檔案信息化建設與檔案管理探析

許曉麗

摘 要：近年來，我國社會經濟發展十分迅猛，信息化技術得到大范圍推廣和應用，對人們的工作和生活都產生了巨大影響。檔案作為承載信息和促進信息傳播的重要載體，也開始得到相應的重視。如何將信息化發展作為依托，積極探索檔案信息化建設，構建信息化管理模式，成為相關工作人員重點關注的問題。因此有必要結合檔案信息化建設和發展的現實需求，對檔案管理工作進行改革創新，提高檔案管理工作的影響力，為社會經濟建設和發展提供有效的支持。

關鍵詞：檔案信息化建設;管理;措施

現如今，傳統的檔案管理方式已經跟不上社會的發展速度，檔案管理工作作為整個檔案工作的核心內容，主要包括檔案數據整理、檔案資料收集以及保存，對資料進行存儲、下載、上傳、分類以及檢索等操作。檔案管理的工作質量對企事業單位的發展起到了非常重要的作用，為了更好地保證檔案管理工作的科學高效運行，要制定科學合理的策略。

一、檔案信息化的概念

檔案信息化有以下幾個特征：檔案工作中大規模運用信息技術，實現檔案資料的信息化轉化，具有比較完善的檔案工作信息網絡，有精通信息技術的人才和政府財政支持及各類政策的保障。具體到概念上來講，檔案信息化就是指把檔案資料信息的匯總、收集、存儲、檢索、管理、挖掘利用等工作通過現化信息、網絡等技術進行綜合記錄的過程。傳統檔案管理方式經過多年的發展，雖然有了長足的進步，但也存在各種問題，比如效率低下、檢索不便、保存不當等問題一直得不到很好解決。相比之下，檔案信息化就能更好地保存各單位、個人在發展歷程中的重要信息，能提高效率、方便檢索、便于保存，對于服務社會具有重要意義。因此，應加快推進檔案管理信息化建設工作，充分利用信息化優勢和現代技術來改造檔案工作各個環節，以信息化形式來替代以前的檔案實體化樣式，把傳統紙質形態信息轉化為電子形態信息，構建檔案工作管理服務的新機制。

二、檔案信息化建設存在的問題

（一）檔案信息化建設缺少現代化的人才

在當前的管理過程當中，盡管相關的技術和設備有了進步，但是相關的技術人員并沒有成熟起來。在檔案信息管理的過程當中，相關的技術人員并沒有得到真正的提高，相反的，有些相關的技術人員，反而混水摸魚，只是單純的拿著薪水，并沒有工作質量上的提高。針對這種情況，相關的部門應該組織起來進行學習。除此之外，應當設立專職人員，專門進行信息化管理工作，這方面在很多企業或者是事業單位都做的不夠。

（二）檔案信息化建設缺少客觀的配套設施的支持

在目前的檔案管理工作當中，許多行業先后引進了較為先進的計算機信息化錄入技術，但是由于目前的檔案管理電子設備無法滿足當前檔案管理大型化復雜化的特點，導致檔案管理的現代化并沒有得到突破性進展。除此之外，檔案的科學化管理依然是我國處在萌芽階段的試用階段，其間存在著種種問題，仍然需要各個部門的協調與共同發展。

（三）電子文件保存的安全性低

傳統檔案信息管理運用的相關方法會花費大量的時間和精力，使得電子文件保存存在安全性隱患，收集檔案信息的速度較慢，收集過程需要耗費大量的時間，很大程度上消耗了大量的工作量，從側面來看，這也使得電子文件在保存上存在著一些安全隱患。信息時代下，信息技術的運用能夠大大提升檔案管理的效率，提升了保存檔案的安全性能，但是有些電子文件也會容易丟失和改變，數字化信息的運用使得其突破了傳統的存儲載體，改變了傳統固定的檔案信息存儲模式，但是這樣的模式也會存在大量的安全性問題，電子文件的存儲和保存也要給予高度的重視，電子文件存儲不固定使得檔案信息的安全性難以保障。

（四）對檔案信息化建設資源利用方面存在錯誤的認識

檔案信息化建設最終目的是為了加強檔案信息的利用，提高檔案管理規范化水平，將有價值的資料進行分類整理，運用電子化的形式進行保存，從而提高保存的規范性，更好地幫助應用。但是目前在檔案信息化建設方面往往比較注重檔案資料的管理和保存，對檔案資料如何進行深度應用等方面缺乏積極探索，從而影響了檔案信息資源的有效利用，難以體現檔案信息化建設的實質意義。

三、加強檔案信息化建設和檔案管理具體措施

（一）構建電子檔案管理記錄系統

為了更好的保證電子檔案的真實性和完整性，檔案部門需要對構建電子檔案管理記錄系統工作產生足夠的重視，能夠最大程度的減少隨意更改情況出現的可能，同時可以為檔案信息化建設工作提供更多的數據支持，加快檔案信息化建設速度。檔案管理部門還要建立專門的電子檔案數據庫，在數據庫中對各類檔案的多種形式和版本進行保存，為后期工作人員研究提供更多的便利條件。

