關于企業文書檔案的管理及合理利用分析

李毅楊

摘 要：在企業管理過程中，企業文書檔案的管理非常重要，企業文書檔案，是指企業在生產、經營過程中形成的文字、音像、實物以及各種形式的歷史資料記錄，對企業乃至社會有保存利用價值。企業在生產、經營活動中形成的各種載體的文書檔案，是維護企業各個歷史階段的真實面貌和工作查考利用必不可少的依據，是企業管理不可忽視的組成部分，對企業的穩定、長遠發展起到直接性的影響。然而，當前不少企業存在著輕管理重生產、輕長遠重眼前等情況，導致企業文書檔案管理工作出現諸多問題，如檔案資料收集不全、制度不健全等等。本文在分析企業文書檔案管理工作所存在問題的基礎上，提出相應的解決對策。

關鍵詞：企業文書檔案；管理；合理利用

由于企業在發展中產生的文書檔案較多，文書檔案內容也較為復雜，無形中加大企業文書檔案管理難度，對于企業文書檔案管理順利開展也有很大的影響。而且企業檔案管理人員對于文書檔案管理模式不夠了解，僅僅按照自身意愿開展企業文書檔案管理工作。長此以往必然導致企業文書檔案管理出現問題，造成企業文書檔案失去原有作用效果，對于企業綜合發展水平也有很大的影響。

1 企業文書檔案管理存在的主要問題

1.1 領導重視程度不足

現如今，幾乎每一個企業都在自身經營管理制度方面進行了不斷創新，重點關注業務工作，對于檔案管理工作認識卻有誤區，投入精力較少。在部分企業領導者看來，檔案管理工作對于企業的發展、經濟效益的增長無多大利用價值，在人力、財力、物力等方面投入不夠，認為檔案工作可有可無，很容易做，“就是將文件按一定順序整理，然后建立臺賬嘛！”檔案工作在企業職能分配上得不到重視，職業發展沒有上升空間，一定程度上影響檔案管理人員的工作積極性，從而影響了檔案工作的良性發展。

1.2 檔案管理工作的硬件設施配備不足

企業越發展，檔案數量越多，管理的難度也就越大，但有的企業卻對檔案管理的投入不多，缺乏硬件設施。有的檔案室狹小潮濕，“六防”設備不配套，甚至缺少必備的專用工具，個別單位沒有專用檔案室，這與檔案管理的規范化是格格不入的。在這方面，大企業比小企業好，老企業比新企業好，企業比民營企業好。

1.3 文書檔案管理水平不高

由于企業文書檔案涉及的內容較為復雜，在進行企業文書檔案管理時還存在一定難度。這就需要保證相關人員對企業文書檔案和檔案管理工作全面了解，按照規定的程序開展企業文書檔案管理工作。但是大多數企業中檔案管理人員對文書檔案不夠了解，在實施企業文書檔案管理時沒有采取適當的管理模式，加大企業文書檔案管理出現問題的可能。而且企業也沒有按照文書檔案內容和企業綜合發展形勢制定合理的企業文書檔案管理機制，長此以往必然導致企業文書檔案管理水平低下，難以滿足企業正常發展需求。

2 規范企業文書檔案管理的幾點思考

2.1 進一步完善文書檔案管理制度

現在大部分企業都已經有自己的公文處理辦公平臺，文書檔案管理可以借助平臺設置統一的公文流程，從公文擬稿開始規范公文格式、審核附件是否齊全，簽字手續是否完善。這樣有了統一的流程，在文書檔案形成的過程就避免了很多不必要的問題，大大提高了文書檔案質量。同時將文書檔案歸檔考核機制，納入到企業日常管理之中，對管理人員的工作態度、能力、績效進行定期評價，進而參照評價的結果，實行獎懲制度。對于工作績效突出、表現優異的人員，給予精神上或是適當的物質獎勵。而針對應付工作的人員，則視情況進行懲罰。

