高中檔案管理中存在的問題及對策研究

朱愛卿

摘 要：高中檔案管理是高中在不同發展時期的具體工作和重要事件的體現與記錄，為學校的發展提供重要的歷史依據。本文針對高中學校普遍存在的檔案管理意識淡薄、規章制度不夠健全、檔案管理人員專業素質不高、檔案管理手段落后等問題，提出了加強檔案管理工作的相應措施，希望為高中學校改進檔案管理水平，提高檔案工作效率提供借鑒。

關鍵詞：高中；檔案管理；對策

1 高中學校檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理意識薄弱

一些領導對檔案工作認識不足，簡單地認為將其當作文件的收集工作，不注重檔案工作的整體管理、長遠規劃，忽視了檔案管理制度的建立，也缺乏對檔案工作的監督和指導，導致學校普遍存在忽視檔案管理的風氣。

有的教師認為教學資料是自己的成果，不屬于學校的檔案室管理范疇。還有的教師認為教學資料成為檔案會查找不方便，不想交于檔案室。這些錯誤的觀念造成了高中學校的教學檔案資料收集難的現狀，大大制約了高中學校檔案工作的發展。

檔案管理人員缺少檔案服務意識，大多情況下是依照上級指示被動地收集存放檔案，沒有主動建設和創新檔案管理工作，沒有意思到自己在檔案管理工作中的角色和職責，忽視了檔案工作的重要性。

1.2 缺乏專業、專門的檔案管理人員

目前，大多數高中沒有專門的檔案管理人員，大部分是有黨政辦公室的老師兼任，有的高中即使有專門的檔案管理人員，但普遍沒有受到專業的教育與培訓，導致檔案管理人員整體業務素質不高。一些學校也沒有充分意識到檔案管理人員的重要性，不重視其崗前培訓與繼續教育，且頻繁調動檔案管理崗位的人員，導致檔案管理者無法提升自身專業素質，大大影響了檔案管理的規范化、科學化。

1.3 缺乏完善的檔案管理制度

許多高中檔案管理制度不健全，且執行力度不夠，有的甚至只是形式內容，因此，大部分學校的檔案管理工作體系混亂，并不能發揮出應有的效能。有的高中雖然制定了相關檔案管理制度，但檔案管理制度并不科學、規范，檔案的收集、分類、鑒定、整理和保管等工作不到位，檔案管理人員職責不明，檔案管理混亂無序，檔案借閱、歸還等手續不健全，導致檔案歸還不及時、丟失、破損情況時有發生。

1.4 缺乏完善的檔案管理體系

高中檔案工作缺乏系統性，主要體現在學校沒有有效執行管理與監督制度。一方面，學校領導沒有真正落實檔案管理制度，學校各部門對檔案管理工作認識不清，只收集自己認為有用的材料，且不健全的管理制度導致檔案管理職責分辨不清，檔案保管各自為政，學校各部門與檔案室溝通存在障礙，無法統一規范檔案管理工作。另一方面，學校缺少檔案監督機制，檔案工作人員沒有深入學校各部門收集資料，各部門也沒有主動移交手中的檔案資源。導致檔案材料收集不全，質量不高。不健全的檔案管理體系導致檔案資料管理混亂，錯放、亂放、缺失等不規范的歸檔現象十分嚴重。

1.5 缺乏先進的檔案管理手段

在檔案收集、整理方面，處理方式陳舊。目前的一些高中學校，檔案的收集和整理仍然是手錄加紙質的方式，這種處理方式使得檔案管理工作效率低，且檔案資源不利于長久儲存和再利用。

在檔案利用方面，資源利用率低。高中檔案不僅是一種歷史資料，更是一種信息資源。這些資源倘若能深入地分析利用，將為高中的發展起很好的決策服務作用。但目前，有的高中即使有專門的檔案儲藏室，但其中檔案資料量少，材料不齊全。且檔案管理工作大部分是對檔案資料的收集、分類與保管，并沒有分析、利用檔案內巨大資源，更談不上利用檔案管理促進學校服務水平的提高。

