五大發展理念視角下高校檔案信息化建設的難點和對策①

王　青

五大發展理念視角下高校檔案信息化建設的難點和對策①

王青

（江蘇海事職業技術學院，江蘇 南京 210000）

五大發展理念作為實現“十三五”時期發展目標的重要指導理念，對檔案信息化建設起著重要的引領作用。本文以我國高校檔案信息化建設的現狀為出發點，探討信息化建設過程中貫徹實行五大發展理念的難點，并提出相應對策以供參考。

五大發展理念 ；高校檔案；信息化

在2015年全國檔案工作暨表彰先進會議上，中央辦公廳副主任陳世炬指出，各級檔案部門必須牢固樹立并切實貫徹創新、協調、綠色、開放、共享五大理念，在檔案工作實踐中，勇于沖破傳統思想觀念障礙，敢于涉足過去未曾涉足的盲區，著力攻克體制機制的頑疾，努力闖過阻礙發展的難關，積極推動檔案事業自身實現五大發展。高校檔案信息化建設，不僅對高校自身檔案工作意義重大，對中國檔案事業的發展也有著不容忽視的作用。因此，高校必須深入貫徹五大發展理念，克服信息化建設過程中遇到的困難，把檔案信息化建設工作推向更高的層次。

一、五大發展理念視角下高校檔案信息化建設的難點

1.創新

從目前高校檔案信息化建設的現狀來看，還存在以下幾個問題。一是制度創新滯后，當前還有較多地沿用傳統的管理制度。隨著檔案鼓舞的不斷拓展以及信息化程度的加深，檔案管理工作的要檔案管理工作的要求會逐漸變化，這就與滯后的管理制度形成落差，最后必然會導致檔案管理工作效率的降低和規范化的缺失。二是技術創新乏力。高校檔案管理部門在進行信息化建設時，缺乏長遠的規劃和功能建設，僅對檔案的基本管理進行了信息化規劃，沒有給后續的檔案開發和利用留下空間，這就導致了檔案的開發與利用系統要么獨立于整個管理系統之外，要么就完全更新所有管理系統，既增加了管理成本，又降低了利用效率，大大限制了技術的創新。

2.協調

高校檔案信息化建設的協調發展面臨的是不平衡的問題。高校檔案信息化建設內部發展的不平衡主要表現各部門之間的信息資源缺乏系統化的整合。如今檔案種類愈加豐富，高校無法在每個檔案種類下都設置檔案管理部門，其管理主體通常只有一個。因此，檔案管理部門很難對所有涉及檔案資源進行統一的管理。在信息化建設中，各部門管理系統軟件類型、版本的不同也阻礙了數據的互通互聯，降低檔案工作的效率。外部的不平衡主要表現在高校之間、地區之間的檔案信息化建設的不同步，這在一定程度上也制約了檔案信息化建設的系統協調發展。

3.綠色

從高校檔案信息化建設的現狀來看，綠色發展主要存在以下兩個難點：一是檔案工作與人力資源之間的矛盾。高校檔案工作包括人力資源檔案、科研檔案、學生檔案、基建檔案、財務檔案等，這對檔案的收集、整理和歸檔提出了新的挑戰。而由于各部門的專業性和檔案收集完整性，需要較多的人力支持，因此檔案管理部門容易出現超員或者人員短缺的現象，不利于資源的最大化利用。二是部分檔案管理部門在進行信息化建設時沒有對節能環保、綠色材料的使用作要求，導致了數據庫機房存在能源浪費的現象。

4.開放

一直以來，檔案部門就是較為封閉的部門，工作局限性大，公眾知名度低，與社會發生的聯系也較少。高校檔案館雖然承擔著很多的服務型工作，但其開放程度還遠遠不夠。主要體現在三個方面：一是對檔案利用的研究不夠，目前高校檔案信息化建設還聚焦于管理工作，缺乏對服務利用的開發和研究，就使得檔案信息化建設無法服務大眾；二是檔案的收集整理存在局限性，適用性較低，缺乏對用戶需求的挖掘和把握，檔案服務的開發缺乏針對性，現有的服務大眾的模塊與師生、社會需求存在脫節；三是檔案管理流于形式，更新頻率低，缺乏時效性，使檔案的參考價值降低，無法給大眾提供有價值的信息。

