀念。

4 處理醫院會計檔案

根據檔案的保管期設定情況，來處理會計檔案，一部分特殊的檔案需要管理者永久保存，除了需要將其保存在會計檔案室中，還要將相應的檔案信息輸入到數據庫中，做好檔案備份工作，一些不需要被永久保存的檔案一般會設有最低的保管期限，因情況比較特殊需要被特別處理的檔案主要有未了事項的相關原始憑證、未結清的債務與債權的相應原始憑證。處理已經到了保存期的檔案時，需要有會計工作部門與醫院的檔案室共同給出銷毀工作建議，否則不可隨意處理會計檔案。對銷毀的檔案也要進行記錄，將檔案的具體信息全面且清晰地記錄，包括檔案號、起止日期、冊數與卷號等，同時還要在記錄中體現銷毀檔案的時間。在領導同意的前提下才能銷毀這部分財務檔案，銷毀過程中需要有相關人員監督。

5 結束語

醫院逐漸加大了對內部管理工作的關注程度，不僅改進了人員管理方法，還結合各種不同類型的檔案材料的管控與使用需求，對檔案管理工作的流程進行了調整，本文主要分析的是醫院會計檔案處理環節的工作方法，當會計檔案的實際內容被豐富之后，管理者也要創新傳統化的會計檔案管理手段，將一些新的管理方法融入到會計檔案管理過程之中，以標準化的方式和嚴謹化的態度應對會計檔案，處理這部分檔案時同樣要將信息化平臺的作用積極發揮。

參考文獻

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