農(nóng)村計劃生育工作檔案管理的規(guī)范化策略

董俊玲

摘 要：農(nóng)村人口占我國總?cè)丝跀?shù)量的一半以上，但是由于農(nóng)村的信息閉塞，科技發(fā)展速度緩慢，導(dǎo)致農(nóng)村計劃生育工作檔案管理工作的開展中缺乏規(guī)范性，管理過于隨意，計劃生育檔案管理中容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)不實以及管理不當(dāng)?shù)葐栴}。本文主要對農(nóng)村計劃生育工作檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：農(nóng)村；計劃生育工作；檔案管理；規(guī)范化

農(nóng)村計劃生育工作的開展中形成大量的文件材料，不僅數(shù)量大，而且種類也比較多，其中包括各種賬本、育齡婦女生育登記、生育情況等。而且每戶都需要建立一個獨立的檔案，每個育齡婦女都需要建卡等。這些繁雜的資料導(dǎo)致農(nóng)村計劃生育檔案管理工作的難度也進(jìn)一步增大。而且農(nóng)村計劃生育管理需要根據(jù)上級的管理要求對每年的出生和生育情況進(jìn)行統(tǒng)計和上報，因此每年都會形成大量的審批報表和帳卡，如果不能對農(nóng)村計劃生育檔案進(jìn)行規(guī)范化管理將會影響到管理的效率和質(zhì)量。

1 農(nóng)村計劃生育檔案管理規(guī)范化的意義

1.1 符合新時期基層計劃生育工作的需要

地區(qū)人口、環(huán)境、就業(yè)、環(huán)境等各個方面的規(guī)劃、分析和調(diào)控等都離不開基層計劃生育檔案信息和資料的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。所有農(nóng)村基層準(zhǔn)確、豐富、大量的計劃生育檔案資料對地區(qū)的發(fā)展具有非常重要的作用[1]。所以計劃生育檔案管理工作的規(guī)范化也必須要從農(nóng)村基層抓起，夯實農(nóng)村計劃生育檔案管理工作的基礎(chǔ)，提升檔案信息資源的有效應(yīng)用。

1.2 符合信息時代的發(fā)展要求

計劃生育檔案管理工作的規(guī)范化是檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化和信息化的基礎(chǔ)，而計劃生育檔案管理的規(guī)范化也是檔案進(jìn)行信息化和數(shù)字化的前提。所以計劃生育檔案的數(shù)字、信息化管理以及規(guī)范化管理本身就是一致的。信息時代下，做好檔案數(shù)字化管理也是科技發(fā)展的必然，相對于傳統(tǒng)的檔案管理工作來說，檔案的規(guī)范化、數(shù)字化管理具有高效性和先進(jìn)性，通過這種管理方式的應(yīng)用，有利于提升管理工作效率，提升資源存儲功效[2]。所以必須要加強對農(nóng)村基層計劃生育檔案的規(guī)范化管理。

2 農(nóng)村計劃生育工作檔案管理規(guī)范化的途徑

2.1 嚴(yán)格規(guī)范管理程序，提升檔案管理水平

首先，注重對農(nóng)村計劃生育工作方法以及程序的規(guī)范和完善，做好對檔案資料的收集、整理和鑒定等，并通過統(tǒng)一的方法和程序開展工作。其次，做好對案卷的普查工作，取其精華去其糟粕，這也是計劃生育檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵。很多計生檔案在管理的過程中由于沒有進(jìn)行全面的清查，或者計劃生育檔案管理工作的保管期限劃分不明等，必然會導(dǎo)致很多無價值的文件出現(xiàn)或者造成文件的重復(fù)，因此在檔案的管理中必須要將這些無用的文件進(jìn)行剔除，提升信息化管理的效率[3]。再次，做好對案卷的重新組合，實現(xiàn)對案卷的規(guī)范化管理。農(nóng)村計劃生育檔案中的案卷內(nèi)容復(fù)雜，繁多，所以必須要對這些組卷進(jìn)行重新整理，將存在關(guān)聯(lián)的或者同一個類型的組卷放在一起，提升案卷的使用效率。此外，還需要做好對案卷的分類，并對分類號進(jìn)行統(tǒng)一的編制。通過計算機檢索有利于滿足人們的全面檢索需要。為了提升檢索工作的全面性和完善性，在對案卷分類的過程中必須要根據(jù)《檔案分類法》進(jìn)行，同時根據(jù)具體的情況制定相應(yīng)的分類管理細(xì)則。

