基于大數據的檔案管理工作的創新思考

丁宇欣

摘 要：當前我們處于大數據時代，數據信息呈現出迅猛增長態勢。檔案作為信息資源的重要來源，將大數據技術與檔案管理工作相結合，可以有效的提高檔案管理工作的效率和質量，全面提高檔案服務水平。因此在大數據環境下，需要加快對檔案管理工作進行創新，更好的發揮檔案信息資源的重要價值。

關鍵詞：大數據；檔案管理；機遇；挑戰；觀念；檔案大數據；利用；共享

大數據的到來對社會各個領域都帶來了深刻的影響，特別是給檔案工作帶來了顛覆式的改變。這也對檔案管理工作提出了更高的挑戰。在當前大數據背景下，檔案管理工作需要加快創新的步伐，通過合理運用大數據技術來提高檔案管理工作的效率和服務水平，并通過樹立大數據理念，加快推動檔案信息的共享。

1 大數據對檔案管理工作帶來的機遇和挑戰

1.1 大數據為檔案管理工作帶來的機遇

運用大數據來進行檔案管理，可以有效的提高檔案管理和服務的高效化和高質量化，促進檔案管理工作的完善。在檔案管理工作中運用大數據，可以增強管理工作的交互性和即時性，可以保證檔案信息的真實性，提高檔案管理工作的效率，降低管理人員工作強度。同時大數據的應用，有效的為檔案信息共享提供了技術支撐，檔案信息可以實現實現異地查詢，檔案利用者不再受空間和時間的制約，而且能夠在對用戶需求和使用歷史信息分析的基礎上，主動為檔案利用者提供個性化和社群化的服務，為檔案利用者帶來良好的使用體驗。另外，大數據具有較強的分析能力，其能夠從龐大的檔案信息資源中挖掘出有價值的檔案信息，從而將其更好的提供給社會公眾利用，有利于檔案服務質量和水平的提升。

1.2 大數據對檔案管理工作帶來的挑戰

作為全新的管理方法，大數據不能用傳統方式代替，對管好檔案也帶來了前所未有的難題：一是技術上有很大瓶頸。高速增長的海量檔案數據，其存儲、保管本身對我們就是一個挑戰，其安全性也尤為需要關注，數據的丟失、泄露、篡改遠比紙質容易。另外，大數據和傳統數據資料的銜接也是個問題。二是對管理隊伍帶來挑戰：首先是現有檔案管理者多數達不到大數據的技術水平要求，特別是基層人員，而專業人才培養很難短期完成。其次是社會上大數據人才還不多，能吸引到檔案行業的就更少。三是法制不夠完善。大數據檔案還是新生事物，其管理與傳統檔案的法律法規不同，也沒有新的法規可供遵循，這將不可避免地在檔案的穩定性、安全性與監督、準入等方面產生問題。

2 基于大數據的檔案管理工作的創新策略

2.1 轉變檔案管理工作觀念

隨著當前科學技術的快速發展，各種先進技術在檔案管理工作中進行應用，更好的凸顯出了檔案信息的重要作用。這也對檔案工作提出了更高的要求，因此需要樹立大數據服務理念，加快檔案管理觀念的轉變。即在日常檔案管理工作中，需要利用計算機技術來對檔案信息進行收集和整理，做好檔案信息歸檔處理工作。同時還要全面提升檔案信息處理加工能力，實現檔案信息資源的主效利用。特別是在大數據背景下，要求檔案管理人員需要加快思想觀念的創新，要充分的認識到大數據技術對檔案管理工作的重要性，并在實際工作中充分應用，全面提高檔案管理的質量和效率。另外，檔案管理人員還要重視自身專業技能和管理能力的提升，以此來提升檔案利用率，更好的為社會公眾提供優勢、便捷的檔案信息服務。

2.2 構建檔案大數據

在當前檔案管理工作中，通過樹立檔案大數據思想，通過構建檔案大數據。通過在實際工作中推進傳統檔案的數字化進程，制定科學的規范，循序漸進的實現檔案數字化建設。并做好電子材料接收和歸檔管理工作，將檔案信息管理系統與辦公自動化進行有效銜接，實現對電子文檔的及時接收和保存，集中進行歸檔，有效的保證檔案信息資源的完整性，為后續檔案使用者對檔案信息的查詢和利用提供更多的便利條件。

2.3 創新檔案管理方法

在當前大數據背景下，檔案管理工作加快了數字化發展進程，傳統檔案管理模式逐漸被信息化管理模式 所取代。在這種情況下，需要加快推動檔案管理模式 的創新，充分的運用大數據技術來提高檔案管理信息化水平。在實際工作中要創新聲像檔案、文書檔案等的整理辦法和規則，針對檔案信息化建設要求，制定與其相符的規則和方法。基于網絡管理特點，重視檔案利用服務，通過對檔案整理流程進行優化，對具有一定關聯性的文件進行歸檔。當前大數據環境下，檔案重審工作更重視對數據的分析和挖掘，更好的發揮出檔案信息的利用價值。因此要加快推動檔案管理信息化建設，重視復合型檔案管理人才的培養，使檔案管理工作能夠更好的滿足大數據時代發展的要求。

2.4 利用大數據滿足多元化的利用需求

檔案資料既是我國社會、經濟發展全過程的真實寫照，也是相關行業發展中不可或缺的重要媒體資源。檔案管理應該深度挖掘檔案資料信息資源，開展大范圍、多渠道、多形式的利用服務。首先，挖掘檔案信息資源手段要多形式，對內在價值的開發要結合各種手段，結合數字技術和多媒體技術的方式。其次，檔案資源的服務要大范圍。檔案資料除了服務于本部門、本單位外，還應為同行業利用、學者研究以及社會文化產業發展通過便捷、有效地服務。另外，檔案資料的服務應走多渠道。通過檔案資料的方式有直接通過和間接通過等多種，除了傳統通過利用的方式外，還應借助于新媒體技術快速發展的機會，多渠道擴寬檔案資料的利用。在知識經濟時代，讓檔案資源迅速轉化為知識資源，將是今后檔案資料管理工作的發展方向。

2.5 構建數字網絡為基礎的檔案資源共享系統

當前數字技術和網絡技術的發展為檔案信息資源的共享奠定了良好的基礎。通過利用大數據技術來對檔案內容進行編目，為檔案信息的查找和利用提供便利。同時通過構建檔案資源共享系統，基于當前各單位建立的檔案管理系統和開展的信息資源網絡化建設工作，加快推動檔案信息資源的整合。具體還需要制定統一的檔案數據庫標準，為檔案資源共享網絡的建設提供良好的條件。在當前檔案資源建設工作中，要遵循共享性和互通互聯的原則，建立統一的檔案資源整合規范，將不同類型及不同載體的檔案信息集中起來，構建檔案管理系統，以此來推進檔案信息資源共享的實現。

3 結束語

在互聯網技術不斷發展的時代背景下，人們所用到的數據信息也在不斷的增加。因此在檔案管理工作中充分的應用大數據技術，實際上就是要求檔案管理者改變傳統的管理方式以及管理理念，應用創新及先進的方式和理念。充分的挖掘檔案信息中的有用價值，促進檔案管理工作的順利開展。

參考文獻

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