從兩則案例探析外貿樣品寄送的注意事項

陸改紅

摘 要：樣品是外貿實踐工作中買賣雙方用于確定產品質量的常用方法，賣方通常選擇國際快遞寄送樣品給買方，實現樣品從賣方到買方的轉移。但是由于很多賣方及其銷售人員缺少國際快遞寄送及跟進經驗，經常在樣品寄送費用及目的地稅費確認方面出現問題，導致樣品不能按照計劃及時、完好的到達買方手里，并因此導致需要憑樣品確認產品質量的訂單流產。所以如何確認樣品國際快遞費用并跟進樣品運輸軌跡，保證樣品及時送到買方手里值得研究。

關鍵詞：外貿樣品；國際快遞；寄送；注意事項

外貿實踐工作中，在最終締結合同之前或是締結合同后大貨生產開始之前，很多買方都會要求賣方寄送樣品用來確認擬成交或是已成交的產品質量標準。然而由于很多賣方的銷售人員缺少樣品國際快遞寄送及跟進經驗，經常在樣品寄送費用、目的地稅費支付、樣品包裝、樣品轉運軌跡跟進等方面出現問題，以致于精心準備的樣品不能按照計劃及時、完好的從賣方轉移到買方。其結果不僅會導致給賣方所承擔費用的增加，更會進一步影響到相關訂單確認及最終歸屬。本文將通過2則買方拒付樣品寄送費用（快遞費、目的地稅費）案例，來具體分析和闡述通過國際快遞寄送外貿樣品的注意事項，希望可以給缺少外貿樣品寄送經驗的賣方帶來一定的啟示和幫助。

一、案例簡介

（一）巴西買方拒絕支付樣品在目的地稅費案

2018年9月20日，廣州來福化纖有限公司（以下簡稱“來福化纖”）與一巴西買方經過一周溝通后，買方要求來福化纖寄送樣品進行測試和確認。由于之前溝通中充分感受了買方的專業和誠意，同時買方所需樣品成本只有200元左右，為了顯示己方的誠意，來福化纖在9月29日，在己方承擔樣品費和運費（1300元）的情況下直接給巴西買方寄送了樣品。在快遞運單稅費相關欄目，來福化纖根據慣例選擇快遞運費由己方承擔，目的地關稅等費用（如有）由買方在收件時自行支付。國慶假期過后，10月8日來福化纖業務人員查看樣品狀態時顯示樣品已經抵達巴西，但是后期由于工作疏忽，沒有對樣品的轉運狀態繼續跟進。10月24日，來福化纖收到中國當地UPS電話，告知由于巴西買方拒絕支付樣品在目的港產生的關稅等費用，導致樣品不能正常派送，要想繼續派送，需要改為發件人來福化纖支付，折合人民幣1260元，否則將退回樣品（退運費用也要由來福化纖承擔）。考慮到退運樣品的費用以及與買方潛在成交的可能性，來福化纖最終決定由己方支付樣品在目的港產生的相應費用，并向當地UPS出具了加蓋公章的付款保函，同時要求當地UPS聯系巴西UPS盡快派送樣品，以使客戶盡早收到樣品，確認訂單相關事宜。

（二）美國買方因樣品破損在快遞費賬單到期后拒付案

2018年初，廣東迪卡貿易有限公司（以下簡稱“迪卡貿易”）與一美國買方進行陶瓷變色杯磋商談判進入樣品制作階段，由于需要定制買方變色圖案，迪卡貿易向買方收取了200美金的樣品制作費用，同時約定快遞費及目的地關稅等稅費憑買方提供的UPS賬號到付。確認后迪卡貿易讓合作工廠進行了樣品制作，由于買方需要樣品時間很緊，且迪卡貿易與合作工廠不在同一城市，為了省下樣品寄往迪卡貿易的時間（約3天），在合作工廠樣品制作完成后，迪卡貿易要求合作工廠以己方名義直接寄送樣品，并通過己方UPS賬號安排了異地取件。買方收到樣品后，反映由于樣品包裝沒有采取必要的隔墊及防震措施，致使收到的陶瓷杯樣品發生破損，沒有辦法送交最終客戶做變色測試，已經把訂單下給了其他供應商。另外在樣品寄出后的第2個月，收到中國當地UPS通知，反映上一票寄送樣品的快遞費及關稅買方拒付，需要由寄送方迪卡貿易支付。由于寄送樣品時用己方賬戶做了擔保，為了避免不必要的麻煩，最終迪卡貿易對相應費用做了補償。

