基于信息資源共享的高校檔案管理模式建立探析

謝 靜

（江蘇信息職業技術學院，江蘇 無錫 214000）

引言

在信息技術不斷發展背景下，信息資源共享受到社會各界的重視，為我國高校的檔案管理工作帶來新的機遇與挑戰。因此，我國高校需要抓住信息資源共享機遇，基于信息資源共享采取檔案管理工作革新措施，構建新型檔案管理模式，以此應對管理觀念、技術、數據信息等方面的革新挑戰，滿足自身檔案管理在新時期的發展需求。

一、高校共享檔案信息資源的必要性

在社會信息資源中，高校的檔案信息資源屬于重要組成部分，基于社會信息不斷完善發展的大背景，信息資源共享已經可以對高校檔案信息資源的實際效用進行充分發揮，體現信息資源共享為高校檔案信息管理提供的理想形式。隨著網絡資源的越發成熟，檔案信息資源的有效整合與充分共享，可以為現代社會提供和諧的空間環境，以有效契機的形式助力檔案事業發展。因此，高校共享檔案信息是滿足社會發展需求的必然趨勢。

1、維護知情權

高校共享檔案信息資源可以對公眾的知情權進行有效維護，保障大眾知曉高校檔案信息中的多樣內容。高校傳統檔案信息僅限于校內師生使用，使大眾缺少渠道去了解知識與查閱資料。但是在信息化與網絡化發展的現代社會，高校共享檔案信息，可以為大眾查閱信息提供更多的渠道，促進其根據信息開展有效研究，提升其個人能力，推動社會進步。人們借助網絡環境可以進行有效溝通與信息資源高效利用，加強高校檔案信息資源與社會大眾的聯系，在彼此強化了解的基礎上，提升高校檔案信息的基本公共服務能力，為高校基于信息共享建立檔案管理新模式奠定基礎。

2、提供共享環境

高校共享檔案信息資源可以將更好的共享環境提供給社會，高校內部的檔案信息資源整合與利用，可以將良好的信息技術環境提供給社會。社會不斷完善網絡基礎設施、健全檔案信息化設施、實施總體建設等，都需要多媒體技術與網絡通信技術的支持。但是現階段的檔案信息資源相關的技術并不完善，而我國高校檔案信息資源可以在技術不成熟的情況下，借助數據采集與查閱實現技術的革新，進而可以借助多種途徑與渠道為社會網絡信息共享環境提供發展機遇。現階段，人們的工作環境與生活習慣都密切聯系信息資源，使人們逐漸增強自身信息共享意識，促使信息真實性出現轉變，在對個體信息權益進行維護的同時，我國社會化信息環境也開始趨向成熟化發展。

二、基于信息資源共享的高校檔案管理模式建立路徑

1、建立信息服務中心

高校基于信息資源共享，建立檔案管理模式，需要建立信息服務中心。在信息資源共享下，我國高校建立信息服務中心，需要在觀念、具體操作以及服務功能建設等方面采取措施，促進高校檔案管理新模式實現有效構建。在觀念層面，建立信息服務中心，需要轉變觀念。高校的信息服務中心屬于機構之間溝通與連接的紐帶，是對現代功能進行充分利用的管理機構。現代社會屬于知識經濟時代，高校檔案管理實際效益的標尺已經發展為信息與信息技術含量，在信息資源共享背景下，加強高校內部檔案信息資源的共享，增強其科學管理功能，使傳統硬性管理發展為軟性管理，有利于提升檔案價值含量與知識含量，提高檔案信息資源的經濟效益與社會效益。因此，高校需要對自身檔案管理觀念進行轉變，改革檔案信息對應服務的舊機制與舊制度，建立具備開放性特征的新型社會化服務機構。

在具體操作方面，高校也需要加強信息服務中心建設工作。高校建立檔案管理模式，創建信息服務中心，本質上是滿足我國檔案管理體制要求的必然結果，可以具體、物化地表現文件的內部運動規律。因此，高校針對檔案管理建立的信息服務中心，是同時具備檔案保管、整理、查詢、利用以及處理等功能的機構，區別于傳統高校檔案管理，這種新型管理模式可以有效降低管理的經濟成本，提升管理工作效率。信息服務中心包括檔案服務部門、檔案處置部門與檔案保管部門等職能部門，其特點是具備檔案管理傳統專業技能素養，同時，具備開發檔案信息資源的能力，能夠促進信息傳播，提供高效信息服務。