在檔案儲存方面，基礎設施差。大多數高中缺少專門的綜合檔案室，檔案只是簡單堆砌在一間辦公室內，缺少專人的整理。有的學校即使有檔案室，也由于經濟原因，建設的并不規范，防霉防蛀等措施沒有落到實處，嚴重影響了檔案資料的保存收藏工作。

2 加強檔案管理工作的對策和建議

2.1 培養檔案管理觀念

增強全員檔案意識是搞好檔案工作的重要保證，培養檔案管理觀念行之有效的辦法就是將檔案管理與學校發展相聯系，將檔案管理理念納入校園文化建設中。另外，加強檔案管理理念的宣傳與教育。一方面要提高教職工與檔案管理人員對檔案管理重要性的認識，組織他們參與有關檔案管理方面的培訓，使其認識到自己在檔案管理工作中的地位和作用，并掌握基礎的管理檔案方法。另一方面加強領導對檔案工作的認識，組織其學習檔案管理相關的法律法規，明確自身在檔案工作的責任和義務，并倡導領導時刻關心和支持檔案工作者，為校園創造重視檔案事業發展的良好氛圍。

2.2 打造專業的檔案管理隊伍

檔案管理人員是高校檔案管理工作的基礎，專業、高素質的檔案管理人員對檔案管理的規范化、科學化和創新發展具有不可估量的作用。因此，高中應充分利用自身設施齊全、教研力量雄厚、文化氛圍濃郁等優勢，打造高質量的檔案管理隊伍。具體可以通過繼續教育的形式，普及檔案管理理念和基本知識，倡導檔案管理者參加檔案知識講座、培訓課堂、崗前培訓等活動，學習基礎的計算機使用方法、常用的檔案管理軟件、規范的檔案管理方法，提高自身的檔案管理素養。

2.3 健全檔案管理體系

健全檔案管理制度是檔案管理工作順利開展的重要保障，在完善的檔案管理體系的指導下，學校各部門與檔案管理部門實現分工合作又統一管理，檔案管理工作規范且有序，檔案資料真正實現共享。

完善的檔案管理體系，首先需要建立科學、規范的管理制度。學校檔案管理工作的規章制度要依據上級有關部門的指示和精神制訂，且要包括具體的工作目標、工作職責和管理崗位的工作職能。其次，需要嚴格執行已制定的檔案管理工作制度。對檔案資料的收集、歸檔、借閱和利用要執行統一管理。最后，需要建立檔案監督與責任追究制度，制定嚴格的檔案借閱、歸還手續，對檔案管理的各項程序實行監督，發現問題的追究其責任，以此保證檔案管理的規范化和有序性。

2.4 檔案管理信息化

一方面，各級政府要增加高中發展中檔案信息化管理的資金投入，并通過相關扶助政策加大高中學校對檔案信息化管理的重視程度。另一方面學校要增加檔案基礎配套設施的配置，增添基本的軟硬件設備，并建立專門的檔案信息數據庫，實現信息化管理，使檔案管理效率大幅提升。同時應加強對檔案管理人員的培訓，使檔案管理人員掌握現代化管理的技能，提升知識水平，全面提高個人業務能力和素質，適應信息化管理的需要。

3 總結

高中檔案管理工作是將學校中的教學科研活動和學生資料等信息，以文字或者圖表等形式進行記錄的文件管理工作，其記錄的歷史資料是巨大的信息資源，對學校未來的發展和決策起很重要的參考作用。但目前，我國高中學校的檔案管理工作中還存在著對檔案管理意識薄弱，檔案管理人員專業素質低，檔案管理體制不健全，檔案管理手段落后等一系列問題，因此，高中學校要采取提高全員的檔案管理意識、打造專業檔案管理隊伍、建立健全檔案管理制度等措施規范檔案管理工作，提高檔案管理工作效率，從而促進學校檔案服務水平進一步提升。

參考文獻

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