5.共享

由于各個高校的資金投入、技術水平等方面的差異，其在檔案資源共享方面的投入也是不同的。資金充裕的高校檔案信息化程度高，軟硬件質量高，在搭建共享服務平臺時十分容易，而部分高校還在沿用傳統檔案管理模式，在信息共享服務上無法投入過多資金，僅僅是參與進來就十分困難，這不僅不利于高校檔案完整性和集成性的實現，同時對高校自身檔案管理的持續健康發展也是極為不利的。

在信息化背景下，高校檔案工作共享發展面臨的信息安全威脅更加多樣，其造成的破壞力也更大并且難以預防和補救。高校檔案共享發展面臨的信息安全威脅主要在個人隱私上，高校存放了大量檔案資料，包括師生個人信息、科技檔案信息等高價值的檔案信息，在共享發展中如果泄露，會對高校、師生造成巨大影響。

二、五大發展理念視角下高校檔案信息化建設的對策

1.堅持創新發展，實現信息化建設的動力轉換

完善的檔案管理制度是制度創新的基礎，高校應建立系統、完整的檔案管理制度以支持檔案管理工作。首先，應將檔案管理工作進一步細化，對檔案收集、整理、歸檔等操作做出統一化的規定，讓各項工作都在統一標準下進行，如此便有利于檔案的匯總和分類，給其他檔案工作提供更明確清晰的參考。第二，明確權責劃分，細分到個人，讓各部門和各管理人員進一步明確職能范圍，讓各部門在保持一定獨立性的同時更好的聯系在一起，共同推進檔案管理的規范創新。第三，根據實際工作需要以及未來檔案管理工作的發展趨勢，及時創新檔案管理制度，如信息化操作守則、信息安全規范守則等規定都要及時更新。

明確檔案信息化建設各階段的特點和要求，根據所處建設階段有針對性的進行技術創新。要以需求為導向，技術支撐為基礎著力推動技術創新與制度創新的深度融合，以制度創新推動技術創新的規范性和可持續性，以技術創新推動服務創新的豐富性和針對性。

2.堅持協調發展，實現信息化建設的同步推進

堅持高校檔案工作信息化建設的協調發展，必須解決不平衡的問題。針對高校內部的發展不平衡問題，應著力加強檔案管理部門與各部門的協調聯系，推進檔案內容的規范化，對現有檔案進行全面的查缺補漏，保證其完整性。保證檔案在各個載體中格式的異質性，對紙質檔案的電子檔案進行同步的信息更新，出現不一致的情況要仔細核查，確保檔案的真實性和有效性。明確檔案管理和檔案收集的主體，推進檔案信息化建設協調統一的發展。

針對地區間的發展不平衡，首先要平衡信息化建設的資金配制，以先進帶后進，推動信息化建設的協調發展。第二，高校要根據財務狀況進行信息化建設的成本核算，資金較少的學校可先進行微信公眾號服務、微博賬號等成本較低的自媒體工具推動信息化建設。第三，高校檔案管理部門要與檔案局、人社局等相關部門互通信息化建設進度，合作擬定信息化建設計劃，推進地區內的檔案信息化協調發展。

3.堅持綠色發展，促進信息化建設持續發展

首先提高工作效率，實行智能化辦公，降低管理成本。信息化建設與智能化辦公是相輔相成的，高校應在信息化建設過程中逐漸將智能辦公的理念和方式融入到方方面面，如扁平化管理、一體化辦公等方式都是提高工作效率、降低管理成本的方法，同時還能一定程度上解決人員配置不平衡的情況。此外，還應加強信息化建設的針對性，不盲目購買設備、擴展功能，而是要以需求為導向，根據現實情況逐步提升信息化建設的高度，把建設成本合理分配到信息化建設的每個階段，促進檔案信息化建設持續健康的發展。