在服務功能建設方面，高校針對檔案管理建設信息服務中心，需要做到重視服務功能的建設。建設服務功能需要在服務的高度、深度與廣度等三個層面開展工作：在服務高度層面，高校需要圍繞自身發展目標，在各項事務工作中融入服務功能，利用現代信息技術獲取檔案信息資源，對其價值進行深度挖掘，以此為基礎，保證自身為用戶提供的信息資源具有較高價值，提升資源優質性；在服務深度層面，高校需要專業化處理檔案信息，對信息資源配置進行優化，在不同類別與角度等層次上開展信息資源整合工作，在保證信息資源服務滿足用戶需求的同時，提升信息傳播質量；在服務廣度層面，信息服務中心保存的檔案信息資源主要是校內日常生活中產生的信息資源，這些資源需要具備保存價值，大量的信息收集與儲存可以為高校專業化管理檔案信息提供基礎，促進高校向社會提供檔案信息資源有效共享的平臺。

2、構建用戶反饋模式

高校基于信息資源共享，建立檔案管理新模式，需要在創建信息服務中心的基礎上，構建用戶反饋模式。高校結合信息資源共享發展目標建立檔案管理模式，離不開高校檔案用戶的反饋信息，因此，高校在信息資源共享下構建用戶反饋機制具有一定的必要性。檔案信息管理中的用戶反饋內容主要是不同用戶在信息資源共享條件下，使用信息后按照自身需求提出的建議性反饋。基于此，我國高校的檔案管理工作者需要按照反饋信息，及時回復用戶建議，根據建議完善檔案管理反饋體制。例如，高校可以分析總結高校畢業生反饋專業設置方面的建議，深入研究高校專業設置，考慮市場經濟需求，實現自我調節，提升專業設置合理性與檔案管理實效性。高校建立反饋模式，也可以跟蹤記錄專業科研活動，在分析記錄的基礎上，調整科研檔案信息管理工作，還可分析畢業生反饋情況，以此客觀評價檔案管理工作，使檔案信息開發與檔案管理獲得原始數據，提升高校檔案管理的針對性與實效性。

3、完善信息集成體系

在信息資源共享背景下，高校革新檔案管理模式，需要完善信息集成體系。我國高校之間的信息資源共享程度較低，在一定程度上，造成高校檔案資源的浪費。因此，高校需要完善信息集成體系，為高校檔案信息資源有效共享提供保障。完善信息集成體系，建設新型檔案管理模式，有利于我國各大高校有效共享信息資源，促進不同高校檔案信息資源構成具備整體性的信息集成體系，提升檔案管理便捷性。當前形勢是我國高校正致力于建設自身檔案信息共享，為高校之間的信息聯系提供基礎。但是外界條件與自身條件等多方面的限制，會制約高校之間檔案信息資源向共享發展的腳步，影響其集成體系建立。并且我國不同高校使用的相關軟件與系統不同，在很大程度上影響集成體系的完整性。因此，高校需要豐富化信息集成體系、信息資源化檔案系統，以此保證信息共享獲得相應物質基礎，提升信息共享可操作性。我國高校基于信息資源共享，建立檔案管理模式，也需要在創建信息集成體系的過程中，加強高校與高校之間的聯系，更新信息系統的同時更新檔案管理模式，實現二者統一，促進高校檔案管理新模式有效構建。

4、創建數字化管理模式

基于信息資源共享，高校建立檔案管理模式，需要創建數字化管理模式。高校基于信息資源共享，建立數字化檔案管理系統，可以為檔案信息資源數字化共享提供保障，提升高校管理檔案的便捷性。創建數字化管理模式，高校需要從以下四方面開展工作：一、高校檔案管理需要數字化建設檔案目錄，對文件目錄實施數字化管理，有效滿足用戶的不同信息檢索需求；二，高校檔案管理創建數字化管理模式，需要對檔案信息的數字化進行完善，借助原始文件掃描與檔案信息處理，保證檔案信息資源的完整性，使其圖像文件不被破壞，從而對對應檢索工作也可進行進一步的編制；三，在檔案信息資源對應的管理系統中，銜接庫存數據與檔案相關數據，使用戶檢索與查詢檔案信息資源的時間相應減少，提升信息資源共享效率；四，建設數字化管理模式，需要對檔案管理數字化發展步伐進行加快推進，對相關信息處理技術進行加強，保證數字化管理標準更加完善與規范，以此降低檔案信息資源的共享盲目性，為高校檔案數字化管理質量提供保障。當然，在建設數字化檔案管理模式的過程中，高校也需要對硬件設施與軟件設施加強維護與引進，從而有效提升高校檔案管理實效性。

結語

綜上所述，在信息化高速發展的現今社會，高校結合信息資源共享，革新檔案管理工作是社會發展的必然要求，能夠為高校與社會的共同發展提供保障。因此，高校在信息資源共享下構建新型檔案管理模式，需要強調高校共享檔案信息資源的重要意義，結合現有檔案管理實際情況，實施建立信息服務中心、構建用戶反饋模式、完善信息集成體系、創建數字化管理模式等革新策略，滿足高校建立檔案共享管理模式的發展需求。