事業單位檔案管理工作中存在的問題與解決措施

王傲聰

摘 要：目前在知識經濟時代下，部分存檔管制仍舊存在著許多問題，很大程度上影響著我國經濟的穩健發展以及存檔管制的健康發展。因此，對事業單位存檔管制工作中存在的問題進行研究和探討，針對實際問題提出針對性的解決辦法，提高新形勢下事業單位存檔管制工作的質量，并為事業單位的發展提供更多的優質服務。

關鍵詞：事業單位檔案；管理；問題；對策

存檔管制在當今我國市場環境競爭日趨激烈、經濟發展快速增長的情況下，為事業單位的進步和發展起到極其重要的作用，為提供可靠、真實的數據提供依據和參考，也為以后的發展方向提供方向。1985年開始，改革的不斷深化在事業單位中發展迅速，特別是事業單位建立現代管理體制后，事業單位的管理效能和效率有了明顯的提高。存檔管制是事業單位日常管理工作的重要組成部分。直接影響到事業單位的發展，對促進我國國有經濟的發展具有十分重要的意義。

1 存檔管制的重要性

想要使得文件管理更加有效合理，那么存檔管制是必不可少的。合理有有效的存檔管制方式方法使搜索檔案的時間減少，也在不斷降低著相關工作人員的工作強度。雖然存檔管制是一種歷史材料的記錄方式，卻可以輔助事業單位在未來的發展中做出正確的選擇。

事業單位中的管理、發展等方向，為事業單位檔案的管理提供了資料，記錄了事業單位發展的整個過程，目前錄音、錄像和圖片等多種記錄形式的出現為傳統的紙質檔案記錄方式注入了新鮮血液。為提稿行政管理的實際操作性和科學管理性，存檔管制起到了舉足輕重的作用。在事業單位發展中，為保證事業單位財務的穩定，在制定經濟財務風險管理的方案時，事業單位的經營發展檔案文書和涉及會計檔案的資料管理就必不可少；事業單位文化在不斷更新進步中，為提升事業單位的競爭力和凝聚力，檔案的材料管理為經營管理者提煉著凝聚事業單位的思想和精神；當法律問題出現在事業單位中時，為遏制法律糾紛的出現，檔案的材料管理又可以作為依據出現在法庭上。那么，事業單位想要長遠、良好、穩定的健康發展就必須通過完善的事業單位存檔管制來實現。

2 當前事業單位存檔管制的問題

2.1 存檔管制制度的不健全

檔案與事業單位的經營和發展密切相關。經濟效益和社會效益的提高很難從存檔管制的工作中體現出來，因此在很多情況下導致了事業單位存檔管制的日常工作放在了事業單位工作的邊緣，管理混亂現象更為突出。不完善的存檔管制制度，使得許多事業單位在調整和保存存檔的同時，重視資金方面存檔的尋找和調整，忽略掉黨政機關文件、管理體制、科學方面存檔的尋找和儲存。這樣廣泛的存檔管制制度不能讓事業單位管理人充分明白事業單位運營行動中的前情內容，難以透過對存檔地思考來改革事業單位的治理和運行方法。此外一些事業單位缺少對當前存檔地歸一化管理系統。各部分依照自己地方法管治存檔，存檔管制和儲存的整體性和嚴謹性無法做到保證。盡管部分功能責任部將自己的存檔移交給了事業單位的存檔管制責任部，但由于存檔管制制度不全面，管理人員隨意將這些檔案交給了單位。由于存檔管制體制的不完善，導致事業單位存檔管制缺乏系統性和科學性，未能實現檔案的有效共享，使得檔案的歷史參考功能難以發揮。