二、案例分析

在上文提及的兩則案例中，都因賣方在樣品國際快遞寄送工作上存在一定的瑕疵，導致樣品未能及時、完好的到達買方手里，并最終影響到訂單的確認。但是在具體操作及問題上也有一定的不同，巴西買方拒絕支付樣品在目的地稅費案中有買方不按照慣例辦事的一部分原因，而美國買方因樣品破損在快遞費賬單到期后拒付案中則完全是賣方對樣品包裝不當導致，具體分析如下。

在案例一，即巴西買方拒絕支付樣品在目的地稅費案中，買方因為需要為樣品支付包括關稅在內的大額稅費而拒收樣品，導致樣品沒能被及時派送。盡管由買方（收件人）在目的地支付關稅等稅費是一種慣例（一般賣方發件時很難確認目的地將要產生的費用），但是個別比較強勢或是對此慣例缺少了解的國外買方，在快遞公司通知收取樣品需要支付大額稅費時第一反應就是拒付，尤其是在樣品金額或是價值遠遠小于此稅費時。客觀地說，本案中樣品未能被及時派送更多的是買方不按照慣例辦事所致。但是慣例只是一種約定俗成的做法，不能要求所有人都知道，更不能要求所有人都遵守。所以本案中來福化纖沒有在寄送樣品之前提醒并與買方確認目的地稅費情況，也是導致買方拒付目的地稅費的一個主要原因。因為買方進口采購人員很有可能沒有對此稅費按照其公司財務制度報預算和申請，也就沒有辦法進行支付，這一點需要引起賣方注意。此外，賣方沒能及時對通過國際快遞寄送的樣品的轉運軌跡進行查詢和跟進，是導致樣品被延遲近20天才最終被派送的直接原因，同樣需要引起注意。

在案例二，即美國買方因樣品破損在快遞費賬單到期后拒付案中，買方因為收到破損樣品而在其快遞費用賬單到期后選擇拒付，在一定程度上也是買方對賣方寄送樣品不負責任的行為的一種無聲抗議。樣品破損的直接原因是包裝不具有適用性，沒能起到有效保護里面樣品的作用，根本原因則是作為賣方的迪卡貿易對樣品以及樣品包裝重視不夠，沒能在樣品發出之前親自確認過合作工廠對樣品的包裝是否合適，是否足夠保護里面的產品。根據筆者與眾多買方的溝通經驗來看，對于他們而言，寄送樣品除了要對其質量進行測試和判定之外，還會通過樣品生產以及樣品寄送工作來判斷賣方的生產能力以及可靠性，類似本案中的情況對于買方來說則不是單純的包裝問題，而是態度與可靠性問題，所以賣方同樣需要對此引起重視，清楚整個樣品生產及寄送過程中任一環節出現問題都會影響買方對賣方的可靠性判斷，并最終影響到買方把訂單下給哪一個賣方的決定。

三、幾點啟示

（一）提前與買方確認目的地稅費支付問題

外貿實踐工作中，樣品到達目的地后被海關要求繳納關稅的現象時有發生，盡管作為一種默認的慣例，不管快遞費由誰支付，在目的港產生的稅費都是由買方承擔。但是這種默認的慣例并不是法律，也就不能強制遵守。為了避免不必要的麻煩，賣方在寄送樣品之前就有必要與買方確認好目的地稅費支付的情況，提醒買方即使己方支付了快遞費，樣品到達目的地后仍然可能被其當地海關征收關稅，甚至可能產生其他額外的費用（如改變派送地址的額外收費），這些費用將由買方在收件時支付。同時將計劃寄送樣品的名稱、海關編碼、毛重、體積、申報金額、運費金額以及承運快遞公司名稱告知買方，讓買方與承運快遞公司在其所在地的當地分部確認在目的地可能產生的稅費，尤其在樣品本身價值較低而稅費較高的情況下，讓其提前做到心中有數或者提前根據公司財務制度申請預算，避免最后因實際稅費高出預期而拒付現象的發生。在買方已經清楚了解收取樣品時需要支付的稅費金額并確認后，賣方才能最終寄出樣品。

