新時期電力系統(tǒng)技改大修工程項目檔案管理的策略研究

王巍 李智威 孫利平

[摘? ? 要] 技改大修工程是新時期電力系統(tǒng)升級轉(zhuǎn)型中重點建設(shè)的項目，做好項目工程檔案管理不僅是項目建設(shè)的重要內(nèi)容，更是企業(yè)檔案管理的本質(zhì)要求。文章論述了技改大修工程項目檔案管理的必要性，分析了目前項目檔案管理中存在的不足，有針對性地提出改進(jìn)策略，不斷優(yōu)化電力系統(tǒng)技改大修工程項目檔案管理。

[關(guān)鍵詞] 電力系統(tǒng);技改大修;項目工程;檔案管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 03. 050

[中圖分類號] G271? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194（2019）03- 0125- 02

0? ? ? 前? ? 言

技改大修工作是電力系統(tǒng)及時更新運行設(shè)備，實現(xiàn)系統(tǒng)轉(zhuǎn)型升級和適時調(diào)整的必然工作。強(qiáng)化電力系統(tǒng)技改大修項目檔案管理，是確保系統(tǒng)升級可持續(xù)發(fā)展的重要保證，是增強(qiáng)系統(tǒng)升級普惠性、科學(xué)性的重要手段，最終實現(xiàn)項目建設(shè)、企業(yè)經(jīng)營管理邊際效益最大化的目標(biāo)。隨著社會的發(fā)展與人們電力需求的增加，近幾年電力系統(tǒng)技改大修工程存在更新快、需求大和時間緊多方面的特點，加上企業(yè)自身在項目檔案管理中存在的不足，增強(qiáng)技改大修項目檔案管理，充分發(fā)揮檔案的作用是新時期重要檔案管理工作研究的重點。

1? ? ? 加強(qiáng)技改大修工程項目檔案管理的必要性

技改大修工程檔案主要是指從電力系統(tǒng)技改大修項目工程籌備到運行中整個過程中所形成并且整理歸檔的文字材料。這些材料主要包含了技改大修項目的前期籌劃、施工建設(shè)和運行驗收三個階段的整個流程管理，能夠真實、全面地反映工程建設(shè)與項目管理的整個流程，是項目工作的重要依據(jù)。加強(qiáng)技改大修項目工程檔案管理的必要性主要有以下三點。

1.1? ?是項目檔案管理的必然要求

項目建設(shè)進(jìn)程中檔案管理是項目建設(shè)的本質(zhì)要求，是活動環(huán)節(jié)中重要的內(nèi)容。做好電力系統(tǒng)大修技改項目是新時期間電力系統(tǒng)項目檔案管理發(fā)展的必然要求。

1.2? ?能夠增強(qiáng)電力系統(tǒng)技改項目建設(shè)的科學(xué)性

將全流程的大修技改項目結(jié)合起來，通過文字材料的形式將項目建設(shè)系統(tǒng)進(jìn)行系統(tǒng)性的把控，將項目建設(shè)進(jìn)程形成歷史材料，能夠客觀、縱向地反映出項目建設(shè)中的問題，為大修技改項目的改進(jìn)提供及時的指向性，增強(qiáng)技改大修項目科學(xué)化發(fā)展進(jìn)程。

1.3? ?是檔案服務(wù)與檔案利用的本質(zhì)要求

檔案管理的最終目的是實現(xiàn)檔案有效利用，增強(qiáng)檔案的利用效率，保障項目建設(shè)的發(fā)展方向。一方面通過檔案利用能夠直接增強(qiáng)同類項目建設(shè)的指向性，根據(jù)項目發(fā)展的實際情況有針對性地開展技改大修工作，實踐中能夠增強(qiáng)技改項目的運行與發(fā)展，強(qiáng)調(diào)技改大修項目工作的精準(zhǔn)性。另一方面能夠?qū)㈦娏ο到y(tǒng)的工作統(tǒng)籌起來，形成系統(tǒng)性的建設(shè)理念。新時期的項目建設(shè)工作主要基于更新升級，將系統(tǒng)檔案與更新升級進(jìn)程結(jié)合起來，能夠有效地增強(qiáng)企業(yè)檔案的指向性標(biāo)準(zhǔn)，形成科學(xué)合理的總體布局。

2? ? ? 技改大修工程項目檔案管理中存在的問題

2.1? ?項目檔案工作重視程度有待加強(qiáng)

目前在電力系統(tǒng)檔案建設(shè)進(jìn)程中，主要體現(xiàn)在重視項目工程建設(shè)，輕視檔案管理的現(xiàn)狀。由于企業(yè)人員配備的因素，專業(yè)的技改大修檔案管理人才嚴(yán)重不足，一般的專職管理人員都在地市一級，嚴(yán)重影響到檔案歸檔質(zhì)量。一般來講，在電力項目技改大修中，領(lǐng)導(dǎo)重點關(guān)注了項目建設(shè)本身的質(zhì)量與發(fā)展，將主要的精力與資金都集中在項目建設(shè)進(jìn)程、質(zhì)量安全中去，對項目實施進(jìn)程中的材料、質(zhì)量記錄和相關(guān)依據(jù)性材料等歸檔性不強(qiáng)[1]。例如：在技改大修項目工程的設(shè)計中來往的函件、上級批復(fù)記錄、設(shè)計理念等都沒有形成系統(tǒng)性、專業(yè)化的整理。另外在現(xiàn)有的檔案管理上很多程序不全，尚未嚴(yán)格按照檔案管理流程執(zhí)行，技改大修項目文件資料印章不全、簽訂日期不準(zhǔn)或者沒有等資料也納入了歸檔管理中去，直接影響了檔案的歷史真實性。

