試論新時期基層衛生監督執法檔案管理

李姝芬

摘 要：本文結合實際，試圖從基層衛生監督執法檔案管理中存在的不足和問題，提出觀點和舉措，對衛生監督執法的檔案管理工作規范化、科學化和制度化進行初步探討。

關鍵詞：衛生監督執法；檔案管理

衛生監督執法是政府衛生行政部門對特定相對人作出許可、強制、檢查、處罰、指導等行政行為，監督執法工作涉及醫療、食品、水資源、生育等多領域，關系著每個群眾的切身利益。衛生監督執法檔案是為機構人事部門收集、整理、保管、鑒定、統計和利用的原始記錄。衛生監督執法檔案能真實、有效、全面的記錄執法全過程，也為衛生執法監督工作是否合法合理提供有效的評估機制，從而保障被執行人的合法權益。所以，檔案管理在衛生執法監督工作中非常重要，但是，目前基層衛生監督執法檔案管理方面還有很多不足之處，不適應經濟社會發展的需要。

1 檔案管理現狀

1.1 基礎管理薄弱

從目前情況來看，基層衛生檔案管理受人員編制、工作條件等客觀因素的制約，主要表現為每一個科室各自為政，沒有專職的檔案管理員，大量檔案卷宗沒有系統整理歸檔，缺乏邏輯性，案卷質量偏低，檢索方式落后，查出的資料針對性和實用性不強。同時，衛生監督執法檔案管理規范長期不統一，卷宗紛亂又變化無常。鄉鎮一級檔案管理依靠兼職人員，很多從業者是跨專業從事工作，人員分工不明確、職責不清晰，缺乏檔案管理業務素質、管理意識及管理業務能力，加之主要領導本身對檔案管理工作的不重視，導致檔案管理工作不夠規范，出現工作盲區。

1.2 歸檔意識不足

縣級衛生監督執法部門執法工作除了縣城所在區域，其他區域大多是委托鄉鎮展開活動，存在執法人員散亂，業務能力、業務素養較低的現狀，在辦理業務過程中重視執法程序，而輕視檔案管理，致使執法后期歸檔基礎資料缺失不全，存在諸多漏洞，經不起時間考驗。

1.3 檔案人員缺乏

僅以盂縣為例來看，衛生監督部門有編制27人，在職在編人員12人，人員嚴重不足，檔案管理人員大多都是兼職辦公。再加上監督執法多數屬于委托執法，執法現場和執法材料的收集均由被委托單位直接進行，因而，缺乏專業性強的檔案管理人員對被委托單位的直接指導，不足以完善執法卷宗。另外，專業人才、專業知識與技能的缺失，時常造成檔案管理工作總是存檔易查檔難，整體檔案管理距離科學化管理差距較大。

1.4 技術設備落后

隨著社會網絡化與智能化的迅猛發展，檔案管理的現代化也必然離不開網絡化與智能化，這不僅需要專業的人才，還需要配備專業的技術設備，而目前基層衛生監督部門依然采用傳統的手工檔案管理，沒有系統的對檔案管理的設備和器材進行更換，也沒有專門的檔案室對檔案進行存放，嚴重缺乏現代化的檔案管理思維和設備手段，以至于檔案管理工作處于落后。

2 管理推進建議

衛生監督執法工作涉及醫療、食品、健康等諸多民生領域，關系著每個群眾的切身利益，繁瑣復雜是其特性，而重要性更是不言而喻，要學會和善于利用現代化管理理念和科學技術手段進行網絡化和智能化管理檔案，為各項工作的開展提供詳實有效、快捷方便的數據和材料支撐。綜合上述檔案管理現狀，要實現衛生監督執法檔案管理向現代化邁進，應當從以下幾個方面入手。

2.1 更新轉變觀念

觀念的更新轉變，是做好衛生監督執法合并后檔案管理工作的首要任務，從領導到各部門人員，要重視檔案管理工作的重要性，變單純的保管員為管理者，確保檔案管理工作跟得上群眾對衛生監督執法服務的要求，最大限度的發揮好檔案的信息作用，改過去簡單片面的存儲與查詢，增加分析、研究、交流、傳遞等重要作用，更好的服務社會、服務民眾。

2.2 健全管理體制

檔案管理是系統工程，絕非某個人或者某個部門的工作，基于這一認識，要進一步健全完善檔案管理的工作體制，上下要形成檔案管理機構，左右要形成檔案管理系統，使檔案管理做到有領導、有經費、有人員、有場所。

2.3 完善工作機制

衛生檔案管理應從上至下依據相關的檔案管理辦法和檔案業務知識規范，制訂出本系統的檔案管理實施細則，包括適應基層特點規范的文書標準，人事、財務、文件印發等規范制度，用制度和流程作保證，實現檔案管理的收集、分類、保存、交流、流轉、鑒定、歸檔和查詢標準化。

2.4 提高人員素質

檔案管理人員是衛生監督執法檔案管理工作中的重要一環，要定期對檔案管理人員進行檔案管理相關基本知識和概念的培訓，為這些人員提供更多接受檔案專業知識學習和培訓的機會，讓基層工作人員快速進入角色，快速適應新的工作要求。

2.5 優化檔案管理

加強衛生監督執法檔案管理工作的網絡化、智能化，不僅可以節約更多的人力、財力資源、提高工作效率，而且能更好地起到資料、信息的交流和共享作用，更符合現代化的管理趨勢。為此，要加大對基層檔案管理信息化支撐，用現代信息化管理手段逐步代替紙質化檔案保管，利用計算機檔案管理數據庫系統，實現衛生監督執法檔案的分類管理，減少人員因素造成的紕漏，促使衛生監督執法檔案管理工作更加高效實用。

3 結束語

檔案管理工作的好壞，對衛生監督執法系統的長遠發展具有重要的作用。因此，衛生系統各級領導都應當重視檔案管理工作，徹底轉換和更新觀念，提高認識和工作素質，用現代化管理思維和網絡化智能化管理手段，再造流程，提高科學管理水平。同時，各級政府也應該給予必要的資源投入，為科學管理檔案工作創造良好的條件，使衛生監督執法的檔案管理工作更好的為民生服務，更好的為決策提供及時有效、科學詳實的咨詢數據。

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