（二）提前與買方確認形式發票上所顯示的金額

通常來說寄送樣品時，承運快遞都會要求發件人（賣方）提供形式發票（Proforma Invoice）以便確認申報價值并據此報關及繳納關稅（如有）。同時幾乎所有國家關稅征收的基數都是到岸價，也就是含快遞費的價格進行征稅，所以形式發票上樣品本身以及快遞費金額都會影響到到岸價，并最終影響到關稅等稅費。理論上說整體金額越高，買方收樣品時可能承擔的稅費就越多，海關要求扣貨繳稅的概率就越大。尤其是東歐、拉美、南美等地區國家對進出境物品免申報額度較低，一般超過30美金可能就要求正式申報并繳稅，所以通常形式發票上顯示的樣品金額最好低于30美金，并且注明SAMPLES， NO COMMERCAIL VALUE（樣品，無商業價值）字樣，既能使樣品免申報通關，也能節省關稅等稅費。但是低值申報如果被買方當地海關發現則可能被重新估價，除了按照估價繳納關稅外還有可能產生罰款，給買方帶來更大的不便。所以對于賣方來說最好的辦法就是提前做好樣品寄送時所需形式發票，在上面顯示通用的產品品名、海關編碼以及實際的樣品與運費金額，同時告知買方上述信息可以按照買方的具體要求進行更改，以方便其在目的地清關。按照買方最終要求制作形式發票，就可有效避免申報價值過高或是過低可能給買方帶來的不便。

（三）選用適當的快遞承運公司寄送樣品

目前寄送國際快遞有通過EMS、DHL、UPS、TNT、FEDEX五大快遞直接寄送之外，還可以通過一些專線快遞或是快遞代理公司（最終仍然要轉給五大快遞）進行寄送。五大快遞都有各自的優勢航線和特色，視具體目的地選擇特定公司直寄，服務和時效都有保證，但是費用較高；專線或是快遞代理公司轉寄費用相對較低，但是服務、時效、安全性較差。所以在賣方支付快遞費的情況下（包括賣方自行承擔快遞費或是買方已經提前以其他方式支付快遞費2種情況），賣方在寄出樣品之前有必要對上文提及的承運快遞公司進行詢價以及對比分析，選擇相對合適的承運快遞公司寄送樣品。通常在要求時效的情況下，可以選擇五大快遞中EMS（時效相對比其他四家慢）以外的優勢航線。如果時效要求不高，可以考慮專線或是快遞代理公司寄送樣品：一是運費相對較低，目的地海關征稅基數的到岸價自然就低，有機會免申報或是申報時少繳納關稅；二是很多專線快遞或是快遞代理公司提供“雙清服務”，即在起運地和目的地都提供包清關服務，而且通常報價為一口價，報價中已經包含清關以及關稅，便于出口核算樣品寄送成本，更不會出現買方因大額關稅而拒付、拒收的問題。

（四）及時跟進樣品的轉運及簽收狀況

樣品寄送后要根據單號及時到快遞公司的官網上查詢樣品的轉運狀態，在樣品到達買方所在國后要及時聯系買方支付相應稅費（如有）并聯系快遞公司派送樣品。在案例一中，來福化纖在10月8日查詢到樣品已經到達巴西，10月9日快遞公司就已經聯系收件人支付費用派送快遞。如果來福化纖能夠在10月9日、10日持續跟進就能及時發現樣品沒能被正常派送，就能及時與買方確認問題所在，視情況及時轉為己方支付目的地稅費，而不是等到10月24日，通過本地快遞公司的通知才知道買方拒絕支付目的地稅費問題。不僅要由己方支付費用，也影響了樣品及時到達買方手里的時間，在沒有節省任何費用的情況下，影響了最初寄送樣品的目的，耽誤進一步商談合同的進程。筆者認為，外貿實踐工作中樣品寄送后有2個重要跟進時點：一是樣品寄出后的第二天，查看（登陸快遞公司網站輸入單號查詢）樣品的最終目的地是否正確，尤其是寄往沒有郵編的國家或是地區，以防運往錯誤的目的地。二是在樣品預計達到時，查看是否被正常派送，在正常派送并簽收后，及時與買方聯系確認其收到完好樣品；如果發現樣品沒有被正常派送，要及時聯系快遞公司及買方查找原因并盡快解決問題。在某種意義上對于樣品轉運狀態的跟進是及時發現樣品寄送問題的唯一方式，也是樣品能夠及時到達買方的有效保證。

