農村計劃生育工作檔案管理的規范化策略

董俊玲

摘 要：農村人口占我國總人口數量的一半以上，但是由于農村的信息閉塞，科技發展速度緩慢，導致農村計劃生育工作檔案管理工作的開展中缺乏規范性，管理過于隨意，計劃生育檔案管理中容易出現數據不實以及管理不當等問題。本文主要對農村計劃生育工作檔案管理工作的規范化發展進行分析。

關鍵詞：農村；計劃生育工作；檔案管理；規范化

農村計劃生育工作的開展中形成大量的文件材料，不僅數量大，而且種類也比較多，其中包括各種賬本、育齡婦女生育登記、生育情況等。而且每戶都需要建立一個獨立的檔案，每個育齡婦女都需要建卡等。這些繁雜的資料導致農村計劃生育檔案管理工作的難度也進一步增大。而且農村計劃生育管理需要根據上級的管理要求對每年的出生和生育情況進行統計和上報，因此每年都會形成大量的審批報表和帳卡，如果不能對農村計劃生育檔案進行規范化管理將會影響到管理的效率和質量。

1 農村計劃生育檔案管理規范化的意義

1.1 符合新時期基層計劃生育工作的需要

地區人口、環境、就業、環境等各個方面的規劃、分析和調控等都離不開基層計劃生育檔案信息和資料的基礎數據。所有農村基層準確、豐富、大量的計劃生育檔案資料對地區的發展具有非常重要的作用[1]。所以計劃生育檔案管理工作的規范化也必須要從農村基層抓起，夯實農村計劃生育檔案管理工作的基礎，提升檔案信息資源的有效應用。

1.2 符合信息時代的發展要求

計劃生育檔案管理工作的規范化是檔案管理實現數字化和信息化的基礎，而計劃生育檔案管理的規范化也是檔案進行信息化和數字化的前提。所以計劃生育檔案的數字、信息化管理以及規范化管理本身就是一致的。信息時代下，做好檔案數字化管理也是科技發展的必然，相對于傳統的檔案管理工作來說，檔案的規范化、數字化管理具有高效性和先進性，通過這種管理方式的應用，有利于提升管理工作效率，提升資源存儲功效[2]。所以必須要加強對農村基層計劃生育檔案的規范化管理。

2 農村計劃生育工作檔案管理規范化的途徑

2.1 嚴格規范管理程序，提升檔案管理水平

首先，注重對農村計劃生育工作方法以及程序的規范和完善，做好對檔案資料的收集、整理和鑒定等，并通過統一的方法和程序開展工作。其次，做好對案卷的普查工作，取其精華去其糟粕，這也是計劃生育檔案管理規范化和標準化的關鍵。很多計生檔案在管理的過程中由于沒有進行全面的清查，或者計劃生育檔案管理工作的保管期限劃分不明等，必然會導致很多無價值的文件出現或者造成文件的重復，因此在檔案的管理中必須要將這些無用的文件進行剔除，提升信息化管理的效率[3]。再次，做好對案卷的重新組合，實現對案卷的規范化管理。農村計劃生育檔案中的案卷內容復雜，繁多，所以必須要對這些組卷進行重新整理，將存在關聯的或者同一個類型的組卷放在一起，提升案卷的使用效率。此外，還需要做好對案卷的分類，并對分類號進行統一的編制。通過計算機檢索有利于滿足人們的全面檢索需要。為了提升檢索工作的全面性和完善性，在對案卷分類的過程中必須要根據《檔案分類法》進行，同時根據具體的情況制定相應的分類管理細則。

2.2 完善數據準備管理，促進計生檔案管理現代化發展

檔案現代化管理的過程中，對計算機數據準備工作是一項非常巨大的工程，特別是對于時間比較久遠的計生檔案來說，對數據的準備工作難度更大。從農村計生檔案管理的案卷來看，其數量非常龐大，要想對這些案卷進行著錄需要花費大量的時間和精力。但是只要找對方法也能夠起到事半功倍的作用。首先在數據的準備過程中，需要分清輕重緩急，注意循序漸進。計生檔案管理的主要目的是為計劃生育工作開展提供有效的依據，而通過信息化和規范化的管理策略實施，有利于提升計生檔案管理的利用效率。其次，在著錄的過程中注意分級次，保證錄入的及時性。在案卷著錄的過程中，可以將案卷分為三個層次，對于反應單一或者價值不高問題的檔案采用案卷級的著錄方式，對于一個案卷中涉及到多個或者同一個內容進行組合排列的案卷進行組合著錄。對于反應重大問題或者龐雜問題多的文件，則需要采用文件級的著錄方式。然后，進行分門別類的著錄，一些案卷基礎條件好，而且記錄比較全面的案卷在著錄的過程中需要進行全引目錄的標引，但是對于一些特殊的檔案則需要利用計算機對案卷的目錄進行錄入，包括地址、人名以及時間等因素，同時利用計算機對分類號進行統一的管理。通過這種分門別類的檔案管理方式，有利于對原有基礎的錄入，提升錄入的效率。此外，采用關鍵詞替代主題詞的錄入方式，縮短案卷查找的時間。利用主題詞查找案卷，在查找的過程中效率低，繁瑣，因此可以利用關鍵詞替代主題詞，也就是從文件的主題或者題名中總結和歸納反應主題的詞匯，在錄入計算機后，可以通過計算機對其進行批量處理。

2.3 加強農村計劃生育檔案的情報管理工作

農村計劃生育檔案管理工作中需要情報管理工作的支持，通過新的信息模式，利用計算機構建與其相符的數據樹，同時利用二進制代碼對檔案的數據和信息進行集中處理。此外，利用數碼技術提升農村計劃生育檔案管理的安全性，保證農村計劃生育檔案管理的可視性。通過計算機網絡進行瀏覽和咨詢，加快對農村計劃生育檔案管理的更新速度。此外通過互聯網也有利于對農村計劃生育檔案資源的共享，而且計算機以及網絡技術的應用，還有利于促進生育檔案管理水平的提升，增加信息儲存的容量。此外，在計劃生育檔案管理的過程中，需要管理人員保持清醒的頭腦，堅守職業道德，保證檔案管理的規范性和實用性，保證檔案管理和分類的準確性。

3 結語

綜上所述，農村計劃生育檔案管理工作對國家人口管理具有非常重要的作用，但是農村由于管理制度落后，管理方式陳舊，導致計劃生育檔案管理工作的效率低下，而且容易出現紕漏。所以還需要加強對農村計劃生育檔案管理工作的規范化管理，提升管理效率。

參考文獻

[1]崔焱燚.農村計劃生育工作檔案管理的規范化途徑[J].新農村（黑龍江），2017（21）：199.

[2]胡寧.新農村建設形勢下人口和計劃生育檔案管理工作的新思路[J].新農村（黑龍江），2018（3）：128.

[3]胡寧.關于新農村建設形勢下計劃生育服務中心檔案管理現代化的探討[J].新農村（黑龍江），2017（36）：123.