第二，在環境設計中要把生態環保的理念作為環境建設的標準，以綠色建筑的要求作為建筑設計標準，同時注重硬件設備、機房的能源節約，讓管理人員形成良好的工作習慣，杜絕能源浪費的現象。

4.堅持開放發展，提升檔案服務能力

堅持檔案開放發展首先要以師生需求和社會公眾需求為導向，以計算機網絡為基礎建立完善的用戶服務體系，促進檔案信息服務與信息化建設的無縫銜接。一是積極將檔案信息服務模式與信息化建設深入融合，在管理方式和工作方式信息化的基礎上，探索信息化背景下傳統檔案信息服務的創新與改進，著力推進檔案個性化服務。二是要以個性化需求為導向，不斷托管檔案信息服務的渠道，提升檔案信息模式的適用場景，借助網站、自媒體、移動應用程序完善線上和線下服務模式的同步和融合。

第二，加強檔案信息化建設與公共職能部門的合作與溝通。在管理系統、數據庫系統等相關系統中預留與政府相關部門、社會相關機構的數據接口，在建設成熟后進行數據的對接工作。此外不斷加強高校之間的檔案信息化建設的工作交流，工作中要不斷加強與兄弟院校，尤其是信息化建設水平較高院校的交流合作，取長補短，在開放中不斷擴展自身的事業。

5.堅持共享發展，建立檔案共享平臺

堅持共享發展，首先要依托信息化建設建立共享服務平臺。共享服務平臺的建立主要從兩個方面開展：一是高校內部。高校內部的檔案共享是檔案共享服務的基礎，首先要保證各部門之間的檔案暢通互聯，通過檔案的整合收集對各個部門產生的檔案數據進行整合和分析，以形成一份真實、準確、集成、系統的檔案，為高校內各部門之間的檔案共享打下良好基礎；二是高校之間的檔案共享。高校間的檔案共享服務首先要注重數據的互通互聯，建立良好的通信基礎設施以保證各單位之間的溝通效率。三是要逐步完善共享服務平臺的功能，根據現實情況和未來發展趨勢，階段性的豐富共享服務平臺功能。

第二，要保證檔案管理系統和檔案共享平臺的信息安全能力，及時更新系統，修補系統漏洞。關注國際信息安全事件，提前做好預防工作，同時做好電子檔案的備份工作，分辨在聯網和不聯網的狀態下進行備份，以防在遭受病毒和系統攻擊后遺失相關的信息，對師生造成困擾。

高校檔案信息化建設，不僅是高校檔案工作的必然發展趨勢，也是我國檔案事業發展的要求。高校檔案管理人員必須牢固樹立并切實貫徹創新、協調、綠色、開放、共享的發展理念，正確認識五大發展理念背景下高校檔案信息化建設的痛點和難點，通過技術創新與制度的深度融合、信息化建設的同步推進、信息化建設的持續發展、服務能力的不斷提升和檔案共享體系的完善，為加快高校檔案信息化建設做出積極貢獻。

[1]白晨皓.讓“五大發展理念”在檔案系統落地開花[J].四川檔案,2016(2).

[2]馮文博,宋竹,安琪.樹立五大發展理念 推動檔案工作跨越式發展[J].黑龍江檔案, 2017(1).

[3]范曉莉.將五大發展理念作為引領檔案工作的靈魂和主線[J].秘書工作,2016(4).

[4]陳清欽.“五大發展理念”下的高校檔案信息化建設探析[J].蘭臺世界,2017(17).

2019—02—25

①本文系2018年江蘇省高校檔案研究會科研課題《五大發展理念視角下高校檔案工作信息化建設研究》的研究成果，編號：jsgdf2018-06。

王青（1985—），女，江蘇海事職業技術學院人事處人事檔案室管理員。

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1673-4564（2019）02-0104-03