2.2? ?檔案管理制度與人才雙向制約

目前大多數(shù)電力企業(yè)針對技改大修項目立項的時候，幾乎都沒有將項目檔案管理納入工作領(lǐng)導(dǎo)小組中。因為企業(yè)電力系統(tǒng)的專業(yè)性，一般重點關(guān)注項目工作的專業(yè)技術(shù)升級和項目施工現(xiàn)場情況。缺乏專業(yè)的項目檔案管理人才注重建設(shè)發(fā)展進(jìn)程中的檔案收集和管理，在長期的項目自我收集中模式中，直接造成了很多資料無人整理、整理不規(guī)范的現(xiàn)象。項目實際執(zhí)行中缺少相應(yīng)的監(jiān)督、跟蹤工作，直接導(dǎo)致檔案搜集措施很難到位，管理工作執(zhí)行出現(xiàn)困難[2]。加上項目檔案自身的專業(yè)性，需要懂檔案管理、懂電力系統(tǒng)技改項目操作的人員從事檔案整理歸檔工作，但是實踐中很多企業(yè)的檔案管理人員在實踐中缺少專業(yè)的理論，很多檔案管理人員“半路出家”的情形比較普遍，嚴(yán)重影響了檔案的科學(xué)管理。

2.3? ?目前歸檔檔案與項目實際情況存在不符

技改大修項目對檔案管理的工作要求是比較高的，要求必須系統(tǒng)化、精準(zhǔn)化的反映項目建設(shè)的全過程，各項文件資料、數(shù)據(jù)匯總等必須符合實際情況，最終實現(xiàn)檔案管理價值的最終目標(biāo)。但在實際管理進(jìn)程中，檔案歸檔內(nèi)容與實際情況中存在很多不符的情形。例如：歸檔的數(shù)據(jù)圖紙與建設(shè)實際情況存在差異;項目變更與更改等未納入檔案歸檔整理中;招投標(biāo)流程中投標(biāo)信息搜集不完善等。直接造成檔案歸檔整理中的可研究報告不規(guī)范等問題，很多技改項目因為資料本身歸檔缺失，檔案的可研報告中存在很多項目缺失，無法形成歷史檔案研讀，檔案整理的價值不大。

2.4? ?視聽化檔案不全

視聽檔案主要是保留技改大修項目中對應(yīng)的影響材料，主要以聲像為主，并輔助相應(yīng)的文字材料加以說明，是檔案管理和項目管理的重要內(nèi)容。但是目前技改大修項目專項任務(wù)中更加重視項目建設(shè)進(jìn)程或者質(zhì)量，沒有專門的人員落實好聲像資料錄制。或者是對應(yīng)的人員專業(yè)技能方面的制約，把握不準(zhǔn)錄制時間，嚴(yán)重影響了視聽資料的科學(xué)性。源于這種形式建立的視聽檔案數(shù)據(jù)庫，視聽化資料殘缺不全，可通性比較低。

3? ? ? 新時期做好電力系統(tǒng)技改大修工程項目檔案管理的策略

3.1? ?增強(qiáng)檔案管理全員理念重視

理念重視是各項工作順利實施的有力保障，是保障新時期電力企業(yè)技改大修項目檔案管理科學(xué)化發(fā)展的前提。首先必須不斷深化企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理的重視程度，確保單位內(nèi)部形成項目檔案管理制度、體系，從企業(yè)層面保障檔案管理的順利實施。其次，增強(qiáng)相關(guān)人員專業(yè)化培訓(xùn)力度。一方面重視技改大修專責(zé)人員對檔案管理的重視程度，強(qiáng)化檔案的重要性。同時增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)，不斷強(qiáng)化工程檔案管理專業(yè)化發(fā)展，積極引導(dǎo)其學(xué)習(xí)檔案管理理念和制度，在夯實項目建設(shè)工作的基礎(chǔ)上增強(qiáng)現(xiàn)代化檔案管理基本方法。另一方面將企業(yè)檔案管理專業(yè)人才納入到技改大修項目工程檔案管理中，增強(qiáng)技改專業(yè)化培訓(xùn)，增強(qiáng)項目工程檔案收集歸檔，并且?guī)椭鷮Ｘ?zé)人員整理歸檔，確保檔案全流程管理。最后，將項目系統(tǒng)的發(fā)展與檔案歸檔系統(tǒng)統(tǒng)籌起來，形成檔案歸檔項目才能竣工驗收的理念，增強(qiáng)技改項目檔案工作的強(qiáng)制性，確保檔案能科學(xué)、及時歸檔。

