“5G”時代高校學生檔案網絡化管理創新模式探究

宋佳

摘 ? 要：隨著5G時代的到來，信息網絡化已經變得越來越高速，人們在生活、工作、學習的過程中通過網絡獲取信息變得越來越便捷，高校學生檔案管理也跟隨著時代的要求，不斷地改革與發展，高校檔案網絡化管理已是大勢所趨。當前在高校檔案管理活動中，仍存在著較多的現實性問題，如檔案管理缺乏規范，管理體系不完善，工作人員缺乏網絡化管理的知識等。“互聯網+”計劃的推行，打破了束縛高校檔案管理的傳統理念，有效促進了高校檔案網絡化管理進程，為檔案網絡化管理建設做出了貢獻。基于新時代的“5G”環境，分析其對高校檔案管理的影響，探討高校檔案網絡化管理的必要性和現實問題，重點思考高校檔案管理的創新策略。

關鍵詞：“5G” ?“互聯網+” ?高校檔案管理 ?創新策略

中圖分類號：G27 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文獻標識碼：A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?文章編號：1674-098X（2019）10（b）-0132-02

學生檔案管理是高校輔導員的基本工作之一，也是高校管理水平的重要量度。基于“5G”時代背景，檔案工作和網絡信息技術結合，為高校檔案管理帶來了更高的標準和要求。傳統的管理模式有許多缺點，有必要及時運用現代信息技術進行改革和完善，以滿足檔案管理的實際要求。因此，在新時期高校檔案管理的必然方向是對檔案管理進行創新思維和研究，并在網絡環境下對檔案管理創新內容進行分析。

1 ?“5G”環境下高校檔案管理工作存在的問題

隨著“互聯網+”進入“5G”時代，知識、信息和其他資源的流動性得到了極大的提高，伴隨著科技進步和人類文明的進步。人們對信息的需求日益強烈，這提出了高校檔案管理的更高標準和要求。

1.1 高校檔案管理沒有嚴格統一的標準

目前并未形成統一的高校檔案管理標準與規范，各高校的檔案網絡化管理規范、數據庫建設標準各行其是、層次不一，難以共建成一個互聯互通共享共治的高校檔案網絡。檔案信息網絡化的目的不僅要實現電子化，還要實現信息共享與共建。由于沒有統一的建設模式和管理標準，導致高校內檔案管理封閉，難以發揮高校檔案的價值，實現檔案信息的共享。

1.2 高校檔案管理網絡化沒有完善的操作模式

目前，多數高校已引進網絡化的基礎設施，例如，計算機、打印機、掃描儀、檔案信息數據庫等，但由于缺乏具體的操作模式與管理體系，導致對檔案的管理與利用并未實現真正的轉變。工作人員把電子版檔案信息錄入檔案信息數據庫之后，后續開展的各種操作就不再通過檔案信息數據庫，文件處理與檔案管理依舊是脫節的，檔案資源難以實現共享。

1.3 高校檔案管理人員缺乏網絡化意識與技術素養

檔案管理人員是檔案網絡化的建設者，更是檔案網絡化進程中的一項重要因素。目前，多數高校管理人才依賴傳統模式，相關檔案管理方面知識短缺，人員結構設置不合理。許多高校的檔案管理工作人員是非專業或臨時安置的人員，技術素養薄弱，專業能力不高，對于服務的認知仍舊處于“你查我找”的被動狀態，不能適應互聯網時代服務方式的改變。此外，部分高校檔案工作人員由于缺乏現代信息技術的基本技能，導致無法靈活使用現代化設備與檔案信息管理系統，更加不會利用互聯網云計算將有用的檔案信息資源進行利用與分析。大大阻礙了檔案管理模式轉型的進程。

2 ?“5G”環境下高校檔案管理網絡化的必要性及影響

2.1 必要性

2.1.1 提升學校管理效率與質量的需要

時代的發展進程中，最明顯的進步就是效率和質量的不斷提高。在高校發展與管理過程中，為維護學生管理過程中的各項工作秩序，及時糾正和合理調整工作中出現的偏差，促進學校的可持續發展，需要掌握充分的、準確的學生信息作為決策依據。傳統的檔案信息管理，需要人工查找大量的紙質文件，再逐級遞交給學校管理人員，耗時耗力。“互聯網+”環境下，利用移動互聯網、大數據、云計算等信息技術，為高校檔案網絡化管理提供了有力的技術支撐。通過運用網絡化和數字化手段開發、優化、共享檔案信息資源，使得高校檔案管理不受時間和空間限制，不僅能夠實現檔案信息的實時更新，做到及時歸檔，有利于檔案的隨時獲取和對比，還將有助于順利開展學校的檔案管理工作，并在此基礎上提高工作效率，起到事半功倍的作用。

2.1.2 檔案收集及時性、完整性的現實需要

作為開展檔案管理工作的前提條件，檔案收集是檔案管理工作的基礎環節。隨著高校各項事業的蓬勃發展，相應的檔案資料也在積累與增加，檔案種類繁雜，涉及范圍廣泛，這給檔案收集與歸檔帶來了一定的困難。采取傳統的人工方式收集檔案，常有檔案收集不齊全和滯緩的現象.而且容易出現損毀等情況。基于此，需要改變檔案管理模式，建設高校檔案管理網絡化平臺，將信息技術和網絡技術融合到管理工作中，提高信息收集的效率和質量，保障檔案資源的完整性、全面性知系統性。