2.2 提高企業文書檔案管理水平

在進行企業文書檔案管理時，不僅需要規劃文書檔案管理文件，還應將文書檔案管理文件中各項規章制度落到實處。將規章條例與企業文書檔案管理實際要求相結合，在保證各項規章制度合理性的同時，為推進企業文書檔案順利開展奠定堅實基礎。對于企業發展中遺留下來的無用文書和保管期限已滿的文書檔案來說，檔案管理人員要按照文書檔案管理規定將沒有實際用處的文書檔案挑出來，按照規定程序實施銷毀處理。在降低企業文書檔案管理難度的同時，減少庫房占用、檔案保護費用等。企業文書檔案具有數量龐大和分類復雜的特點。在進行企業文書檔案管理時經常出現檔案信息遺漏問題，對于企業文書檔案的完整性也有很大的影響。基于此，相關人員應對企業文書檔案管理時可能出現的問題進行反復揣摩，同時制定合理的優化改善措施，降低企業文書檔案在管理時出現檔案遺漏問題的可能，進一步提升企業文書檔案管理質量。

2.3 提高檔案信息化建設的重視度

企業必須加快檔案信息化建設工作，在硬件設施方面，需投入大量資金，積極配置建設數字化檔案館所需的掃描儀、存儲器等硬件設施。在軟件方便，進一步完善信息化檔案系統模塊功能，充分利用多媒體信息技術實現檔案信息化建設。在管理人員方面，應加大檔案信息化建設的培訓力度，要求各級管理人員必須熟練掌握一體化數字檔案館系統，充分提升管理意識，提高信息化檔案建設的重視度。而且，在構建文書檔案信息化管理平臺后，檔案管理部門應該秉承著政務信息公開的原則，適度公開檔案信息，簡化檔案借用、查閱的手續，擴大檔案的利用范疇，充分實現信息化建設的便捷性。

2.4 加強與企業各部門的溝通配合

企業文書檔案范圍廣、載體形式多樣，除各部門下發的正式紅頭文件外，在業務工作中會產生很多內部文件材料。在很多人看來，文書檔案收集歸檔只與公司辦公室、黨委辦公室、工會、團委有關，其實不然。國家檔案局10號令，對企業管理類文件歸檔范圍做出了明確規定。因此，文書檔案的收集歸檔范圍應覆蓋企業各個部門。企業應根據企業部門職責，制定本企業的管理類文件歸檔范圍表，各部門設立兼職檔案管理人員，收集移交本部門文書檔案。企業檔案管理部門應在每年一季度之前召開有關文書檔案移交會議，對各部門檔案移交工作給予指導，確保企業文書檔案歸檔工作在制度規定時間內高質量完成。

2.5 加強文書檔案管理隊伍素質建設

工作人員應切實掌握各類現代化文書檔案管理技術，比如計算機技術、數字化技術，并且應用相關軟件、硬件設施，對檔案信息進行統計分析，以提高資源利用率。部門在配置信息化系統及數字化設施后，應該組織文書檔案管理人員進行集訓，讓其掌握文書檔案管理的信息技術，在工作時，嚴格按照工作要求，將檔案信息錄入到電子信息平臺上。而且，在信息化文書檔案管理體系中，工作人員必須樹立現代化、網絡化的安全防范意識，提升自己的責任心，保持高度警惕，盡量消除工作中可能引起電子檔案信息泄露的失誤，嚴格按照檔案安全管理方案開展日常工作，貫徹落實文書檔案管理的高度保密性原則，維護檔案擁有著的隱私。無論是檔案管理者，還是工作人員需要給予高度的重視，做好檔案管理工作，強化檔案管理工作的責任感、使命感等。

3 結語

總而言之，衡量企業管理水平高低的重要標準之一，就是文書檔案管理工作水平的高低。為了實現企業的可持續發展，就一定要認真對當前文書檔案管理存在的問題進行認真分析，從而找出應對策略，如此才能夠更好地為企業管理奠定良好基礎，更好地彰顯企業良好的管理水平。

參考文獻

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