論智慧城管信息系統(tǒng)項(xiàng)目的整體管理

梁東艷

鄂爾多斯市數(shù)字化城市管理智慧中心 內(nèi)蒙古 鄂爾多斯 017010

2017年5月，某市智慧城管平臺(tái)由某市政府投資開發(fā)，某市城管局負(fù)責(zé)實(shí)施，通過公開招標(biāo)開發(fā)該項(xiàng)目。智慧城管是智慧城市的重要組成部分，某市力圖通過智慧城管平臺(tái)的建設(shè)，利用信息化和移動(dòng)通信技術(shù)手段，綜合運(yùn)用大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)等主流技術(shù)來管理整合城市的所有部件和事件信息，實(shí)現(xiàn)高效、全時(shí)段、全方位的監(jiān)督和管理，提高城市管理的效率，推進(jìn)服務(wù)型政府建設(shè)，加快實(shí)現(xiàn)智慧城市的建設(shè)。

通過有效的項(xiàng)目管理，尤其是合理的整體管理，歷時(shí)1年多，項(xiàng)目按計(jì)劃順利交付使用。本文將以某市智慧城管平臺(tái)為例，對(duì)項(xiàng)目的整體管理進(jìn)行詳細(xì)闡述。

一、制定項(xiàng)目章程

項(xiàng)目章程的批準(zhǔn)標(biāo)志著項(xiàng)目的正式啟動(dòng)。為保證項(xiàng)目順利實(shí)施，在項(xiàng)目初期，以合同、標(biāo)書和項(xiàng)目工作說明書為依據(jù)，邀請(qǐng)城管局的相關(guān)負(fù)責(zé)人，相關(guān)領(lǐng)域的專家，對(duì)接單位的分管負(fù)責(zé)人等開會(huì)討論共同制定了項(xiàng)目章程，明確了項(xiàng)目的總體要求、主要風(fēng)險(xiǎn)、總體里程碑進(jìn)度計(jì)劃等內(nèi)容。之后，組織召開了項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議，明確了項(xiàng)目的目標(biāo)、范圍、需求、各自的職責(zé)權(quán)限等內(nèi)容，為項(xiàng)目的后續(xù)工作奠定了良好的基礎(chǔ)。

二、制訂項(xiàng)目管理計(jì)劃

古語有云“以謀為上，先謀而后動(dòng)”，項(xiàng)目管理計(jì)劃作為信息系統(tǒng)建設(shè)中其他各子計(jì)劃制定的依據(jù)和基礎(chǔ)，是項(xiàng)目順利實(shí)施的關(guān)鍵。在項(xiàng)目的規(guī)劃階段，根據(jù)項(xiàng)目章程、政府相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目工作說明書等資料，邀請(qǐng)本技術(shù)骨干、相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜摇㈥P(guān)鍵干系人等召開多次專題會(huì)議進(jìn)行分析探討并編制了項(xiàng)目管理計(jì)劃，對(duì)項(xiàng)目范圍、質(zhì)量、成本、進(jìn)度、風(fēng)險(xiǎn)等分計(jì)劃以及里程碑清單、資源日歷、項(xiàng)目的過程改進(jìn)等內(nèi)容做了詳細(xì)的規(guī)劃，減少因計(jì)劃不明晰對(duì)項(xiàng)目產(chǎn)生的影響。

三、指導(dǎo)和管理項(xiàng)目執(zhí)行

指導(dǎo)和管理項(xiàng)目的執(zhí)行是整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)的核心環(huán)節(jié)，在項(xiàng)目執(zhí)行中，嚴(yán)格按照項(xiàng)目管理計(jì)劃的規(guī)定，對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度、成本、質(zhì)量等內(nèi)容做到全面的跟蹤和掌控。部分成員對(duì)項(xiàng)目中涉及的五大類部件（公用設(shè)施、交通設(shè)施、市容環(huán)境設(shè)施等）和六大類事件（宣傳廣告、街面秩序等）城市管理數(shù)據(jù)的分類標(biāo)記知識(shí)了解不夠深入，針對(duì)這些業(yè)務(wù)知識(shí)，邀請(qǐng)相關(guān)專家進(jìn)行集中培訓(xùn)。為了明確項(xiàng)目成員的職責(zé)和權(quán)限，結(jié)合實(shí)際情況制定了責(zé)任分配矩陣，并要求每天撰寫工作日志，每周召開例會(huì)的方式，時(shí)刻掌握項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顩r。針對(duì)員工經(jīng)常加班容易產(chǎn)生壓力，根據(jù)大家的興趣愛好，組織聚餐或郊游等活動(dòng)來激勵(lì)鼓舞項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，保證項(xiàng)目順利運(yùn)行。

