基于供應鏈管理的高校圖書館圖書采購優化研究

黃美

摘?要：文章分析了目前高校圖書館圖書采購中存在的問題，指出了基于供應鏈管理的高校圖書館圖書采購的優勢，在此基礎上著重從高校圖書館構建信息平臺、雙方信息共享和選擇優秀供應商三個方面構建了圖書采購模式，并提出了圖書采購的優化路徑。

中圖分類號：G258.6文獻標識碼：A文章編號：1003-1588（2019）01-0057-03

關鍵詞：供應鏈;高校圖書館;采購;優化

供應鏈管理理論起源于西方。最初，現代管理學之父彼得·德魯克提出了“經濟鏈”的概念，隨后邁克爾·波特根據經濟組織的發展變化將其更新為“價值鏈”。20世紀90年代，隨著科學技術的不斷發展，物流系統日趨成熟，價值鏈已經無法準確表述經濟活動中組織的系列行為，進而演變為“供應鏈”。供應鏈管理理論在20世紀末引入我國，通過數十年的不斷實踐，逐步形成了一套適用于國內市場的供應鏈管理理論。高校圖書館與一般經營類企業相比，幾乎沒有來自校方下達的關于盈利的目標和任務，導致其圖書采購模式長期處于陳舊與停滯不前的狀態，創新動力不足。高校圖書館將供應鏈管理思想引入圖書采購過程中，有利于優化圖書采購的業務流程，整合各方資源，最終實現資源優化配置，提高圖書館的服務水平和綜合實力。

1?高校圖書館圖書采購存在的問題

高校圖書館不同于一般的圖書館，其存在的意義更多是為高校的教師和學生服務，面對的讀者比較單一，群體特征明顯，因此，采購工作相比普通的圖書館更加單一。縱然如此，高校圖書館的圖書采購活動仍然存在著許多弊端，不僅影響了高校師生的閱讀感受，也不利于高校圖書館事業的發展。

1.1?圖書采購調查方法過于單一，溝通不暢

我國高校圖書館在獲取采購書目信息時，通常是采編部先根據學科建設的需求提出采購建議，然后征求各學院的意見及建議進行修改。這種確定書目的方式存在著諸多不足之處，具體體現在：①主觀性。高校圖書館管理層在確定采購的圖書書目時帶有濃厚的個人色彩，不能真正滿足廣大師生的教學科研需求。②約束性。采編部在確定所購書目時首先考慮的是館內庫存的圖書情況，而不是考慮真正缺少什么樣的藏書。③信息溝通不暢。高校圖書館主要的圖書借閱者是教師和學生，然而，他們沒有機會參與圖書采購活動，無法將自己的閱讀需求告知圖書館管理層，雙方信息溝通不暢，導致所購圖書實用價值不高，造成資源浪費。

1.2?圖書采購過程煩瑣，書目更新緩慢，成本較高

由于高校圖書館體制的特殊性，圖書采購工作通常是一個漫長、系統的過程。筆者以河北科技大學圖書館為例。

從圖書館決定采購圖書，直到圖書供應商將圖書發至高校圖書館，中間要召開三次會議，進行兩次審批，一共要完成15道程序，涉及包括高校圖書館、紀檢監察部、財務部在內的3個部門，過程復雜，不僅延長了圖書采購的時間，致使書目更新速度緩慢，而且增加了圖書采購的成本。

2?基于供應鏈管理的高校圖書館圖書采購優勢分析

高校圖書館在圖書采購活動中引入供應鏈管理思想，不僅能有效改善現有圖書采購模式存在的弊端，更有利于圖書采購工作的順利進行[1]。

2.1?精簡采購流程

供應鏈管理是一種新型的管理理念和管理模式，國家標準《物流術語》將其定義為利用計算機網絡技術全面規劃商流、物流、信息流、資金流等，并進行計劃、組織、協調與控制等活動?？梢?，供應鏈管理強調的是資源整合，整體最佳，利用現代科學技術建立數字化信息平臺，使采購方與供應商的信息共享。將供應鏈管理理念引入高校圖書館，對圖書館的文獻采購資金進行優化配置，創建高校圖書館圖書信息平臺，可以及時地將圖書館的購買需求告知圖書供應商，從而避免一些不必要的程序（如圖1中的⑤⑥⑨⑩）。高校圖書館利用信息平臺的信息共享將圖書館確定購買書目清單、圖書館與圖書供應商之間確認訂單的活動程序合并在一起，使圖書館的購書程序從15道減至12道，極大地簡化了高校圖書館的圖書采購流程[2]。

