從入庫、出庫和使用環節談行政事業單位固定資產管理

徐延忠 蘇曉玲 陳紅蕾 孟慶慧

黨的十九大報告指出，“要完善各類國有資產管理體制，促進國有資產保值增值，推動國有資本做強做優做大，有效防止國有資產流失?！惫潭ㄙY產管理是一項龐大工程，涉及多內容、多部門，環節多、流程多。行政事業單位應跟上形勢發展需要，結合實際，重視并研究固定資產管理，堵塞漏洞，實現管理目標。本文對固定資產出入庫和使用環節的管理進行探討。

一、入庫環節控制

入庫環節是固定資產管理的基礎環節，應通過一定載體反映入庫固定資產的基本情況及來源。

（一）入庫單設計

固定資產入庫單設計為一式三聯電子表格，分別是財務記賬、庫管留存和票據存根三聯，包括品名、規格型號、數量、單價、金額、資金來源、保管人、存放地、財務部門、記賬憑證號等要素。由采購人向庫管領取入庫編號，發起填寫。其中入庫號為序時編號，記賬憑證號為非序時編號。

第一聯，財務留存。作為財務原始發票附件，用于核對信息的真實性和要素的完整性，是財務部門增加固定資產的記賬依據。

第二聯，庫管留存。作為實物庫管員登記賬目的憑證，用于庫管與財務部門核對資產信息。

第三聯，票據存根。由庫管統一保管，用于備查。

（二）入庫單關鍵控制點

在入庫單各項要素中，“記賬憑證號”要素可起到財務與庫管在固定資產盤點工作的引領作用，只要按照記賬憑證號，就能查到記賬憑證，也就能查到固定資產所有相關信息，因此關鍵控制點為“記賬憑證號”，其他要素為一般控制點。

二、出庫環節控制

出庫環節是固定資產管理的關鍵環節，反映固定資產的去向，應通過一定載體全面反映出庫固定資產的來龍去脈。

（一）出庫單設計

固定資產出庫單以入庫單為基礎，設為一式四聯電子表格，分別為票據存根、庫管留存、使用留存和財務留存四聯，作為反映固定資產去向的關鍵依據。通過參數設計，實現出庫單與入庫單相同要素由入庫單要素提取生成，保證與入庫單對應要素完全一致，增加“對應入庫單號”和“使用人”要素。出庫單由庫管員組織領用人填寫，由領用人按聯次用途分別交由相關部門留存。

第一聯，財務留存。作為財務部門更新固定資產明細賬的依據。

第二聯，庫管留存。作為固定資產出庫依據，用于庫管登記賬目，與相關部門核對資產信息，并作為追蹤該項固定資產的最原始憑證。

第三聯，使用留存。作為使用部門登記固定資產臺賬的依據。

第四聯，票據存根。由庫管保存，用于備查。

（二）出庫單關鍵控制點

出庫單反映固定資產去向。在眾多要素中，只要有使用人的簽名，就能追蹤到固定資產行蹤，因此在入庫單基礎上增加的“對應入庫單號”和“使用人”要素，設計為關鍵控制點，其他要素為一般控制點。

三、使用過程控制

使用環節是固定資產管理的核心環節，是發揮固定資產應有效益的環節。退休、調動、內部人員調整等情況產生的人員變動，均可能引起固定資產的流動。應通過一定載體反映固定資產的流動情況。

（一）內部調撥單設計

固定資產內部調撥單以出庫單為基礎，設為五聯電子表格，分別為票據存根、庫管留存、調入留存、調出留存和財務留存五聯，作為固定資產實物內部流轉的關鍵依據。在出庫單各項要素基礎上，增加調入部門和調出部門兩要素。調撥單由庫管員組織接收人填寫，由接收人按聯次用途分別交由相關部門保管。

第一聯，庫管留存。作為固定資產變動依據，用于庫管登記賬目，與相關部門核對資產信息，并作為追蹤該項固定資產的原始憑證。

第二聯，財務留存。作為財務部門更新固定資產明細賬的依據。

第三聯，調入留存。調入部門登記固定資產臺賬增加。

第四聯， 調出留存。調出部門登記固定資產臺賬減少。

第五聯，票據存根。由庫管保存，用于備查。

通過手機等移動通訊終端掃描，便捷高效的呈現固定資產實時狀況，即時實現固定資產相關管理需求，實現立體化、動態管理

（二）使用過程關鍵控制點

在使用固定資產過程中，應主要防止因無序流動引起賬實不符情況的發生。因此“存放地”和“無序流動”設為關鍵控制點。需要實物管理人員及時跟進人員的流動，進而控制固定資產隨人員“無序流動”情況的發生，及時辦理內部流轉手續。

四、固定資產信息數字化應用

當今時代是信息化時代，而信息的數字化也越來越為研究人員所重視。借鑒戶籍管理理念，設計類似于身份證的固定資產卡片，承載每件固定資產的詳細信息，實現固定資產數字化管理。

（一）實現固定資產信息數字化

填制固定資產入庫、出庫單后，以電子表格形成固定資產信息數字化的一部分，品名、規格型號、單價、數量、金額、購置日期、資金來源、使用人、存放地等要素一目了然，再將采購固定資產的審批卡、發票、合同、驗收單據、政府采購、招投標、實物影像等各項資料電子化，就形成完整的某件固定資產電子數據，日常以電子數據形式存儲。通過建立鏈接，由入庫單和出庫單均能直接生成設定好格式的固定資產卡片。

（二）實行固定資產的“戶籍管理”

在戶籍管理中，身份證是確定每個人的唯一標識。就固定資產而言，鏈接生成的固定資產卡片，就是每件固定資產唯一“身份”標識，是每件固定資產的“戶口”。

（三）固定資產信息數字化應用

將固定資產數字化信息以條形碼、二維碼等為載體，通過手機等移動通訊終端掃描，便捷高效的呈現固定資產實時狀況，即時實現固定資產相關管理需求，實現立體化、動態管理。