淺論工程建設(shè)中檔案管理工作的作用

沈艷

摘 要：建設(shè)工程項目管理工作中，檔案管理是很重要的環(huán)節(jié)，對工程質(zhì)量有直接影響。通過提升工程檔案管理水平，可以保障工程項目建設(shè)的規(guī)范性和穩(wěn)定性，助力工程建設(shè)產(chǎn)業(yè)提檔升級。這就要求檔案管理工作人員能夠集中分析當(dāng)前工程檔案管理工作中的問題，把握檔案管理工作要點，保證工程檔案管理的高效性和完整性，為工程建設(shè)質(zhì)量提供可靠保障。

關(guān)鍵詞：工程建設(shè)；檔案管理；措施

隨著時代的發(fā)展，建設(shè)工程檔案管理工作也要順應(yīng)趨勢，充分認(rèn)識到建設(shè)工程檔案的重要作用和地位，使之成為工程建設(shè)、維修養(yǎng)護(hù)、改擴(kuò)建、審計稽查、處理糾紛的可靠信息和有效憑證，要把握建設(shè)工程檔案資料的內(nèi)容及特點，思考和探索建設(shè)工程檔案科學(xué)化管理的措施，更好地推進(jìn)我國建設(shè)行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

1 工程建設(shè)中檔案管理工作的作用

1.1 工程檔案是城市防災(zāi)、挽災(zāi)、減災(zāi)和戰(zhàn)爭破壞后回復(fù)重建的重要依據(jù)

建設(shè)工程檔案對防范自然災(zāi)害的破壞及破壞后的恢復(fù)建設(shè)都有著不可替代的作用，更是預(yù)防自然災(zāi)害、建設(shè)損失的重要手段之一。最近頻繁發(fā)生在建工程質(zhì)量事故，包括房屋、橋梁的突然垮塌，都給我們提出一個相同的課題：建設(shè)工程事故發(fā)生后憑什么來分析事故原因，認(rèn)定事故責(zé)任，還原建設(shè)過程？建設(shè)過程中用什么來促進(jìn)建設(shè)工程質(zhì)量？如何規(guī)范建設(shè)工程管理？怎樣保留建設(shè)的真實過程？唯一的有效途徑就是工程檔案。因此，作為建設(shè)過程直接記錄的檔案是建設(shè)工程的重要組織部分，是建設(shè)工程的技術(shù)成果。

1.2 工程檔案是工程建設(shè)過程中的真實記錄，是建

設(shè)工程質(zhì)量的直接反映建設(shè)工程質(zhì)量最初是一個生活化的概念，是一種感受性評價，是對建設(shè)工程性能、品質(zhì)和安全的綜合性表述。隨著建設(shè)工程項目廣泛實施和現(xiàn)代科學(xué)管理思潮的發(fā)展，對建設(shè)工程質(zhì)量有了嚴(yán)格的定義。即建設(shè)工程質(zhì)量是指工程滿足業(yè)主需要的，符合國家法律、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計文件及合同規(guī)定的特性綜合，包括適用性、耐久性、安全性、可靠性、經(jīng)濟(jì)性、與環(huán)境協(xié)調(diào)性六個方面。特別是隨著量化分析和精細(xì)化管理的推動，對建設(shè)工程質(zhì)量有了一系列精確的評價體系。當(dāng)人們的評價由感受性的經(jīng)驗?zāi)Ｊ缴仙揭詳?shù)據(jù)和現(xiàn)狀圖紙為依據(jù)的體系化模式時，對建設(shè)工程質(zhì)量的評價是以建設(shè)工程檔案為基礎(chǔ)，以指標(biāo)的量化統(tǒng)計分析為手段，進(jìn)行綜合測評。

1）建設(shè)工程檔案直接反映工程的建設(shè)過程。建設(shè)工程檔案作為建設(shè)工程質(zhì)量直接反映還有一層非常重要的意義，那就是在工程建設(shè)過程中，有許多工序的內(nèi)容是要被下一道工序所掩蓋的，也就是通常所說的隱蔽工程。對這一部分，在工程竣工后人們是看不到摸不著的，也難以檢測得到，人們只能根據(jù)掩蓋前的照片、錄像、圖紙以及各種現(xiàn)場記錄對這一部分工程內(nèi)容進(jìn)行評價，工程檔案在此的作用就是無可替代了。

2）建設(shè)工程檔案直接反映工程建設(shè)部門的整理實力。從現(xiàn)代管理科學(xué)的角度來看，建設(shè)工程檔案的質(zhì)量也是建設(shè)工程質(zhì)量的重要構(gòu)成部分。工程檔案質(zhì)量好，反映工程管理規(guī)范、反映工程管理人員素質(zhì)高、反映工程質(zhì)量好。這一個觀點可以從建設(shè)工程項目參評“魯班獎”“芙蓉獎”等獎項活動可以看出。凡是有意參評的項目，建設(shè)、施工各方對建設(shè)工程檔案管理都是非常重視的，重視檔案的真實性、完整性，包括施工現(xiàn)場拍照、錄像等方面都是非常重視的，對檔案的收集、編制和整理就更加認(rèn)真細(xì)致、精益求精了。

