檔案管理在醫(yī)院信息化建設(shè)中的作用

郜金華

摘 要：我國社會經(jīng)濟(jì)一直處在迅猛發(fā)展的時代，國內(nèi)現(xiàn)有的醫(yī)療水平也得到了較大的進(jìn)步，為了加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部的管理水平，有關(guān)部門逐漸加強(qiáng)自身的管理力度，不斷改善現(xiàn)有的不足之處。在改革過程中最重要的工作當(dāng)屬檔案管理，加強(qiáng)檔案館建設(shè)工作是，實(shí)現(xiàn)管理信息現(xiàn)代化是整個工作的重點(diǎn)，隨著信息技術(shù)的逐漸普及，如何將信息處理技術(shù)與醫(yī)院檔案管理工作有效結(jié)合是目前首要發(fā)展的問題，只有不斷創(chuàng)新新的技術(shù)才能夠從根本上保證服務(wù)水平及管理力度。推進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部檔案管理工作的建設(shè)需要形成全面統(tǒng)一、科學(xué)專業(yè)的運(yùn)作系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：檔案管理措施；信息技術(shù)應(yīng)用；建設(shè)范圍；醫(yī)療用途

對于醫(yī)院而言，檔案管理工作至關(guān)重要，是整個醫(yī)療系統(tǒng)正常運(yùn)作的重要基礎(chǔ)，涉及到多種復(fù)雜的內(nèi)容。檔案管理會對一些原始資料進(jìn)行科學(xué)的記錄，對醫(yī)院的發(fā)展至關(guān)重要。一些病例能夠發(fā)揮最大的應(yīng)用價值關(guān)系到醫(yī)療服務(wù)行業(yè)及科學(xué)研究領(lǐng)域的發(fā)展情況。現(xiàn)如今信息技術(shù)發(fā)展突飛猛進(jìn)，我國檔案工作也得到了相應(yīng)的變革，目前各大醫(yī)院逐漸加強(qiáng)醫(yī)院的檔案管理工作，旨在不斷優(yōu)化管理模式，創(chuàng)新新的發(fā)展方向，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的最大利用率。

1 為什么要注重檔案管理工作

1.1建設(shè)信息時代、提升檔案管理效率

現(xiàn)階段，社會的發(fā)展進(jìn)程逐漸加快，隨著信息技術(shù)的逐漸普及，我國醫(yī)療工作者對相關(guān)的信息提出新的要求，信息管理工作一定要具備時效性。為了更好地應(yīng)對新時期的機(jī)遇及挑戰(zhàn)，每個醫(yī)院都需要明確自身的發(fā)展趨勢，不斷改善檔案管理工作，加快發(fā)展步伐，努力實(shí)現(xiàn)管理科學(xué)化，這樣才能夠更好地適應(yīng)社會的發(fā)展趨勢，從根本上保證管理工作的有效開展。

對于醫(yī)院而言，計算機(jī)的普及大大提高了工作效率，但與此同時應(yīng)用計算機(jī)也產(chǎn)生了大量的電子文件，這也文件包含著重要的工作內(nèi)容、現(xiàn)在各個單位、管理部們等機(jī)構(gòu)都通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞工作消息。手工管理檔案這種形式已經(jīng)漸漸落后，跟不上時代的發(fā)展，不能夠滿足現(xiàn)階段的工作需求。醫(yī)療行業(yè)在服務(wù)過程中也會產(chǎn)生大量的信息內(nèi)容，這些數(shù)據(jù)均能夠利用計算機(jī)進(jìn)行有效處理。

1.2醫(yī)院檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)是解決現(xiàn)有問題、提高管理水平的有效途徑

近些年，盡管各級醫(yī)院已經(jīng)做了一些工作，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。然而，總的來說，軟件和硬件的現(xiàn)代化程度不高，一些單位還比較落后。分析其主要原因是管理思想落后，設(shè)備和技術(shù)手段落后，文件管理和使用水平低。要想很好地解決這些問題，當(dāng)前需要做的是改進(jìn)管理思想和管理方法，引進(jìn)現(xiàn)代化的設(shè)施和技術(shù)，從手工勞動中解放出來，使工作質(zhì)量得到改善，工作效率更加高，從而實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化，從最基本的工作開始逐步提高醫(yī)院檔案的管理和利用水平。

