論鐵路企業文書檔案利用工作高效性

曹鵬

摘 要：我國鐵路建設規模逐漸擴大，促進了交通運輸行業的繁榮發展，為了幫助鐵路企業更加高效地開展日常工作，文書檔案的利用成了關鍵點。文書檔案不僅記錄著過往經營發展的歷史軌跡，而且能夠為未來工作的開展提供參考，是企業總結經驗教訓、制定長遠戰略方針的重要資料。但是，在當前文書檔案利用工作中也存在很多問題，比如管理人員素質水平低、利用效率不高等等。本文將通過分析鐵路企業文書檔案利用工作存在的問題，探索促進鐵路企業文書檔案利用工作高效性的策略，為鐵路企業的長遠發展提供參考。

關鍵詞：鐵路企業；文書檔案；利用工作；高效性

在新時期鐵路企業的發展過程中，面臨的工作內容更加繁雜，由此產生的檔案資料也越來越多，加強文書檔案的管理與利用，是檔案管理部門的主要工作職責。尤其是在市場競爭越來越激烈的情況下，鐵路企業只有不斷完善內部管理工作，改革與創新發展模式，才能夠滿足現代化建設對企業提出的新要求。通過文書檔案的高效利用，能夠明確企業過往發展中出現的偏差，通過檔案資料的提取、分析與整理，能夠為領導人員制定科學合理的決策奠定基礎。在鐵路企業當前文書檔案管理中，往往存在重視程度低和利用模式落后等問題，不僅不利于檔案資料發揮其應有的價值，而且限制了企業管理工作的改進。因此，應該根據企業發展的實際狀況，提升文書檔案的利用效率，轉變傳統檔案管理模式。

1 鐵路企業文書檔案利用工作的意義

在鐵路企業行政管理中產生的歷史記錄，都會保存到企業文書檔案中，比如會議記錄、法令和規章制度等等。在維護職工權益、日常事務處理和民事糾紛處理等工作中，文書檔案能夠發揮著至關重要的作用[1]。文書檔案是對鐵路企業發展歷史的記錄，能夠為學術研究和編史修志等工作開展奠定基礎，是提升檔案管理工作水平的重要環節。尤其是在信息化時代，鐵路公司產生的文件資料更加復雜多樣，如何高效利用這些文書檔案，關系到企業的長遠發展。因此，鐵路企業對于文書檔案的利用工作越來越重視，是促進我國鐵路建設水平不斷提高的關鍵點。

2 鐵路企業文書檔案利用工作存在的問題

2.1 文書檔案管理人員綜合素質低

鐵路企業文書檔案的利用效率，與管理人員的綜合素質密切相關。但是，在鐵路企業檔案管理中，由于缺乏專業人才，導致管理工作的規范性缺失，工作人員的專業知識與技能匱乏，不利于文書檔案的高效利用。此外，工作人員對于檔案管理與利用的重視程度不高，導致對文件的限制性與保密性認識不足，給文書檔案安全帶來威脅。在信息化的時代，很多管理人員沒有熟練掌握網絡信息技術，導致企業文書檔案管理的信息化建設受到阻礙，不利于文件的檢索、整理與分析。

2.2 檔案利用模式落后

在當前鐵路企業文書檔案利用工作中，依舊采用傳統的管理模式，人工查閱與檢索的方式極大限制了工作效率的提升。而且文書檔案的保存缺乏規范性，導致很多重要資料的缺失或者損毀，無形之中增加了工作人員的工作負擔。企業對于計算機的使用僅停留在存儲功能上，未建立完善的數字化網絡系統，導致文書檔案的利用效率低[2]。

2.3 文書檔案質量較低

由于工作人員對文書檔案的管理缺乏重視，導致在文件資料的收集與整理中缺乏規范性與專業性，這就會導致文書檔案的質量較低，不能夠為利用者提供完整、真實和可靠的信息。

3 促進鐵路企業文書檔案利用工作高效性的策略

3.1 提升工作人員綜合素質

工作人員的綜合素質，直接關系到文書檔案的利用效率，也是鐵路企業其它工作能否順利開展的關鍵。因此，文書檔案管理人員應該轉變管理理念，意識到文書檔案管理與利用對于企業的重要性，掌握豐富的檔案專業知識的同時，不斷培養自身愛崗敬業精神與責任意識。對于文書檔案的保密工作，關系到整個企業的發展利益，因此文書檔案管理人員應該強化職業操守，在工作中不做違背職業道德的事情。文書檔案的利用是服務于鐵路企業其他工作的，工作人員應該培養服務意識，為提升服務質量奠定基礎。檔案管理人員參加繼續教育，有助于更新自身知識體系，學習前沿檔案專業知識，提升自身工作水平，為文書檔案利用工作效率的提升提供保障。明確庫藏檔案工作流程，不斷拓展自身知識邊界，實現綜合素質的提升。