1.3 成為將來的工程施工起到借鑒的作用

工程檔案資料主要就是對施工過往中所采用技術(shù)以及措施和對相應(yīng)的反饋信息實現(xiàn)記錄，這對于之后的相應(yīng)工程能夠提供一些參考。例如，工程資料中的“竣工報告”和“施工小結(jié)”等總結(jié)的部分，會對工程相關(guān)數(shù)據(jù)信息和存在的優(yōu)缺點進(jìn)行提供等，對這些提供的檔案資料進(jìn)行學(xué)習(xí)和借鑒，可以為后續(xù)的工程提供可靠的依據(jù)以及信息，以此來將施工效率和質(zhì)量不斷提升。

2 工程建設(shè)中檔案管理工作優(yōu)化措施

2.1 堅持與時俱進(jìn)，加強領(lǐng)導(dǎo)的工程檔案管理意識

為了推動工程檔案管理工作的順利開展，領(lǐng)導(dǎo)需要加強認(rèn)識。因此，領(lǐng)導(dǎo)要提升對工程檔案管理工作的認(rèn)識，將其視為工程檔案管理效率提升的前提與基礎(chǔ)。對于領(lǐng)導(dǎo)自身，要以時代發(fā)展為前提，堅持與時俱進(jìn)，積極接受新思想與新觀念，摒棄落后的管理理念，借助先進(jìn)管理模式，發(fā)揮工程檔案管理工作的支持性作用，為整個管理工作的有序推進(jìn)奠定基礎(chǔ)與保障。可以以領(lǐng)導(dǎo)為核心，組建檔案管理小組，組織檔案管理專項學(xué)習(xí)，樹立正確的檔案管理思想，將發(fā)展作為指導(dǎo)方針，構(gòu)建更加科學(xué)與高效的檔案管理模式，建立針對性較強、切實可行的檔案管理機制，全面加工檔案管理，為整個工作的順利開展提供制度性保障。

2.2 加強建設(shè)工程檔案的數(shù)字化建設(shè)

在現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)普及的背景下，建設(shè)工程檔案管理也要加強自身的信息化、數(shù)字化建設(shè)，要建構(gòu)統(tǒng)一的工程檔案信息管理機制，整合建設(shè)工程各環(huán)節(jié)的信息，強化建設(shè)工程檔案管理人員的數(shù)字化意識，充分利用信息化技術(shù)和手段，更好地推動建設(shè)工程檔案的規(guī)范化、有序化。同時，要加大建設(shè)工程檔案數(shù)字化建設(shè)的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施投入，成立相應(yīng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫，采用有效的安全措施，促進(jìn)建設(shè)工程檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)。

2.3 增強資料編制的專業(yè)性和質(zhì)量

1）在工程檔案資料管理中，需要由經(jīng)過培訓(xùn)的專業(yè)人員進(jìn)行工程檔案資料的相關(guān)工作，這樣不但可以確保資料的真實性，還能夠?qū)σ恍I(yè)性比較強度資料可以很好的理解；2）在對資料收集當(dāng)中可以制定相應(yīng)的規(guī)范，確保資料來源可靠，以及保證資料的真實以及完整性；3）在對資料進(jìn)行編制中，需要確保編制的格式一致，對編制質(zhì)量加強重視。

2.4 注重工程檔案信息的開發(fā)與利用

要對重點工程檔案信息進(jìn)行及時、完整的收集，還要注重對工程檔案信息的開發(fā)和利用，要通過科學(xué)合理的工程檔案信息收集、整理、分類等工作，確保檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性，并將其反饋給建設(shè)工程項目技術(shù)管理人員，使之成為工程建設(shè)施工技術(shù)應(yīng)用、進(jìn)度調(diào)整的有效參考。同時，在建設(shè)工程檔案數(shù)字化建設(shè)的同時，先進(jìn)的大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用也可以成為工程檔案信息開發(fā)利用的有力支撐，充分突顯建設(shè)工程檔案的現(xiàn)實應(yīng)用價值。另外，還要及時做好建設(shè)工程檔案的傳遞和變更記錄，使建設(shè)工程檔案的增減變動及傳遞脈絡(luò)清晰，避免出現(xiàn)建設(shè)工程檔案在傳遞和變更中的丟失、損毀或失效。

2.5 打造現(xiàn)代檔案管理人才隊伍

人員要素對工程檔案管理工作質(zhì)量的影響直接而顯著，這就要求我們在進(jìn)行現(xiàn)代化工程檔案管理體系建立的過程中注重對高素質(zhì)管理人才隊伍的培養(yǎng)，既要提升的人才的專業(yè)知識能力，也要提升其職業(yè)素養(yǎng)，促進(jìn)復(fù)合型人才培養(yǎng)目標(biāo)的達(dá)成。將人才培訓(xùn)作為一項常態(tài)化工作，促進(jìn)人員素質(zhì)提升，使其適應(yīng)現(xiàn)代項目建設(shè)工作需求，提升綜合管理水平。

3 結(jié)語

隨著建設(shè)行業(yè)的飛速發(fā)展，要對建設(shè)工程檔案管理工作引起高度重視，應(yīng)結(jié)合時代發(fā)展，正視新時期工程檔案管理工作的現(xiàn)實意義，明確管理實踐中的不足與問題，全面探討行之有效的應(yīng)對策略，構(gòu)建科學(xué)的檔案管理體系與制度，加強人員教育與培訓(xùn)，加快信息化建設(shè)，切實提升工程檔案管理水平，從根本上推動建設(shè)行業(yè)的健康發(fā)展。

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