如何創新和完善機關事業單位的檔案管理工作

鐘琳

摘 要：我們國家信息化水平在不斷的發展和進步，以往事業單位的工作方式對現在新形勢下的工作不再適用，這就要求機關事業單位在工作中要加以創新，對工作方式要不斷的改革，推陳出新。現在我們國家的信息化進程不斷加快，所以現在社會上的很多管理工作都會以信息化為基礎，在我們國家，機關事業單位的主要工作就是為人民服務，做好這項工作是我們國家發展的基礎，在機關事業單位中檔案管理工作又起到關鍵的作用，檔案管理工作是基礎。在我們國家經濟不斷發展的今天，對于機關事業單位中的檔案管理工作也存在一些問題，如何利用有效資源促進檔案管理工作也是機關事業單位工作人員的難題，各級部門應該不斷創新管理辦法，對機關事業單位檔案管理工作進行方法上的創新和完善。

關鍵詞：機關；事業單位；檔案管理；創新

1 機關事業單位檔案管理工作中出現的問題

對檔案管理工作不重視。檔案管理工作也是對人員信息的提取和整合，對過去發生的行為和事件做一下保存，對未來的工作具有參考價值。檔案管理工作是整個機關單位的核心，它反映了機關人員在工作中的具體情況，是開展管理工作的理論基礎。有些單位的領導沒有進行科學的管理方法，在對檔案的管理中，沒有投入大量的人力和財力，認為管理檔案就是一種很普通的管理工作，沒有專門的人員來從事，只是讓在機關單位上班的工作人員整理，甚至還會雇傭兼職人員，認為在需要的時候能夠查到資料就可以，忽略了檔案管理的重要性。

工作人員的綜合素質有待提高。現在很多機關事業單位都存在著一個現象，就是沒有專門的檔案管理部門，在對檔案管理的時候，都是由機關內部的工作人員來完成，對這項工作的要求不高，所以工作人員會認為該項工作沒有發展前途，職位得不到提升，所以對該項工作就會缺乏積極性，對檔案管理的工作比較懈怠，而且工作過程中也比較安逸，也會使工作人員產生懶惰的心理。單位的一些領導對檔案管理工作提不起重視，對管理檔案的人員缺乏培訓，沒有對該項工作的積極性，也就不會產生學習的動力。

檔案的信息化程度比較低。我們國家的經濟在不斷發展，現在也已經是一個信息化社會，可是有一些事業單位還跟不上國家發展的腳步，對于信息化建設方面還比較欠缺，在一些電子文檔的保存方面還存在一定的缺陷，雖然有些單位的信息化設備已經到位，但是對檔案管理方式還做不到創新。現在檔案信息管理工作越來越繁重，需要用發展的眼光來對待工作，在工作管理中也會出現越來越多的方法，可是，有一些機關事業單位的管理方式還沒有得到改進，還是利用以前比較傳統的方式進行檔案管理，不能針對自身發展的需要，對檔案管理機制進行創新，對重要的檔案信息沒有及時地分類整理，檔案管理信息化應該不夠，有很多的檔案資源得不到有效的應用，管理方法比較單一，只停留在以前對檔案的收集以及保管的水平，不能對資源進行合理的開發利用，發揮不出檔案自身的價值。

檔案歸檔內容不完整。檔案中的材料大部分都是由本人填寫，資料非常多而且比較繁瑣，如果人事部門的審查不嚴格，就會使檔案出現內容不符合實際的現象。有些人就會在年齡、學歷、工齡等方面填寫虛假信息，這就會產生實際情況與填寫的材料不符等問題，檔案信息就會有不真實的情況出現，在對工作人員進行考核時就會出現很多問題，也會影響工作效率。

2 完善檔案管理工作的措施

建立管理體制。每一個企業都有自己的管理制度，可以約束工作者的行為，但約束不是最終目的，重要的是對自己的工作負責，機關事業單位是一個為人民服務的機構，就更要對體制管理嚴格要求，形成一個合理的管理體系，對檔案管理工作進行定期考核，建立相應的獎懲制度，做到責任到人，分工明確，對檔案管理工作也要多投入一些資金，對管理制度要多加宣傳，經常搞一些關于檔案管理辦法的集體活動，增強團隊的凝聚力。

對工作人員素質嚴格把關。在工作和生活中，要有很高的思想素質和政治修養，要能吃苦并且有毅力，能堅持長久。所以，要想完善對檔案管理的工作，就要對管理人員進行專業素質和職業道德的培訓，提高他們的專業知識以及對檔案工作的正確認識，不僅如此，檔案工作者還應該不斷加強自身修養，在信息化不斷發展的今天，還要不斷接受新鮮事物，培養自己的信息化處理能力。

充分利用信息化管理技術。我們國家的信息化水平在不斷提高，應充分利用發達的網絡和計算機開展檔案工作，利用計算機和掃描技術可以把人員信息進行快速的整理與存檔，這樣就會把信息進行快速的應用和傳遞。在保存檔案的同時，也要對檔案就行合理的開發利用，可以建立一個信息化平臺，這樣機關事業單位的內部干部可以隨時對檔案進行資源的調取，這些檔案中的資料信息可以更加方便和快捷的進行傳遞，也為工作人員提供了方便，提高了工作效率。

3 結束語

我們國家是一個人口大國，對資源信息的整合這項工作也十分艱巨，所以在檔案管理工作中，也會對工作者提出越來越高的要求，必須不斷創新和完善檔案管理方法，還要增加領導對該項工作的重視，培養管理方面的優秀人才，加快檔案管理建設與信息化設備相結合的速度，在檔案管理的工作中，各級部門都應該充分利用信息化社會所提供的便利條件，在有利條件的基礎上對管理方法加以創新，只有這樣才能對檔案管理不斷優化，促進檔案資源的高效利用。

參考文獻

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