3.2 創新文書檔案利用模式

在信息化時代，文書檔案涉及的工作內容更加多樣化，如果還采用傳統的管理與利用模式，不僅會給工作人員造成極大的工作壓力，而且會大大降低工作效率，不利于促進文書檔案利用工作的高效性。在很多企業的檔案管理中，逐步開展信息化建設工作，實現文書檔案的數字化管理與利用，是現代化鐵路企業發展的重要環節[3]。需要對紙質文書檔案進行掃描，并錄入到計算機中生成電子檔案進行保存。鐵路企業要想提升文書檔案的利用效率，還需要建立完善的檔案信息數字化網絡系統，能夠對檔案信息進行快速檢索。數據分析技術的應用，能夠對有效信息進行快速提取和分析，為領導人員做出科學決策提供可靠的數據支持。文書檔案的數字化建設，是提升檔案管理與利用規范性的重要環節，也是真正發揮文書檔案功能價值的關鍵點。

3.3 規范檔案收集工作

檔案收集工作的質量，決定著文書檔案價值的發揮效果。對于鐵路企業工作中產生的文件資料進行有效收集，能夠為利用效率的提升奠定基礎。首先應該設置檔案資料收集的專門機構，落實崗位責任，明確工作人員的職責。其次應該對企業工作動向進行掌握，避免遺漏會議文件資料和個人文件資料，保障文書檔案的全面性。加強保密檢查工作與文書檔案管理工作的有效結合，對檔案文件的真實性、全面性與可靠性進行審核，為文書檔案的高效利用提供保障。

3.4 建立健全檔案管理制度

制度是一切工作開展的保障，也是提升工作效率與規范性的前提。因此，在鐵路企業文書檔案利用工作中，應該建立完善的制度，為企業發展提供必要的服務[4]。加強檔案目標管理，對檔案工作部署進行有效控制，保障文書檔案資料收集、整理和移交的規范化，避免在此過程中出現違規操作行為。為此可以建立相應的獎懲制度，對于工作態度積極、認真負責的員工進行表彰，對態度散漫、違規操作的員工進行相應處罰，以此提升工作人員的積極性。檔案管理制度的建立，是提升文書檔案真實性與全面性的重要途徑。

3.5 提高文書檔案利用的重視程度

在新時期鐵路企業發展的過程中，文書檔案的利用顯得尤為重要。文書檔案管理人員應該加強宣傳，對相關政策及檔案管理與利用的重要性進行宣傳，提升檔案管理員工的責任意識。還應該提升檔案利用者的重視程度，明確利用工作效率對企業發展的重要意義。

4 結語

文書檔案能夠為鐵路企業管理工作的開展提供憑證與參考，是新時期鐵路企業創新發展模式的重要依據，也是總結過往經驗教訓、制定科學戰略規劃的前提。針對目前文書檔案利用工作中存在的人員綜合素質低、工作模式陳舊等問題，應該提高文書檔案利用的重視程度、建立健全檔案管理制度、規范檔案收集工作、創新文書檔案利用模式、提升工作人員綜合素質，為企業管理水平的提升奠定基礎，促進企業經濟效益與社會效益的提升。

參考文獻

[1]王居華.對鐵路企業文書檔案利用工作高效性的探討[J].辦公室業務，2018（08）：133.

[2]王鋒利.做好鐵路文書檔案管理的實踐與思考[J].陜西檔案，2018（02）：37+36.

[3]王居華.鐵路企業檔案管理工作的問題及對策分析[J].辦公室業務，2017（20）：156.

[4]程瓊.鐵路企業如何做好文書檔案管理工作[J].陜西檔案，2014（04）：37.