（二）實現檔案服務智能化

提高檔案管理者的工作能力是實現檔案服務智能化的關鍵因素。首先，改變傳統檔案管理的被動化服務模式，樹立變被動為主動的服務思路，全面提高現有檔案數據信息的利用效率與質量，充分發揮出現有檔案數據信息的價值。其次，充分的利用云計算技術和智能化技術加強檔案數據信息推送服務能力，適應當前用戶對智慧性服務的現實需求，從用戶的日常行為中對其數據需求信息進面分析，例如根據用戶身份的分析探索有效數據挖掘方法，結合信息化技術為用戶提供智能化的服務。

（三）調整管理方式，健全信息資源管理體系

在初步認識到檔案信息化建設重要性的情況下，各單位要想促進檔案信息化建設實現持續穩定發展，提高綜合建設效果，就應該結合具體的情況分析檔案管理工作的基本情況，并制訂科學的管理方案，不斷提高管理信息化程度。通過分析檔案信息化建設背景下的檔案管理改革工作，能夠看出檔案管理信息化建設與傳統紙質化檔案管理工作存在明顯的差異。在具體建設實踐中，各單位需要結合電子檔案和數字檔案的實際情況對管理工作加以調整，進而構建更加完善的管理體系，不斷提升綜合管理效能。一方面，各單位要結合檔案管理信息化建設的工作需求不斷完善管理制度，并結合制度規范制訂相應的管理方案，對管理流程加以明確，確保在信息化管理模式下，如果其中一個環節出現了管理問題，能結合實際情況對各項管理措施加以調整，避免各環節問題影響信息檔案的完整性，為檔案管理工作的穩定發展奠定堅實的基礎。另一方面，各單位要不斷完善檔案信息管理制度以及法制化發展進程，創新檔案綜合管理工作，在完善制度體系的前提下提高檔案管理工作的基本效能，保障檔案管理工作的綜合發展成效。

（四）加強培訓，提高檔案管理人員綜合素質

要積極選拔優秀的專業人員從事檔案管理工作，同時要加強專業技能培訓，對專業基礎知識、業務素質、計算機網絡知識、軟件知識和職業道德等方面的知識進行全面培訓，嚴格執行職業上崗制度，定期進行考核評價，從而提高綜合素質和服務水平。還要不斷提高檔案管理人員的薪資待遇，改變邊緣化格局，從而提高全員對檔案管理工作的重視程度，積極配合開展做好檔案信息化建設工作，提高檔案利用效能。

（五）提供高質量的檔案信息化建設的設備支持

要進行信息化建設，提高檔案信息化管理的質量與水平，首先要進行機器設備的引進。俗話所說，巧婦難為無米之炊，如果沒有相關的工作設施的支持，我們很難更好的開展工作。更不用說推動人才管理的信息化建設。也就是說，在經濟與科技高速發展的時代，要想進行檔案的信息化管理，進行改革與創新，首先設備進行改革更新。不能靠傳統陳舊的一些設備進行檔案的錄入，應當引進先進的科學技術與計算機管理水平技術，對檔案進行分類。進行數字化的管理，所謂的大數據時代，就是要通過對各個數據的分析進行相關的檔案管理。

（六）檔案工作安全和保密工作

一是要提高相關人員的安全保密意識，高度重視檔案信息收集、管理、使用等各環節的安全保密工作。二是嚴格各項安全保密制度。每一項流程都必須嚴格執行，只有制度和流程嚴格了，才能最大限度地降低安全和保密風險。三是要提高人員的能力水平，只有具備了過硬的管理和技術水平，才能做好檔案信息化工作。檔案信息化工作人員要進行信息技術、網絡安全技術等培訓，要對相關標準和管理工作規章制度進行學習。沒有一支業務素質高、責任心強的檔案信息化工作人員隊伍，就不能確保檔案信息化建設的順利進行。四是要慎重選擇檔案信息化外包公司，要加強各項審查，尤其是保密資質一定要重點審核，因為這是檔案信息化加工業務外包的前提，是防止失泄密的有效手段。在工作過程中，還要派人全程參與和加強對外包公司的監管。五是要加大經費投入力度。要爭取相關經費，對檔案信息化加工設備、專業人員培訓進行大力投入，建設一支設備優、技術強、人才足的檔案信息化建設團隊。

四、結語

在當前社會背景下，積極完善檔案管理信息化體系，能夠為檔案資源的優化利用提供相應的支持，對我國檔案事業的持續穩定發展具有重要的影響。因此，在新時期，各單位要結合實際情況開展檔案管理工作，并將信息技術應用在檔案管理工作中，確保新時代的檔案管理工作能夠創造更多的效益。

參考文獻：

[1]劉雅偉.淺談檔案管理信息化建設的必要性[J].價值工程，2018（22）.

[2]王睿卓.檔案信息化建設與檔案管理的相關建議[J].青春歲月，2018（20）.

[3]吳志萍.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].卷宗，2018（21）.

[4]葛英慧.檔案信息化建設與檔案管理研究[J].卷宗，2018（24）.

[5]劉睿.檔案信息化建設與檔案管理探討[J].卷宗，2018（6）.

[6]王春霞.事業單位檔案管理信息化建設路徑探討[J].卷宗，2018（27）.

[7]劉國華.檔案信息化建設與檔案管理的探究[J].現代經濟信息，2018（10）.