（五）提高對樣品寄送包裝重要性的認識

對外寄送樣品過程中，包裝不僅起到保護內部產品的作用，同時也是買方判斷賣方是否用心的一個途徑，所以賣方必須提高對樣品寄送包裝重要性的認識，避免如案例二中因包裝不良問題導致樣品破損的現象發生。首先，樣品包裝必須具有適用性，具有足夠的硬度和強度，能夠有效的保護內部樣品，類似案例二中的陶瓷杯等易碎品，必須用氣泡袋或是泡沫隔墊，如果怕水，則必須裝入防水袋寄送。通常件雜貨建議采用7層瓦楞空白紙箱，機電儀產品或是單件產品重量超過30千克的產品采用非原木制作的木箱，以避免熏蒸帶來的額外麻煩。其次，樣品外包裝必須干凈，盡量避免印有樣品所對應產品以外的圖案以及中文字樣，二手紙箱可以考慮將原內側作為外側使用。再次，在寄送樣品時尤其是通過快遞代理公司寄送樣品時，為了防止在分揀和轉運過程中運單丟失導致貨物轉運錯誤或是丟失等問題的發生，建議復制一份快遞運單連同形式發票裝入塑料自封袋后貼在外包裝上，這樣即使原運單丟失，也可以憑貼在樣品外包裝上的運單進行轉運和派送。最后，如果是由上游合作工廠或是快遞公司代為包裝時，必須要求具體包裝負責人包裝后拍照給己方確認，確認包裝合適后才能寄出。

（六）慎重直接采用買方提供的賬號到付

在外貿實際樣品寄送過程中，有些買方可能會提供DHL、UPS、TNT、FEDEX等快遞公司的到付賬號，讓發件人用其賬號到付，由其在目的港支付運費及相應稅費。盡管正常來說買方在目的地收到賬單后都會在到期時支付稅費給其當地的快遞公司，但是也有個別類似案例二中買方因對收到的樣品不滿意，或是其他原因在賬單到期后拒絕支付相應稅費的現象發生。由于用賬號支付相應稅費，通常都有賬期，很有可能是在買方收到樣品后的1個月或是2個月，目的地快遞公司才能知道買方拒付。國際快遞行業的慣例是，在用國外快遞賬號到付時，發件人通常要有相同快遞公司的賬號，由其賬號提供擔保，如果發件人沒有賬號，則可能需要提供保函，保證賬號持有人不支付相應費用時將由發件人支付。所以對于初次合作且要求用其賬號到付運費及稅費的情況要慎重。比較理想的做法是讓買方通過其當地快遞公司聯系中國公司進行取件，或是由買方與當地快遞公司確認取件事宜之后，提供與當地代理確認快遞稅費支付情況的控制號（CONTROL NO.，也稱遙控號）， 然后憑控制號預約當地快遞上門取件，控制號表明買方所在地快遞公司已經與賬號持有人確認過相關稅費由買方在目的地支付，相關稅費事宜與作為發件人的賣方無關，即使將來買方因某種原因拒付，快遞公司也不會找發件人支付。

（七）留有復樣或是記錄已寄送樣品主要參數

復樣是指賣方對外寄送樣品時己方所保留的同一批次的樣品（建議保留2份）。留有復樣一方面可以在后期買賣雙方就已寄送樣品的問題進行討論和改正（如果需要）時，賣方能夠清楚知道買方所說的問題是什么并能據此改正；另一方面在已寄送樣品發生類似案例二中破損情況時可以在最短時間內將復樣補寄出去，通過再次寄送留存復樣確認擬成交產品質量；最后，如果買方確認已寄送樣品，則復樣可以成為大貨質量賣方自檢及買方驗貨的依據。如果因為某些特殊原因，沒有足夠樣品作為復樣留存，則需要根據產品特性在寄出之前多方面記錄擬寄送樣品的詳細參數，包括但不僅限于樣品制作工藝、材質、尺寸、顏色、印刷、重量等，必要時可借助專業量具、衡器等工具，用視頻、照片等多媒體形式輔以文字進行記錄，確保如果必要可以據此仿制出幾乎相同的樣品。

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