2.2?縮短采購周期

高校圖書館圖書采購周期一般在半年到一年之間，信息爆炸時代知識更新換代的頻率是2～3年，如果高校圖書館按照傳統的采購模式進行圖書采購，那么在年初定下的書目清單到年末才會收到圖書，此時圖書已失去參考價值?；诠湽芾淼牟少從Ｊ?，是實現圖書訂購、下單、配送一體化。高校圖書館可定期通過網絡信息平臺，匯總整理學院、教師和學生的閱讀需求，并將其生成新的訂購書單，及時通過網絡信息平臺將書單傳遞到圖書供應商，當圖書供應商確認訂單后會立即安排最近的庫存點發貨至圖書館，整個購書過程可在一周內完成，有效地縮短了高校圖書館圖書采購的周期。

2.3?降低采購成本

無論是精簡采購流程還是縮短采購周期，對于高校圖書館而言，最終目的都是在保障圖書質量的前提下，降低采購成本。高校圖書館的圖書采購成本由兩部分組成：圖書的價格成本和非價格因素成本（包括員工工資支出、行政會議成本、調查成本等）。高校圖書館建立供應鏈管理采購系統后，通過供應鏈的有機整合，一方面采購人員可以事先咨詢多家圖書供應商的圖書價格，在此基礎上確定性價比最佳的圖書進行購買，從而降低圖書的價格成本;另一方面高校圖書館可減少召開圖書采購會議的次數、摒棄人工調查活動，精簡采購人員，以減少工資支出，這在某種程度上能大大降低圖書采購的非價格因素成本。

3?基于供應鏈管理的高校圖書館圖書采購模式構建

供應鏈管理下的高校圖書館圖書采購流程的構建，包括信息平臺、讀者需求、購買渠道、選擇供應商、物流、退換貨、后期服務等。

3.1?需求驅動：搭建信息平臺

高校圖書館發生圖書采購行為的前提是教師和學生對圖書館館藏資源內容的不滿足，現有圖書已經無法為他們的科研、學習和閱讀提供系統全面的服務。筆者以某高校信息工程學院為例，假設該學院在進行某項學科建設時需要用到一批最新的有關網絡建設方面的書籍，而當時這些書籍在圖書館中并沒有庫存，那么按照傳統的圖書采購模式，要想購買這些書籍首先應由信息工程學院向圖書館采編部提出購買申請，然后圖書館召開采購會議研究決定，待所需圖書到庫已經過去了大半年時間，致使該學院的學科建設項目只好延遲到下一個學期。信息平臺建立之后，該信息工程學院就可以在平臺上提交書籍清單和購買理由申請，圖書館在后臺看到申請即可決定是否同意購買。如果同意購買，工作人員就將書籍清單推送給信息平臺內的圖書供應商，由供應商進行報價，圖書館在分析各供應商的優劣勢之后，選擇最佳合作對象，發出購買合同，供應商即可將相關書籍發送到圖書館，紀檢監察部門也可通過信息平臺對此次采購行為進行全程監督，無論從時間上還是書籍的利用程度上，都不存在過度浪費。因此，需求決定購買，由讀者需求引發的圖書采購行為，真正能夠滿足高校讀者的信息需求。

3.2?渠道暢通：雙方信息共享

信息共享包含兩方面的內容：一是讀者與高校圖書館之間的信息共享。二是高校圖書館與圖書供應商之間的信息共享。

3.2.1?讀者與高校圖書館之間的信息共享，可以通過信息平臺來完成。讀者登錄信息平臺后，查詢圖書館館藏資源中是否有自己需要的書籍，如庫存顯示有，即可以直接預訂;如庫存顯示無，則可提出購買申請。不同的讀者有相同的閱讀需求時，信息平臺可自動將其合并，避免了信息采集過程中的重復性。

3.2.2?高校圖書館與圖書供應商之間的信息共享。高校圖書館除了利用內部信息平臺，還需要掌握供應商的相關信息。高校圖書館采編部門應充分利用“詢價”“比價”“比質量”“比服務”等手段，從供應商處獲取更多的有價值的信息，爭取在圖書采購過程中占主動地位。