四、監(jiān)控項(xiàng)目

智慧城管系統(tǒng)是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，技術(shù)難度大，涉及部門多，覆蓋面廣，所以在執(zhí)行過程中難免會(huì)產(chǎn)生各類風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)致進(jìn)度拖延、成本超支、范圍蔓延等問題，因此做好監(jiān)控工作就顯得尤為重要。在該項(xiàng)目中主要采取掙值管理方法、召開智慧城管建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組審查會(huì)議以及周例會(huì)等方法對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行綜合監(jiān)控。在項(xiàng)目推進(jìn)中，還特別注意風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和防范，針對(duì)系統(tǒng)接口眾多復(fù)雜，采用統(tǒng)一的接口標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行對(duì)接，降低系統(tǒng)之間的耦合度。針對(duì)事件數(shù)據(jù)的安全隱患，在技術(shù)上構(gòu)建了安全保障體系，從物理層、網(wǎng)絡(luò)層、系統(tǒng)層、應(yīng)用層、數(shù)據(jù)層各個(gè)層面進(jìn)行安全防護(hù)。通過這些方法的綜合運(yùn)用，與相關(guān)人員進(jìn)行及時(shí)有效的溝通，使項(xiàng)目一直處在可控狀態(tài)。

五、整體變更控制

由于系統(tǒng)用戶類型眾多，干系人較多，產(chǎn)生變更在所難免。項(xiàng)目的初期邀請(qǐng)專家和其他相關(guān)人員共同制定了詳細(xì)的《項(xiàng)目變更控制管理辦法》，成立了項(xiàng)目控制委員會(huì)，所有變更報(bào)經(jīng)CCB審核。在項(xiàng)目中期，城管局要求將少部分主城區(qū)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)底圖由原來的1：500變更為1:2000，經(jīng)過與相關(guān)人員研究討論后，嚴(yán)格按照變更控制流程實(shí)施項(xiàng)目整體變更，收集了正式的變更申請(qǐng)并記錄在案，對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行初審和方案論證后，提交CCB審核，審核通過后發(fā)出變更通知并組織實(shí)施，更新相關(guān)計(jì)劃和文件，對(duì)實(shí)施過程進(jìn)行監(jiān)控，后期對(duì)變更效果進(jìn)行評(píng)估，及時(shí)調(diào)整人員資源的配置，保證變更后的項(xiàng)目按正常實(shí)施流程繼續(xù)進(jìn)行。

六、結(jié)束項(xiàng)目或階段

經(jīng)過項(xiàng)目全體人員的共同努力，項(xiàng)目于規(guī)定日期正式通過驗(yàn)收，投入運(yùn)行。對(duì)系統(tǒng)的主要用戶如值班長、受理員、派遣員、監(jiān)督員等角色進(jìn)行了培訓(xùn)，召開了項(xiàng)目總結(jié)會(huì)，對(duì)表現(xiàn)突出的員工進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)，分析總結(jié)項(xiàng)目建設(shè)過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，最后遣散項(xiàng)目組成員，預(yù)留1人跟進(jìn)后期維護(hù)工作，移交項(xiàng)目文檔，更新公司的組織過程資產(chǎn)。

“任何教訓(xùn)都是學(xué)問”回顧該項(xiàng)目整體管理工作的過程，總結(jié)了以下幾點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)：一定要加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃和項(xiàng)目整體工作的宏觀把控；認(rèn)真調(diào)研，充分了解用戶的需求以及項(xiàng)目涉及的干系人，積極與項(xiàng)目干系人進(jìn)行溝通；建立完善的變更管理機(jī)制，嚴(yán)格按照變更管理流程進(jìn)行變更管理。

雖然本項(xiàng)目取得了不錯(cuò)的成績，但也存在著一些問題，如工期緊，任務(wù)重，經(jīng)常加班導(dǎo)致員工的工作壓力大；制定計(jì)劃過程中個(gè)別員工的參與度不夠。針對(duì)以上不足，在今后的日子里，將不斷提升業(yè)務(wù)和管理水平，爭取在以后的工作中更好地完成項(xiàng)目，為我國的信息化建設(shè)做出自己的努力。