加強“三重一大”檔案管理，為企業合規發展保駕護航

朱卉

摘 要：為深化企業改革，建立健全現代企業制度，保障中央企業持續健康發展，2010年6月由中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《關于進一步推進國有企業貫徹落實“三重一大”決策制度的意見》，2018年11月由國務院國有資產監督管理委員會印發了《中央企業合規管理指引（試行）》（國資發法規〔2018〕106號文），指引中明確了落實“三重一大”制度是企業合規管理的重要環節，為構建適應現代企業制度的檔案工作，更好地為企業合規發展保駕護航，加強“三重一大”檔案管理就顯得尤為重要，現結合工作實際，談談具體的認識和做法。

關鍵詞：三重一大”；檔案管理

1 加強組織領導，完善工作機制

“三重一大”檔案主要是指企業在重大事項決策、重要干部任免、重要項目安排、大額資金的使用等管理工作中，形成的具有保存和查考價值的歷史記錄。它既反映了企業在貫徹落實中央精神、切實加強反腐倡廉建設方面的工作情況，也反映了企業領導人員廉潔從業、規范決策行為、提高決策水平、防范決策風險等方面的工作情況。因此，“三重一大”檔案是企業檔案工作的重要組成部分，一要加強組織領導，將依法制檔的理念與企業合規管理文化相結合， 加大宣傳力度，讓各級領導充分了解并高度重視加強“三重一大”檔案管理的必要性和重要性；二要完善“三重一大”檔案工作機制，緊抓關鍵環節，建立責任體系，優化工作流程，推動檔案管理工作有效落實。

2 加強規范管理，健全歸檔體系

企業方方面面的工作都會形成“三重一大”檔案，其涉及面很廣，通過建立健全標準化歸檔體系，可有效提高歸檔的準確率和完整率，更好地發揮其憑證作用。企業檔案管理人員要做好以下四個方面的工作，一要根據公司“三重一大”制度明確的主要內容和決策程序、重要會議（公司黨委會、董事會、監事會、總經理辦公會、專題會等）的記錄和紀要、監督檢查報告等材料，定期梳理出“三重一大”事項和線索；二要依據“三重一大”事項和線索，與相關單位和部門進行溝通確認，爭取各級領導的重視，落實歸檔責任人，并做好對相關責任人的歸檔指導和宣傳教育工作；三要對“三重一大”事項從形成到結束的全過程檔案，做好跨年度、跨門類材料的持續歸檔工作；四要從制度建設、決策執行、監督檢查等三個方面明確歸檔范圍和要求，并嚴把歸檔材料質量檢查關，確保歸檔材料的真實性和完整性，主要歸檔范圍如下：

2.1 制度建設方面

1）“三重一大”決策制度和權限清單、實施辦法和細則、任務和責任分工、決策后評估制度和糾錯機制、監督管理制度和責任追究辦法等材料；

2）“三重一大”決策制度和權限清單、實施辦法和細則、任務和責任分工、決策后評估制度和糾錯機制、監督管理制度和責任追究辦法等相關材料修訂完善后形成的材料。

2.2 決策執行方面

1）“三重一大”事項決策前按規定進行的相應醞釀、討論、論證、調研（可研）和方案比較等材料；

2）“三重一大”事項決策過程和結果的記錄和紀要，以及相關決策材料；

3）“三重一大”事項按決策結果執行過程中形成的材料；

4）“三重一大”事項決策后評估及糾錯的材料。

2.3 監督檢查方面

1）“三重一大”制度執行監督檢查工作底稿和報告、整改方案和落實情況、總結評估、經驗交流等材料；

2）“三重一大”制度執行監督檢查結果落實責任追究的材料。

3 加強創新管理，運用信息手段

一個“三重一大”事項從決策到執行結束時間可能會跨越多個年度，檔案也涉及了文書檔案、科技檔案、會計檔案等多個門類，因此“三重一大”檔案具有時間跨度長、檔案門類多等特點。但隨著辦公自動化文檔一體化管理的推進，檔案實體不再立卷，以件為單位進行整理，按文件形成先后順序排列裝盒上架保管，這就使得“三重一大”檔案存在實體管理較為分散、借閱查找難度較大等問題，通過運用信息化管理手段，可有效解決這些問題，對“三重一大”全過程電子檔案，按照檔案有機關聯、成套性的原則，實行虛擬分類分卷管理，為企業提供更好、更快的檔案服務。虛擬分類分卷管理的具體方法步驟如下：

1）第一步：將檔案按照制度建設、決策執行、監督檢查分為三大類別；

2）第二步：將制度建設和監督檢查兩類檔案按相關性和時間順序排列立卷；決策執行類檔案按一事一卷，將每個事項從形成到結束的全過程檔案按相關性和時間順序進行排列；

3）第三步：將分類分卷的檔案編制虛擬類號、卷號和件號，對涉及多個事項的檔案可編制多個虛擬類號、卷號和件號；

4）第四步：將實體檔案的歸檔號與電子檔案的存址號相對應關聯起來。

4 加強效能管理，提供服務水平

“三重一大”檔案的利用服務工作是檔案管理的顯性作用體現，要從全局角度，加強效能管理，通過編制年度“三重一大”項目表、制度優化完善要點等多種形式，為企業各類查檔需求提供高效、優質的服務。同時，“三重一大”檔案涉及企業重大事項，利用服務工作也要注重保密管理，要按照保密管理相關規定，對涉密檔案進行密級標注，并設置相應的查閱權限。

總之，加強對“三重一大”檔案的科學規范管理，既有利于提高企業檔案管理工作水平，也有利于企業完善法人治理結構，更好地為企業合規發展保駕護航。