3.3?層次分析：選擇優秀供應商

層次分析法是由美國運籌學家薩蒂提出的一種對定性問題進行定量分析的多準則決策方法，適用于采購供應鏈中對多個供應商的評價[3]。選擇優秀供應商是高校圖書館圖書采購順利進行的決定性因素，從整個供應鏈來看，供應商一方面決定了高校圖書館圖書采購的質量和成本，另一方面還對圖書出版方的生產活動產生了較大的影響。筆者認為，圖書館在進行圖書采購時對供應商的選擇，一般都會從圖書質量和價格、配送和服務四個因素進行比較分析。而圖書質量是最基礎的要素，在上述四個因素中所占權重可確定為1/3;價格決定了采購成本，因此其權重可略高一些，為1/4;配送的權重為1/6;供應商的后期服務影響書籍的使用效果，因此服務的權重比配送要略高一些，為1/4[4]。采購部門在確定了影響因素和權重后，可選擇3～4家圖書供應商，并根據他們以前的表現分別打分，最后確定最高分的供應商為合作對象。

4?基于供應鏈管理的高校圖書館圖書采購優化路徑

高校圖書館基于供應鏈管理的圖書采購模式應是不斷改進和完善的，對采購過程中出現的突發情況或者產生的一些問題，圖書館和供應商都應積極采取有效措施，盡快解決，確保整個圖書采購系統正常運行。

4.1?加強組織管理，實現內部優化

高校圖書館應加強對組織內部的規范管理，加強對圖書采購過程中所涉及的部門和人員的監督力度，主要是對采購應遵守的制度規定、采購程序和采購費用進行約束，避免出現內部混亂。例如，圖書館采購人員無視信息平臺上的購買需求，自行決定書目清單，導致購買的圖書不能真正為讀者所用;圖書館采購人員與外部供應商勾結，對圖書價格進行虛報，造成采購費用的增加等。高校圖書館強化對組織內部的管理，能增強內部人員的責任意識，提高采購人員的水平，實現內部優化[5]。

4.2?增進交流合作，降低外部風險

高校圖書館應增進與圖書供應商的交流合作，改變傳統的采購觀念，與供應商建立供應鏈戰略伙伴關系，推動資源共享，實現合作共贏[6]。外部風險不僅來自供應商，還來自政策、環境和市場等方面的風險，因為高校圖書館采購的信息資源不僅包括紙質書籍，還有電子出版物和部分音像制品，后者存在著一定的版權風險。因此，圖書館采購人員要深入了解有關政策規定，隨時關注國內外出版物市場的情況，與外界保持良好關系，從而規避相應的風險。

4.3?及時評價調整，不斷改進創新

評價施加壓力，調整帶來活力。對于破壞規則的內部人員或圖書供應商，高校圖書館有權將其從供應鏈中剔除，以免引起負面效應。評價和調整具有時效性，高校圖書館應定期或不定期地對采購活動進行評價，周期通常為三個月，若評價中發現問題，至少應在三天內完成調整處理行為，使震懾效果最佳化。創新是發展的動力[7]，高校圖書館基于供應鏈管理的圖書采購優化，是為了更好地應對不斷變化的讀者需求、采購環境和供應商。圖書采購工作者只有在采購過程中及時發現問題、解決問題，不斷改善、持續創新，才是促進高校圖書館圖書采購工作健康有序發展的根本途徑。

5?結語

高校圖書館圖書采購是一項基礎性工作，采選人員工作水平的高低，直接影響著圖書館整體藏書的質量。因此，高校圖書館要想使采購工作健康、有序地發展，就必須引入供應鏈管理模式，創建信息平臺，整合資源，加強溝通，不斷改進，提高采購工作效率。

參考文獻：

[1] 黃芳，謝志耘.高校圖書館供應鏈戰略與管理[J].醫學信息學雜志，2014（5）：64-68.

[2] 謝嘉雯.網絡環境下圖書館供應鏈管理策略研究[J].物流科技，2012（4）：65-67.

[3] 朱鐸輝，吳志軍，張玉峰.基于層次分析法的供應商評價模型的研究[J].計算機應用研究，2004（6）：90-91，96.

[4] 馮曉紅.試論圖書館的供應鏈管理[J].現代情報，2009（1）：131-133.

[5] 張喜年，詹德優.基于供應鏈管理的圖書館參考服務[J].情報理論與研究，2006（1）：74-77.

[6] 何丹青，邢嵐.論供應鏈管理思想在圖書館管理中的運用[J].科技情報開發與經濟，2003（10）：63-64.

[7] 岳修志，張懷濤.復合圖書館的數字化管理和供應鏈管理[J].大學圖書館學報，2002（6）：27-30.