1.3醫(yī)院檔案信息化管理保證了醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展

順利開展大眾醫(yī)療事業(yè)，需要培養(yǎng)大批人才作為支撐。只有對人才檔案了如指掌，才能將人才放在最合適的地方，做到人盡其才，這樣才能保證醫(yī)院事業(yè)穩(wěn)步發(fā)展。檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)是非常迫切和必要的。對檔案管理進(jìn)行信息化處理，不僅有利于找到、培養(yǎng)和培育大量為醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)發(fā)展服務(wù)的人才，也有利于充分開發(fā)和利用檔案信息資源，同時使檔案的壽命得到延長。

2 醫(yī)院對檔案進(jìn)行信息化管理的優(yōu)點(diǎn)

2.1檔案信息化管理保護(hù)了珍貴的原始檔案

通過對醫(yī)院各類檔案的信息化處理，能夠很好地保護(hù)原始文件不受因經(jīng)常查閱使用和借用原始文件造成的破壞，有效縮減和防止重要數(shù)據(jù)和資料遺失的風(fēng)險。在醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的進(jìn)程中，重要而珍貴的材料將通過信息化來處理，計算機(jī)通過掃描儀對原始文件進(jìn)行電子掃描，保存為電子文檔的形式，在管理系統(tǒng)中整理和使用，從而有效地保護(hù)原始文檔。

2.2檔案信息化改進(jìn)了文件的歸檔方式

醫(yī)院的檔案部門要實(shí)時把各類醫(yī)療相關(guān)文件記錄下來。在紙質(zhì)文獻(xiàn)時代，檔案工作者需要通過手工方式花費(fèi)大量的工作時間來整理檔案和編制目錄。在檔案的信息化管理中，檔案工作者徹底擺脫了繁瑣和重復(fù)的手工工作，把這些工作量交給計算機(jī)軟件去處理，使這項工作任務(wù)變得既精確又輕松。當(dāng)信息發(fā)生變化時，只需輸入指令即可自動調(diào)整整個系統(tǒng)，工作效率得到大大的提高。

2.3檔案信息化便于整理和分享檔案信息資源

整理檔案信息資源主要是為了使檔案資料更加系統(tǒng)有序，從而便于拓寬檔案資料共享利用空間。原始檔案不便于查找，而這正是電子文件的優(yōu)勢，可以提高原始文件的應(yīng)用水平和空間，更有利于醫(yī)院各部門的瀏覽需求，保持隨機(jī)存取的狀態(tài)。

3 醫(yī)院檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的具體內(nèi)容

3.1對文書處理要實(shí)施信息化管理

文書是文件管理的基礎(chǔ)性工作，對文件處理的精細(xì)程度直接影響到文件的內(nèi)部質(zhì)量。現(xiàn)代化的工作需要將每一份收到的文件注冊在電腦中，在局域網(wǎng)中根據(jù)批準(zhǔn)的順序流傳，循環(huán)時間和集合時間應(yīng)予以恰當(dāng)設(shè)置。發(fā)行文件的過程也可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，極大減少文檔處理部門的工作量和減少檔案工作人員的負(fù)擔(dān)。

3.2要實(shí)現(xiàn)病歷檔案的信息化管理

醫(yī)學(xué)事業(yè)的不斷發(fā)展，疾病譜出現(xiàn)了極大拓展和開發(fā)了多種新技術(shù)、新項目，將每種手術(shù)名稱進(jìn)行編碼，然后輸入電腦管理系統(tǒng)，使用電腦綜合查詢分析功能，列出各種各樣的手術(shù)療效，向各臨床部門通過局域網(wǎng)（LAN）反饋，使醫(yī)務(wù)人員及時進(jìn)行研究和寫論文期間實(shí)時查閱。同時，通過電腦對病案信息進(jìn)行處理后，將信息反饋給臨床科室，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問題，及時改進(jìn)，使醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)療服務(wù)水平得到進(jìn)一步提高。

4 結(jié)束語

實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化是保證醫(yī)療服務(wù)可持續(xù)發(fā)展的需要，是醫(yī)院信息化管理的重要組成部分。信息化的時代不僅給檔案工作帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，也帶來了很好的機(jī)會。信息化的發(fā)展要求醫(yī)院檔案工作者不斷學(xué)習(xí)和進(jìn)取，掌握專業(yè)技術(shù)和扎實(shí)的信息處理、計算機(jī)操作技能，加強(qiáng)新時期檔案工作人員的素質(zhì)培訓(xùn)，以滿足檔案管理工作的發(fā)展和進(jìn)步，為醫(yī)院建設(shè)現(xiàn)代化的檔案管理做出貢獻(xiàn)，更好地為和諧社會建設(shè)服務(wù)。

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