2.2 存檔管制人員綜合素質不高

事業單位的存檔管制工作人員的整體素養是管制制度推行質量的核心。由于經濟效益的變化不由存檔管制工作人員直接體現，因此存檔管制人員的成就長期以來沒有得到領導和員工的認可，這直接降低了存檔管制人員提高整體素養和管制制度推行質量的積極心。同時，我國事業單位的存檔管制人員中有特別多一部分未經專業職業培訓，缺少具體從業經驗，從其他辦公室轉職，這不光是很難推進存檔管制方法的改革和建設，也無法按照標準程序完成存檔管制工作，從而全面拉低了存檔管制人員的全面素養，極大地阻礙了事業單位存檔管制工作質量的提高。

2.3 存檔管制意識薄弱

中國大多數事業單位更加注意提高經濟效果，但忽略了對存檔管制的監督，也不能了解到存檔管制在事業單位運行中的重要作用。存檔管制是一項復雜而系統的工作，具有任務量大、消息覆蓋面廣泛地明顯特點。特別是在尋找、處理和轉移存檔時，更需要事業單位各職能部門和員工的密切合作。由于金錢效益的變化不由存檔管制工作人員直觀體現，大部分的事業單位制度考核主要集中在業績成果的考核，從而致使存檔管制的管理意識越來越薄弱，很大程度上難以發揮出存檔管制在事業單位運行中地積極作用。

2.4 檔案保管設施簡陋

存檔是事業單位成長和運營的歷史證據。由于目前事業單位沒有看重存檔管制工作，對存檔管制軟硬件設施的資金投入較小，導致存檔管制的硬件和軟件設備無法跟上時代的部分。主要特征為倉庫年久破損，檔案儲藏柜、電子裝備和消息管制系統不能及時更新。在一個漫長而復雜的環境中，簡單的檔案儲存設施很容易導致文件損壞和丟失的現象，檔案的安全性和完整性難以保證。它制約了存檔管制質量的提高，對事業單位的存檔管制工作產生了負面影響。

3 事業單位存檔管制工作的有效措施

3.1 創新存檔管制培訓機制，強化業務能力

隨著事業單位存檔管制數字化程度的提高，事業單位存檔管制人員的專業素質和相應的理論水平也有待提高。各單位應根據自身情況建立合理的培訓機制，培訓專業存檔管制人員，以適應廣大員工的需要，主要實施網絡培訓，對現場培訓的方式進行補充，在對經理的基本知識培訓水平上，為了增強員工的學習激情，公司可以開展“專業技能競賽”的活動，給予優勝者一定的物質獎勵。還可以將競爭結果與當年的月份或季度聯系起來，使他們能夠不斷提高技能，更好地為存檔管制作出貢獻。

3.2 完善事業單位存檔管制的信息化

在未來存檔管制發展的趨勢是信息的集成。要想使存檔管制的效果越來越好信息化就必不可少，這樣才能使效率越來越高。為解決歸檔文件和整體操作過程中的反復情況，可以定期整理和歸檔文件，及時整理文件管理信息系統中生成的新數據。此外，電子檔案的實現也節省了搜索所需的時間，提高了文件管理的效率，降低了文件損壞的概率，降低了文件管理的成本，實現了單位內檔案的資源共享。在這方面，我們可以建立健全的信息集成系統應用，加強硬件、軟件平臺、云計算或大數據等現代技術的建設，完善事業單位的存檔管制。為更好地實現檔案信息的作用，參照高校數字圖書館的建設和管理，事業單位還可以創建單位內部網絡，提高網絡信息檢索功能，建立員工實時在線服務功能。解決員工隨時查詢和查詢檔案的問題，提高檔案利用率，提高事業單位存檔管制的工作水平。

4 結束語

在知識經濟時代，各種檔案可以被視為事業單位的一種財富，事業單位必須給予足夠的重視。他們應該通過做好存檔管制工作來收集、整理、保存和使用財富，從而發揮更大的價值作用，促進自身更好、更長期和穩定的發展。

參考文獻

[1]陸日明.新時期存檔管制信息化建設的對策分析[J].科技信息（科學教研），2016（20）.

[2]李愛萍.試論企業存檔管制工作存在的問題及對策[J].科技信息，2016（11）.