PDCA模式對提高藥品庫房缺藥管理質量情況實踐

熊 萱，郭 棟，尹琪楠，張 遠，喻冬柯，陳 瑤，童榮生*

0 引言

PDCA循環法也稱為戴明輪(Deming wheel)或者持續改進螺旋，是由美國質量管理專家休哈特博士首先提出的，由戴明采納、宣傳，獲得普及。其含義是將質量管理分為4個階段，即計劃(Plan)、執行(Do)、檢查(Check)、調整(Action)，在管理活動中，按照要求把各項工作作出計劃、計劃實施、檢查實施效果，然后將成功的納入標準，不成功的留待下一循環去解決的工作方法[1-4]。

藥品庫房作為藥劑科下屬部門，承擔著全院醫療科室的藥物供給職能。但由于庫房缺藥的情況時有發生，對藥品管理及臨床用藥造成了一定影響[5]。本實踐基于PDCA管理模式，從原因分析、分層管理、預警系統等方面對缺藥情況進行了改進[6-8]。

1 資料與方法

1.1 一般資料 選取我院2016年9-12月未采用PDCA循環法的西藥庫房缺藥情況作為對照組，對本時間段主要供應商短缺供應情況、庫房向藥房零供應情況、藥房對病房零供應情況做詳細統計。將庫房2017年1-4月進行PDCA循環管理后的藥品供應情況做上述統計。在本研究階段全院藥品未發生用藥調整，未發生更改配送商業情況。

1.2 方法 對照組采用傳統的缺藥管理模式，主要為觸發性管理，即：醫生醫囑處方取藥——藥房缺藥無法完成處方調配——詢問庫房缺藥情況；觀察組由庫房管理人員、會計人員、采購人員組成質量管理小組，采用PDCA循環管理模式，對庫房缺藥情況進行實時管理。

觀察組采用的方法：(1)質量小組采用魚骨圖，對影響缺藥管理質量的因素進行分析。(2)對缺藥情況進行分層質量管理，設定缺藥情況管理目標：根據庫房管理情況，調整其缺藥管理目標計劃，即年零配送率<5%。(3)實施相應的供應商管理措施：①調整采購計劃發送時間，將原商業公司0.5 d的備貨時間延長至1.5 d；②加強商業配送管理，制定商業公司供應評分制度，將配送率作為重點考察項目，零配送情況作為重點失分項目；③對商業零配送藥品實行規范化書面情況說明，提高商業公司對藥品配送度的重視。(4)改進信息系統:①對采購計劃中的零配送藥品進行單欄紅色示警顯示，便于庫房人員及時統計；②改進計算機系統，通過建立實時通訊模式，實時發布庫房缺藥信息，加強庫房與藥房、藥房與臨床的及時溝通。(5)建立緊急儲備采購模式：對于臨床急救廉價藥品，如魚精蛋白、間羥胺等，設立急救藥品庫存警戒線，對于接近警戒線的藥品隨時進行動態補充；及時跟進國家政策，如需建立新的質量體系面臨暫停生產的藥品，在無可替代品種情況下，提前向分管領導書面匯報情況，申請緊急儲備量。

1.3 觀察指標

1.3.1 觀察兩組藥庫缺藥管理模式下供貨公司的綜合評分情況 主要對供貨公司每次供應到位時間、供應短缺情況、急救藥品供應情況進行評分，每項0～30分，總分0～90分，評分越高，表示供應公司綜合服務情況越好。

1.3.2 觀察兩組藥庫的缺藥頻次、缺藥持續時間、零配送頻次及零配送率 根據藥品在院內的物流圖所示(見圖1)，本研究所定義的缺藥包含2個限定條件，即庫房無庫存，且藥房請領情況下零配送為缺藥；分別對兩組庫房的缺藥頻次進行統計。缺藥持續時間為庫房缺藥開始到有庫存供應的中間間隔時間；零配送頻次為每次計劃采購中應采購而供應商未配送的品種數；零配送率為零配送頻次/當次計劃采購品種總數。