2.1.3 面向社會提供檔案資源共享的需要

互聯網技術和信息技術的普及，使得高校檔案的用戶也呈現出擴大化的趨勢，檔案信息服務的對象從校內的教師、學生為主體逐步延伸到社會企業、科研機構和各類社會團體。以往單一、被動的服務模式已經無法適應互聯網時代用戶的需求，更多的用戶希望通過快速、便捷“一站式”的方式獲取所需要檔案信息。高校檔案管理工作有必要破除“以存為土，重存輕用”的管理理念，破除“應答式”的服務方式，破除各部門分頭管理、各自為政的傳統管理局面，要樹立為整個社會服務的意識，將分散的數據資源有效的整合，通過計算機終端和互聯網實現檔案信息的資源共享。使得用戶可以通過客戶端，直接、有效地獲取其所需的各種檔案信息，進而最大程度地實現檔案信息資源的共享與利用。

2.2 影響

2.2.1 實現了檔案信息檢索的便捷化

通過建立高校檔案信息網絡平臺，與各種搜索引擎有效結合，用戶可以不受時間和空間的限制在線檢索和查詢需要的檔案信息。同時，在查詢各種檔案信息時，用戶可以使用模糊查詢、分類查詢、組合查詢等方式檢索，快速、準確的查詢到所需要的檔案信息內容。

2.2.2 實現檔案服務的高效化

傳統紙質檔案管理由于采取物理存儲的管理方式，其管理與使用模式局限于固定地點與形式，雖然編制了很多檢索工具，但當查閱的檔案數量較大時，就會耗費很多人力和時間，檔案使用效率較低，容易導致人為錯誤。“互聯網+”時代背景下，高校通過構建網絡化檔案管理平臺，用戶無論身在何處只要運用信息技術就能查閱和使用檔案信息，速度快、效率高。

2.2.3 實現了檔案管理模式的現代化

隨著數字化技術的不斷發展，檔案本身逐漸實現了數字化轉變，檔案管理模式也從傳統手工模式轉變為數字化管理模式，而數據網絡和互聯網絡的發展又帶動了電子檔案從單機管理轉變為網絡化管理，通過構建網絡信息系統，實現檔案信息一次錄入，多途徑的利用，達到快速、廣泛地為學校和社會服務的目的，推動了檔案現代化管理的改革進步，使檔案現代化建設進入了一個新的階段。

3 ?“5G”環境下高校檔案網絡化管理的思考

3.1 建立健全檔案管理標準

建立健全的標準規范是檔案網絡化建處的基礎和必然條件，是檔案信息資源共享的前提。高校檔案管理網絡化具有很強的科學性，遵循檔案信息化建設的相關法律法規，結合中國高校檔案管理現狀，從檔案信息采集、檔案信息分類、檔案信息存儲、檔案信息管理、檔案信息網絡系統、檔案信息管理軟件等方面綜合考慮，制定—套適合高校檔案網絡化管理的合情、合理、合法的規范化標準。

3.2 加強高校檔案管理模式網絡化

雖然“互聯網+”計劃對高校檔案網絡化管理起到了一定的積極作用，紙質檔案等逐步轉變為電子檔案，但檔案信息的管理沒有因此實現網絡化，高校仍需要強化檔案網絡化管理的新觀念，加強檔案管理各個環節和各個層面信息化建設，建立完善的檔案信息管理數據庫。發揮檔案信息管理數據庫的優勢，實現檔案信息的收集、檢索和查閱都集成于系統中，省去了很多人工查找時間。所以，不僅要建設檔案信息數據庫，還要推動平臺的建設與開發，使檔案信息網絡平臺成為檔案信息服務的窗口。

3.3 培養專業的檔案管理團隊

檔案管理人員業務素質的高低對檔案管理向網絡化方向轉型起著至關重要的作用。為有效地開展高校檔案網絡化管理進程，高校要樹立“人才興檔”的理念，引進和培養具有檔案網絡化管理能力的復合型人才。檔案管理人員不僅要掌握檔案業務，還要能夠運用計算機網絡技術：不僅能夠分析和挖掘檔案信息數據，還要具備發散思維，善于開拓創新。檔案管理人才的成長不僅需要良好的工作氛圍，其職業能力的提升更離不開和諧、尊重和鼓勵的環境。因此，各高校應根據檔案管理工作的特點，制定與時俱進的培訓方案和科學有效的激勵機制，保障檔案管理人員的素質隨著時代的發展而不斷提高。

3.4 加強高校檔案管理的網絡安全

傳統的高校檔案管理中，個人檔案或科研檔案的查看與獲取都是人工操作，查閱過程不僅步驟嚴格，而且過程繁瑣，檔案信息處于封閉管理的狀態。在“互聯網+”計劃的推動下，高校的檔案信息通過網絡平臺呈現，檔案信息表現出開放性的特點。但是，檔案信息對高校是寶貴的資產與財富，特別是特殊學生檔案信息，是各高校的管理人員需要重點掌握的，在實際工作中存在的隱患可能隨時爆發。所以，在建設互聯網的公開檔案信息平臺的同時，高校檔案管理工作人員一定要重點關注網絡問題，加強對信息平臺網絡安全的管理。

4 ?結語

高校檔案實現網絡化管理是高校現代化進程的關鍵步驟，具有十分重要的意義。在“互聯網+”技術背景下，高校檔案工作需要不斷改革創新，加速實現檔案的網絡化管理。高校檔案管理工作者應樹立檔案網絡化管理觀念，加強自身專業素質，確保網絡管理安全，充分整合和調動各個方面的資源，結合實踐不斷完善、創新檔案網絡化管理模式，推動高校檔案網絡化管理事業有序發展。

參考文獻

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