淺談牧場檔案管理

石穎

檔案管理是一項管理性、服務性的工作，但它也具有一定的政治性。隨著近幾年人們飲食結構發(fā)生的變化，牛羊肉的需求量也在逐漸增多，牧場經(jīng)濟也活躍起來，加強牧場檔案管理是規(guī)范發(fā)展的需要。本文從牧場檔案管理重要性、增強做好檔案自覺性和檔案管理努力方向入手進行重點闡述。

檔案管理工作是社會各項管理系統(tǒng)不可缺少的組成部分，通過提供檔案信息，為區(qū)域經(jīng)濟、政治、文化服務，推動地方社會全面發(fā)展。牧場雖然涉及內(nèi)容很多，但主流方向是一致的，做好牧場檔案管理，對促進牧場畜牧業(yè)和經(jīng)濟發(fā)展有著積極的意義。

1做好牧場檔案管理的重要性

檔案管理是一個企業(yè)或一個部門基礎性工作，是單位生產(chǎn)經(jīng)營、科學研究、經(jīng)濟活動的真實記載，作為一種無形資產(chǎn)參與著社會各項事業(yè)的同步發(fā)展，并發(fā)揮著積極的作用。當今社會已經(jīng)進入信息時代，檔案作為一種信息資源，在現(xiàn)代資源共享的理念下，已經(jīng)融入到社會各項事業(yè)的發(fā)展建設中。

隨著近幾年經(jīng)濟的增長，牧場的管理水平也在不斷提高，各項規(guī)章制度也在不斷完善，面對檔案所發(fā)揮的作用，在籌劃牧場發(fā)展的同時，加強牧場檔案工作，建立一套適應牧場發(fā)展特點、體現(xiàn)牧場規(guī)范化管理水平的檔案體系，它將帶動牧場各項綜合業(yè)務、經(jīng)濟發(fā)展舉措的更好實施，對抵御和規(guī)避經(jīng)濟風險，提高牧場經(jīng)濟活力，進一步提升市場競爭力，推動牧場可持續(xù)健康發(fā)展起到重要作用。

2增強做好檔案管理工作的主動性

目前，牧場檔案管理存在一些不足，主要表現(xiàn)在：一是檔案管理沒有形成制度化。一些業(yè)務部門在制定工作制度和計劃時，沒有將其列入進來，無計劃、無考核，使一些有價值的檔案易處于無人管理流失狀態(tài);二是檔案管理比較分散，沒有形成統(tǒng)一管理。在日常生產(chǎn)經(jīng)營活動中所形成的立項資料、合同洽談協(xié)議以及審批登記等檔案，基本存在經(jīng)辦人手中，管理分散不集中，一旦有人員變動就會造成資料流失。

所以，針對牧場檔案管理存在的不足，要突破管理局限，規(guī)范檔案管理，各部門明確檔案歸檔內(nèi)容和程序，對行政、人事、財務等檔案可單一保管，但需落實責任人，若條件允許最好實行統(tǒng)一管理。檔案管理人員要明確牧場的具體業(yè)務和專業(yè)知識，針對牧場的業(yè)務性質(zhì)、管理內(nèi)容和內(nèi)部組織結構調(diào)整檔案的類目。建立完備的會議、文件、科技等文書檔案以及音像電子資料的收集整理程序，細致分類，科學整理，才能保證檔案全面、準確，為檔案的利用提供基礎性工作，為后序工作有參照，有痕跡，增強檔案管理工作的主動性是必要的。

3提高檔案管理人員的專業(yè)知識和業(yè)務技能

不少人認為，檔案管理無非是將資料收集、裝訂、保管這么簡單還需要專業(yè)知識嗎，這個認識是錯誤的。檔案管理雖是一項服務性工作，但也需要檔案人員具有專業(yè)的業(yè)務知識，尤其是現(xiàn)今知識更新比較快，新的檔案載體和全新管理手段給檔案管理人員提出了更高要求。檔案管理人員要想提高專業(yè)知識和業(yè)務技能，應從幾個方面進行學習：一是加強檔案管理知識的學習，要熟悉檔案業(yè)務收集、整理、裝訂等各個環(huán)節(jié)的要求，尤其是現(xiàn)代電子檔案的興起，要加快新知識的學習，提高檔案的管理水平。二是了解牧場的工作內(nèi)容和發(fā)展方向，對涉及牧場發(fā)展的資料要加強收集和保管，為領導決策提供可供參考的資料。三是加強法律知識、經(jīng)濟管理等業(yè)務的學習，不斷加強自身修養(yǎng)，對檔案收集后的資料鑒別有促進作用，可以用敏銳的眼光審視材料的價值，提升檔案收集的精準，為牧場發(fā)展貢獻力量。

4檔案管理模式要與牧場發(fā)展方向相適應

檔案管理模式在不同時期發(fā)揮著不同作用。傳統(tǒng)的檔案管理包括收集、整理、鑒別、建檔、保管和利用等程序，使用時也有審批程序。現(xiàn)在條件好的單位一般在檔案管理上集中管理，各部門的檔案收集到一起統(tǒng)一管理;還有個別單位檔案管理分類別進行管理，即如文書檔案、財務檔案里涉及的文件、報表、合同等都屬于機密檔案，可由綜合業(yè)務部門和財務部門單獨專人保管，可制定一套歸檔目錄交到檔案管理部門。不管模式如何，都應以工作流程簡單，歸檔資料整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。使檔案真正為牧場生產(chǎn)經(jīng)營服務，有效促進工作效率和工作質(zhì)量的提高。

5用制度來規(guī)范檔案管理中的新情況，新問題

檔案資源是無形資產(chǎn)，也是牧場發(fā)展的寶貴財富。要建立健全牧場的檔案管理制度，從牧場工作范圍、發(fā)展措施和發(fā)展方向綜合考慮，完善檔案管理制度中的不足，保證檔案管理制度的規(guī)范化和合理性。規(guī)范檔案管理，就要將檔案管理制度納入企業(yè)的規(guī)章制度，落實檔案管理單位和人員;建立健全檔案管理各項制度，依據(jù)制度來規(guī)范各單位、部門歸檔檔案的目錄內(nèi)容和使用程序，來提高職工檔案安全管理意識，確保檔案完整和安全。檔案管理部門工作程序要照章進行，要納入到企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營管理程序中，有利于文件資料在使用過程中出現(xiàn)的新情況、新問題無辦法可解，按程序進行，將牧場檔案管理納入制度化軌道，才能破解檔案管理中出現(xiàn)的各種問題。

總之，檔案管理即是程序問題，也是責任問題，將檔案管理納入企業(yè)各部門的職責范圍內(nèi)，與個人的崗位責任制有關聯(lián)，做到有布置、有檢查、有總結、有驗收，檔案管理工作一定能夠再上一個新臺階。對牧場來說，近幾年發(fā)展變化，引領了牧場規(guī)范思維的發(fā)展變化，而對于很多工作來說，都在起步，在創(chuàng)新，在發(fā)展，檔案管理工作也不例外，只有跟上企業(yè)發(fā)展步伐，時時創(chuàng)新檔案管理，一定能夠促進牧場的全面發(fā)展。

（作者單位：166263? 黑龍江省綠色草原牧場）