1.3.3 兩組藥庫缺藥管理模式下藥房知曉率及臨床滿意度比較 對各藥房全員知曉缺藥情況進行全覆蓋盲法調查，設計藥品供應臨床滿意度調查問卷，進行滿意度評價。

圖1 藥品在醫院內部物流圖

2 結果

由庫房管理人員、會計人員、采購人員組成質量管理小組，對庫房缺藥的原因進行評估、分析。影響藥品缺貨的原因有：①藥品商業供應原因：供應公司備貨量不足；商業流程調整；物流影響；廠家生產不足；質量評價體系和準入資格提高，藥品的動態供給受到一定影響。②管理因素：庫管人員的主觀判斷不及時；對藥房及臨床的通知不及時；緊急采購制度不完善。針對以上相關因素，按照PDCA循環法，制定質量管理計劃并督促實施。

2.1 兩組藥庫缺藥管理模式下供貨公司的綜合評分對比 觀察組缺藥管理模式下供貨公司的各項綜合評分均高于對照組，差異有統計學意義(P<0.05)。見表1。

2.2 兩組庫房的缺藥頻次、零配送率比較 觀察組的缺藥頻次、缺藥持續時間、零配送頻次及零配送率均低于對照組，差異均有統計學意義(P<0.05)。見表2。

2.3 兩組庫房的藥房缺藥知曉率、藥品供應臨床滿意度比較 觀察組庫房在PDCA缺藥管理模式下，其藥房缺藥知曉率、藥品供應臨床滿意度均高于對照組，組間比較差異有統計學意義(P<0.05)。見表3。

表1 兩組不同庫房管理模式下的供貨公司評分比較

表2 兩組庫房缺藥頻次、零配送率比較

表3 兩組庫房藥房缺藥知曉率、藥品供應臨床滿意度比較(例，%)

3 結論

隨著我國經濟的發展，我國已基本告別“缺醫少藥”的情況。但是在臨床工作中，由于藥品生產企業供應不足、庫房管理流程不夠細化、相關環節銜接不夠順暢，導致臨床某些藥品的短時間短缺，從而迫使醫生更換治療方案，間接導致患者的治療療程增加、醫療負擔增大[9]。與此同時，實行零庫存管理，增大藥品庫房周轉率，減少資金積壓情況也是現代化物流管理的最佳目標，因此，精細化管理及SOP流程的制定迫在眉睫[10-12]。

本研究使用PDCA模式，對我院藥品庫房缺藥管理情況進行優化，通過延長供貨公司備貨時間、進行評分考核等有效方式，提高了供貨公司的供應水平，在規定時間內配送到位情況得到有效提高，藥品的供應短缺情況，特別是急救廉價藥品的供應短缺情況得到較大緩解[13-15]。對于急救廉價藥品，國家9部門在2017年6月聯合印發了《關于改革完善短缺藥品供應保障機制的實施意見》，擬將魚精蛋白、絲裂霉素等130種臨床急需短缺藥品列入清單管理[16]。其中50多種藥品通過定點生產、協調應急生產、完善儲備等措施大大緩解了供應短缺的狀態，由此可預見，急救廉價藥品的供應短缺情況會得到進一步的改善。

通過對供貨公司的考評，特別是零配送情況的考評，提高了供貨公司對配送情況的重視，同時通過對我院信息系統的改進，使得采購、庫管人員可以隨時掌握藥品供應的到位情況，增加了藥品庫房工作人員的主觀能動性，有效降低了我院藥品庫房的缺藥情況。同時，通過在信息系統增加藥房缺藥通知模塊，將缺藥通知由原本的促發式改進為實時通訊模式，加強了藥品供應鏈和臨床之間的聯系，進一步提高了臨床滿意度。

綜上所述，PDCA模式可以有效提高藥品庫房缺藥管理質量，降低藥品的缺藥情況，提高臨床對藥品供應的滿意度。