3.2? ?建立健全專項檔案工作制度與組織架構(gòu)

企業(yè)內(nèi)部建立專項檔案管理制度，維護(hù)檔案管理人員的權(quán)責(zé)，確保歸檔部門最終的審核關(guān)口。歸檔審核不通過不能進(jìn)行下一步的項目實施工作。將檔案管理部門納入項目建設(shè)的組織架構(gòu)中，形成系統(tǒng)性的工作機(jī)制與系統(tǒng)，將檔案的建設(shè)工作與項目程序納入實際的檔案交接體系中，將檔案歸檔審核與企業(yè)項目管理深度融合，讓檔案管理參與到項目建設(shè)實際中去。

3.3? ?協(xié)同項目進(jìn)程與檔案歸集進(jìn)程

企業(yè)內(nèi)部必須不斷增強(qiáng)技改大修項目進(jìn)程與工程檔案歸檔工程建設(shè)一致，形成步調(diào)一致的項目建設(shè)進(jìn)程。檔案在技改大修項目中通常分為三個階段：立項準(zhǔn)備階段、項目施工階段和項目驗收階段[3]。三個階段的檔案具備前后順延性，是層層推進(jìn)、環(huán)環(huán)相扣的延伸。所以，必須同時做好每個階段的項目文字材料，例如項目批復(fù)、可行性報告、勘測報告、環(huán)評報告、竣工圖紙和質(zhì)量控制等各環(huán)節(jié)的文件資料。這些資料一旦丟失或者失真，將嚴(yán)重影響到后期檔案在項目運行效果分析、日常養(yǎng)護(hù)管理等方面的佐證作用。因此，企業(yè)在技改大修項目中應(yīng)該建立相應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)并配備專門的責(zé)任人，夯實項目質(zhì)效活動專項發(fā)展，形成系統(tǒng)的搜集、整理與檔案歸檔審核工作，確保項目資料建設(shè)本身的系統(tǒng)性和完整性，為技改大修項目工程實施進(jìn)程質(zhì)量與驗收后的養(yǎng)護(hù)工作奠定基礎(chǔ)。

同時，基于電力系統(tǒng)技改大修項目本身的動態(tài)性很強(qiáng)，工程在具體的實施進(jìn)程中往往存在設(shè)計、修改、實施同時進(jìn)程，技改項目工程的動態(tài)性很強(qiáng)。所以，必須及時做好項目修改部分的檔案管理，及時標(biāo)注修改部分和修改后的結(jié)果，配上相應(yīng)的文字材料，從而有效地避免項目施工進(jìn)程中項目修改造成檔案失真的情形發(fā)生。

3.4? ?不斷增強(qiáng)電子檔案管理規(guī)范

針對項目建設(shè)進(jìn)程中的可視化檔案提前介入，實現(xiàn)前期控制的方式增強(qiáng)視聽檔案的收集。從大修技改項目籌備的時候入手，將檔案管理人員統(tǒng)籌到項目的前期準(zhǔn)備工作進(jìn)程中，熟悉項目流程，把握檔案工作的細(xì)節(jié)和視聽化資料的搜集，規(guī)劃好檔案搜模式并制定相應(yīng)的實施制度與章程，全面做好檔案的規(guī)范化發(fā)展。堅持制度化、流程化做好視聽檔案的完整性和精準(zhǔn)性控制，提前介入工程項目資料的可視化收集，減少視聽檔案在流程運轉(zhuǎn)中的遺失或者不規(guī)范的情形發(fā)生，直接將一手資料納入企業(yè)項目檔案庫。同時，針對視聽化檔案的保管、使用等做出明確的規(guī)定，確保檔案保存和使用可持續(xù)發(fā)展。針對技改大修項目現(xiàn)代化發(fā)展的現(xiàn)狀，企業(yè)應(yīng)該立足電力工程與企業(yè)自身的信息化發(fā)展程度出發(fā)，積極運用現(xiàn)代化的檔案管理軟件，規(guī)范檔案的傳播、保存和使用程序，建立內(nèi)部電子檔案數(shù)據(jù)庫，增強(qiáng)視聽化檔案的實際管理效率。

4? ? ? 結(jié)? ? 語

總的來講，電力系統(tǒng)技改大修工程項目檔案是記錄項目建設(shè)全過程的有效記錄，在系統(tǒng)轉(zhuǎn)型升級、技術(shù)擴(kuò)改方面有著重要的參考作用。新形勢下，電力企業(yè)技改大修項目不斷增多，必須不斷加強(qiáng)項目工程檔案管理，增強(qiáng)管理實效，完善管理薄弱環(huán)節(jié)，不僅可以保證項目工程質(zhì)量還能有力的保證檔案利用。將檔案利用統(tǒng)籌到企業(yè)系統(tǒng)化升級中去，是補(bǔ)齊企業(yè)項目建設(shè)短板實現(xiàn)企業(yè)均衡發(fā)展的重要保障。

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