新時期機關檔案室建設思路及要點

白玉蘭 興安盟科右中旗哈日諾爾蘇木人民政府

引言：在信息化時代的沖擊之下，新時期的機關檔案室建設工作必須要做出工作模式的創新和轉型，這是切實提升機關檔案室服務水平和效率的重要途徑。同時我國相關組織還頒布了《加強、改進新時期下的機關檔案室工作意見》，文中明確表達出新時期下的機關檔案室的格局要點和具體建設要求等，為我國的機關檔案室事業發展指明了方向。

一、構建數字化機關檔案室以便推進新時期機關檔案室建設

（一）采用電子文件化管理。信息化時代的到來，為機關檔案室建設工作提供了新動力，即運用信息化技術建設新型的新型數字化的機關檔案室，這不但與時代的發展所契合也是機關檔案室進行模式創新、轉型的必要途徑。列舉事例分析：在機關檔案室建設工作中，機關可以將傳統的紙質文件全部運用計算機技術轉換為電子文件，實現文件工作的電子化、無紙化。同時運用新型的編程技術編制出機關檔案室管理系統，如OA辦公自動化系統等，從而實現電子文件的信息化管理。待到機關完成新型機關檔案室轉型之后，就要對內部檔案管理人員進行技術和素養上的培新和提升，以便其熟練掌握新型電子文檔和電子文檔管理系統的使用方法，從而保障文檔管理的規范性和科學性。同時還要運用新型電子文檔系統對機關內部的文件和數據進行整合，以便實現行政、物業、后勤等部門檔案資料數字一體化管理，從而做到文檔共享。

（二）推進基礎層面的建設。在機關檔案室完成基本的數字信息化管理之后，就必須要對機關檔案室的基礎層面進行創新建設，這是保證機關檔案室數字信息化運營的基礎。首先要加大機關檔案室制度改革力度，因為現階段的機關檔案室運用的技術都是新型科技，所以新型的機關檔案室制度要科學嚴謹，例如參考行業標準建立適合于當地機關的電子文檔管理制度、數字化檔案流程管理制度、檔案安全防護保密規定等，以便讓機關對內部的機關檔案室、業務、技術等部門進行管理時有據可依。此外相關制度改革之后，新型的機關檔案室方面還要注重人才方面的建設，這是數字化機關檔案室正常運營的保障。因為新型的機關檔案室運用的技術都是具備高專業性、高技術性的，所以必須要有具備專業技術和素養的人才進行管理。例如：機關必須要積極招聘這方面的高技術性人才，然后對其進行考核然后讓通過考核的人才對機關內原有的技術人員進行培訓，實現全體基層技術人員轉變為技術人才，從而保證新時期機關檔案室的工作效率。

二、推進機關檔案室建設的內在因素—對文件信息進行分析和挖掘

（一）轉變管理理念，適應文件信息分析挖掘需求。信息數字化時代的到來實現了人們對檔案管理觀念上的創新，使得檔案不再是單純的文字，而是轉變為機關單位進行發展所需的知識成果和重要資源。同時現階段機關檔案室的工作不單在是對現有檔案進行管理，而是轉變為文件內在信息價值的發掘和分析，這就要求機關檔案室工作人員對檔案進行有意識、有方向的研究分析，然后再將其中有價值的信息呈現給機關決策部門，從而為機關單位未來發展趨勢和業務拓展等方面提供數據方面的支持，以便體現出機關檔案室的另一作用及為單位發展做出更好的服務[1]。

（二）把握信息的三個維度，以便體現文件分析挖掘的價值。在對檔案文件進行價值挖掘時，要根據實際情況進行實際的操作。列舉實例分析：要根據文件時間維度，對信息的及時性和新穎度進行把控，以便發掘出具有時效性的信息；同時還要根據文件的內容維度進行信息準確性、是否完整、關聯度等方面的把控，以便為企業提供驗證過的完整信息且要確保該信息要與機關單位有關聯，不然這些工作都是“白費功夫”；還有一個關鍵的要點就是數據文件的“形式維度”，這就要求機關檔案室工作人員要把有價值信息，做成表格、圖表、PPT等形式，以便讓決策部門直觀清晰的了解到該信息的價值。三個維度的把控，可以優化檔案信息的價值，從而發揮出更大的效益[2]。

三、新時期機關檔案室建設的重要保障—貫徹歸檔新型標準

歸檔文件的質量是新時期機關檔案室建設是否科學規范化的重要因素，所以機關單位要對從事檔案管理的人員進行宏觀上的統籌協調，同時還要貫徹卡洛斯國家出臺的《檔案歸檔整理規則》，以便讓該方面的工作有據可依。這就要求:首先相關人員必須要明確檔案號碼的制定規則，因為檔案號碼是進行歸檔的唯一識別標志，檔號反映出檔案的類型、排列方式、具體部分等方面的信息，列舉實例分析：根據相關規定制定的檔號，可以反應出文件中的宗號-檔案具體分類代碼、年份、機構部門、事件代碼時間日期等，檔號的制定可以提升歸檔工作的效率和質量。同時還要對文件的頁碼進行精準編制，這是保障具體文檔是否完整的唯一方法，例如：一份完整文檔進行歸檔時，如果沒有詳細的頁碼識別，就不能夠確保這份文件的是否完整的歸檔，這樣就會導致部門檔案文件的丟失[3]。而電子文件版的檔案就要對進行寫保護設置以及為其編制頁碼，以便其內容不容易進行復制、轉載、方便順序閱讀等操作。

結語：現階段的機關檔案室建設必須要朝著信息化方向發展，還要對機關內的文件信息進行研究分析，以便體現新時期的機關檔案室的作用。此外還要制定詳細的歸檔方案和日常管理機制等措施，從而切實提升機關檔案室的質量