淺析基層事業單位人事檔案管理

劉赫然

摘 要：為了進一步提高基層事業單位檔案管理能力，需要相關研究人員充分深入管理實際，不斷總結更加有效的工作經驗，從而才能進一步提高事業單位人事檔案管理水平。本文通過進一步分析，明確了如何有效開展事業單位人事檔案管理，結合實踐進一步提高工作認識，作為相關工作人員更要提高自我專業素養，從而才能促使事業單位健康發展。

關鍵詞：基層；事業單位；人事檔案管理

隨著事業單位人事管理工作的進一步開展，在新時期，為保證人事管理工作質量，需要重視人事檔案管理工作的重要性，相關檔案管理人員，要積極提高工作效率，從而不斷促使基層事業單位人事檔案管理工作能夠發揮最大利用價值。

1 加強檔案內容建設，提升檔案利用價值

基層事業單位傳統的人事檔案內容單一，缺乏個性化，難以對其加以有效利用。因此，在事業單位人事檔案管理工作中，擺在檔案管理人員面前的一個重要課題就是如何使人事檔案的內容更加充實，更能體現個人的個性化特點，從而提高人事檔案的利用價值。在基層事業單位的人事檔案管理工作中，可以在不違反檔案管理規定的基礎上，增加能夠反映個人個性化特色，如政治素養、道德品質、性格特點、健康狀況、專業能力等方面的內容。例如可以在檔案中增加權威人才測評機構出具的測評報告。在對檔案材料進行歸檔時，不僅要對單位內部的材料進行收集，還要對個人在社會上的活動表現材料進行收集，以充實檔案內容。隨著當前社會信用體系的不斷完善，個人征信記錄在日常生活中的重要作用逐漸凸顯。如果能夠及時采集到個人信用信息，將其記錄到個人人事檔案中，使人事檔案與信用信息的有機結合，就可以更加全面地反映個人的道德品質，提升個人人事檔案的利用價值。

2 加強技能培訓，鍛煉培養專業人才

隨著科技的不斷發展，人事檔案信息化管理成為檔案管理發展的必然趨勢。因此，一名合格的事業單位檔案管理人才必須具備相應的信息化管理技能。檔案管理人員的素質高低，決定了單位人事檔案管理的信息化水平。一名高素質的檔案管理人員所扮演的角色要完成在信息管理員、信息發布員以及管理負責人之間的轉換，要系統地進行計算機應用能力、信息化數字化管理手段等方面的技能學習。檔案管理人員的培訓包括業務技能培訓和信息技術培訓。一名合格的檔案管理人員不僅要熟練掌握檔案學的基礎知識，還要熟悉不同檔案類型的管理原則，同時要明確單位所采用的檔案分類方法和分類規律。這就要求檔案管理人員必須經過專業的檔案管理基礎理論知識的學習以及檔案管理基本業務技能的培訓。同時，檔案管理人員還要進行信息技術的學習。培訓的內容包括常用的檔案管理軟件的操作方法、互聯網應用的相關知識、信息化數據采集的方法等。通過專業系統的培訓，檔案管理人員能夠在掌握檔案管理相關信息技術的同時，熟練運用檔案管理軟件的各種功能，充分發揮信息化技術在檔案管理中的重要作用，使單位的信息化人事檔案管理系統安全平穩高效地運行。通過加強對檔案管理人才的技能培訓，為單位培養出一批高素質的檔案管理人才，在圓滿完成單位檔案管理工作的同時，積極探索人事檔案管理信息化發展。

3 加強檔案收集，全面建立資料收集網絡

在事業單位的檔案管理中，有些單位隨著人員更迭和機構的改革，加之檔案管理工作不到位，常常存在檔案材料丟失等問題，為了使事業單位人事檔案更加完善，必須要加強檔案的收集整理與審核篩查工作，對于人事檔案中的個人材料、轉接手續、審核文件、鑒定意見等重要的檔案內容和環節必須要進行嚴格的審查。事業單位人事檔案管理人員要集中一段時間，在將普通材料和特殊材料的收集相結合的基礎上，對同一節點、同一類別的檔案資料進行補充收集。普通收集是指人員的考核、鑒定、任免等相關材料，以及人員的履歷表、考評表、調度表等資料，這些都是可以反映出個人的品德、技能、業績等信息。特殊收集包括干部審查記錄、表彰材料、懲處材料、政策落實等材料，這些資料通常不列入檔案管理范疇。在經過專業的鑒別后，可以對此類材料進行不同方式的處理。在建立資料收集網絡時，對于不納入檔案管理的材料要進行統一處理，要填寫材料清單，并報請相關領導審批，之后在有專人監督的情況下，對這些材料集中銷毀處理。資料收集網絡的建立工作要在建立檔案、清收檔案、完善材料、清收材料、辦理手續等一系列工作中逐步推進，從而建立起全面的資料信息收集網絡，強化事業單位檔案的收集能力。

4 創新管理機制，提高檔案管理工作效率

事業單位檔案管理工作要隨著時代的發展和技術的進步不斷更新觀念，創新管理手段，進而不斷提升管理水平。事業單位人事檔案管理部門要加強對檔案管理人員進行現代檔案管理知識的培訓，提高信息化技術在檔案管理工作中的使用率。可以通過引進先進的人事檔案管理計算機軟件，運用信息技術建立數字檔案和多媒體檔案，建立集動態收集、信息反饋、跟蹤查詢于一體的人事檔案信息管理系統，實現對人事檔案的科學有效管理，提升檔案管理的效率和水平。同時，要建立人才激勵機制，激勵人事檔案管理人員在管理工作中，積極探索，善于發現問題解決問題，不斷在工作方式、工作制度、技術手段等方面進行創新與改進，提升檔案管理工作的科學性。

5 健全制度，規范檔案管理

事業單位人事檔案管理工作的有序開展離不開的規范化的檔案管理制度。為此，事業單位人事檔案管理部門要不斷規范單位的檔案管理工作，提高檔案管理的科學性。一方面，要建立完善的檔案管理制度，要嚴格落實《干部檔案工作條例》的要求，在管理制度中明確人事檔案管理工作職責以及人事檔案管理人員職責，詳細規定人事檔案的采集、歸檔、整理、保管、借閱、保密、轉遞、銷毀等內容和相關程序。只有建立完善的檔案管理制度，才能使檔案管理工作有章可循，提升檔案管理工作的效率，提高檔案管理工作的水平。另一方面，要規范檔案內容的收集工作，使人事檔案信息更加完善。隨著我國政治經濟體制改革的深化以及人事制度的不斷變革，事業單位人員的聘用合同、錄用材料、解聘材料、考核材料、學歷信息、獎懲材料、培訓證明、鑒定意見、職務晉升材料等各類檔案材料十分豐富，這就提高了對人事檔案材料收集的難度。在檔案材料收集工作中，要時刻遵循“真實、全面、準確”的基本原則，進一步規范收集行為。對各類能夠反映事業單位人員表現的材料要做到及時收集，以完善檔案內容。

6 結束語

總之，人事檔案的管理工作是事業單位管理部門的一項重要環節，人事檔案的管理效率能夠在很大程度上影響到單位職工的調動和評價，因此，事業單位必須要將人事檔案管理工作重視起來，處理好各項檔案可能面臨的問題，各基層單位要根據實際情況不斷改善自身管理制度，人事檔案管理部門要積極探索，為單位做好服務工作。

參考文獻

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