2.2 完善數(shù)據(jù)準(zhǔn)備管理，促進(jìn)計生檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展

檔案現(xiàn)代化管理的過程中，對計算機數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作是一項非常巨大的工程，特別是對于時間比較久遠(yuǎn)的計生檔案來說，對數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作難度更大。從農(nóng)村計生檔案管理的案卷來看，其數(shù)量非常龐大，要想對這些案卷進(jìn)行著錄需要花費大量的時間和精力。但是只要找對方法也能夠起到事半功倍的作用。首先在數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備過程中，需要分清輕重緩急，注意循序漸進(jìn)。計生檔案管理的主要目的是為計劃生育工作開展提供有效的依據(jù)，而通過信息化和規(guī)范化的管理策略實施，有利于提升計生檔案管理的利用效率。其次，在著錄的過程中注意分級次，保證錄入的及時性。在案卷著錄的過程中，可以將案卷分為三個層次，對于反應(yīng)單一或者價值不高問題的檔案采用案卷級的著錄方式，對于一個案卷中涉及到多個或者同一個內(nèi)容進(jìn)行組合排列的案卷進(jìn)行組合著錄。對于反應(yīng)重大問題或者龐雜問題多的文件，則需要采用文件級的著錄方式。然后，進(jìn)行分門別類的著錄，一些案卷基礎(chǔ)條件好，而且記錄比較全面的案卷在著錄的過程中需要進(jìn)行全引目錄的標(biāo)引，但是對于一些特殊的檔案則需要利用計算機對案卷的目錄進(jìn)行錄入，包括地址、人名以及時間等因素，同時利用計算機對分類號進(jìn)行統(tǒng)一的管理。通過這種分門別類的檔案管理方式，有利于對原有基礎(chǔ)的錄入，提升錄入的效率。此外，采用關(guān)鍵詞替代主題詞的錄入方式，縮短案卷查找的時間。利用主題詞查找案卷，在查找的過程中效率低，繁瑣，因此可以利用關(guān)鍵詞替代主題詞，也就是從文件的主題或者題名中總結(jié)和歸納反應(yīng)主題的詞匯，在錄入計算機后，可以通過計算機對其進(jìn)行批量處理。

2.3 加強農(nóng)村計劃生育檔案的情報管理工作

農(nóng)村計劃生育檔案管理工作中需要情報管理工作的支持，通過新的信息模式，利用計算機構(gòu)建與其相符的數(shù)據(jù)樹，同時利用二進(jìn)制代碼對檔案的數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行集中處理。此外，利用數(shù)碼技術(shù)提升農(nóng)村計劃生育檔案管理的安全性，保證農(nóng)村計劃生育檔案管理的可視性。通過計算機網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行瀏覽和咨詢，加快對農(nóng)村計劃生育檔案管理的更新速度。此外通過互聯(lián)網(wǎng)也有利于對農(nóng)村計劃生育檔案資源的共享，而且計算機以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，還有利于促進(jìn)生育檔案管理水平的提升，增加信息儲存的容量。此外，在計劃生育檔案管理的過程中，需要管理人員保持清醒的頭腦，堅守職業(yè)道德，保證檔案管理的規(guī)范性和實用性，保證檔案管理和分類的準(zhǔn)確性。

3 結(jié)語

綜上所述，農(nóng)村計劃生育檔案管理工作對國家人口管理具有非常重要的作用，但是農(nóng)村由于管理制度落后，管理方式陳舊，導(dǎo)致計劃生育檔案管理工作的效率低下，而且容易出現(xiàn)紕漏。所以還需要加強對農(nóng)村計劃生育檔案管理工作的規(guī)范化管理，提升管理效率。

參考文獻(xiàn)

[1]崔焱燚.農(nóng)村計劃生育工作檔案管理的規(guī)范化途徑[J].新農(nóng)村（黑龍江），2017（21）：199.

[2]胡寧.新農(nóng)村建設(shè)形勢下人口和計劃生育檔案管理工作的新思路[J].新農(nóng)村（黑龍江），2018（3）：128.

[3]胡寧.關(guān)于新農(nóng)村建設(shè)形勢下計劃生育服務(wù)中心檔案管理現(xiàn)代化的探討[J].新農(nóng)村（黑龍江），2017（36）：123.