借助檔案評估，實現企業檔案規范化管理

朱纓

企業檔案作為企業的無形資產，在企業的今后的發展過程中都發揮著尤為重要的作用。筆者對國有企業的檔案管理做了一些調查，發現存在著共性的問題，如領導不重視，檔案意識欠缺，專業水平較落后等諸如此類，如何能系統地解決，筆者認為通過開展企業檔案工作評估，以此作為提高檔案工作整體水平的強制性手段，達到檔案管理的最終目的。

企業檔案工作評估是由企業提出申請，檔案局依據《天津市企業檔案工作評估標準》按照評估程序對企業貫徹落實《企業檔案工作規范》情況進行評估，頒發等級證書的活動。

企業可先根據標準進行自檢，筆者以所在光電公司為例，認為應重點在以下幾方面：

1 合理設置機構，細化基層制度，明確職責

1）建立合理的檔案組織機構，整合資源，利于檔案開發利用。光電公司目前檔案工作屬于分散管理，各職能部門管理對口的檔案。檔案信息資源分散，無法統一調用，比如一項資質的申請，需要公司整體情況，包括科研、生產、管理，從簽訂合同到技術、工藝、材料、設備、驗收以及批文等，這就需要市場部門、技術部門、物資、財務、質量、辦公室等等多個部門配合，從幾個檔案室調取信息，必然增加管理環節，影響工作效率。就光電公司來說，將各檔案室從組織結構上統一起來，成立綜合檔案室，職能上統一領導，便于統籌管理。整合資源，編制統一的檔案目錄，建立全宗卷。形式上分級管理，各檔案室原職能保持不變，定期匯總數據、工作中發現的問題，共性問題由主管領導統一協調解決，有利于企業檔案工作的統一規劃和全面建設。

2）在現有制度下，完善監督檢查和基層管理制度。明確檔案管理的職責。首先是領導職責：指導修訂業務檔案管理制度，為檔案管理制訂大政方針，并將檔案管理工作列入企業規劃和年度總結計劃中；監督檢查檔案工作情況，對檔案工作給予人、財、物的支持。其次是部門職責，將檔案部門對文管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的形成處理、歸檔管理到查閱利用各個環節能夠在檔案部門的統一監督指導下進行；再次是業務人員職責。

2 重視收集整理環節，保證檔案的完整和規范

企業檔案業務管理工作主要包括對企業文件工作的協助、監督與指導、企業檔案的收集、整理、鑒定、檢索、編研、提供服務和統計等八個方面。

2.1 強化收集環節

新的《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2000）主張“強化收集”。企業檔案管理重心要與企業經營形態相適應，光電公司作為集研發生產和服務一體的綜合型企業，其檔案管理范圍廣，信息量大，類別多，要提高檔案業務管理水平，收集工作是重點，這是開展一切檔案管理工作的起點。收集檔案的質量，直接影響到檔案業務工作其他環節的工作質量，是檔案部門與外界發生聯系的重要環節之一。收集的材料必須是辦理完畢的原始材料，要求完整齊全、真實。要求檔案人員不辭辛苦，主動參與到企業各項活動中去，及時跟蹤和指導，高效地收集檔案。

光電公司檔案分文書、科技、人事、財務檔案，收集過程有著共同點，也各有側重點。

共同點：

1）收集范圍要科學。收集文件要規范。檔案形成的第一階段就是文書處理的文件資料，文書處理工作與檔案工作是兩個不同階段，文書處理是否規范，直接影響檔案管理的有效性和準確性。總體來說，各類檔案如文書、科技、人事、財務都有各自的標準，但形成流程基本相同。從擬制文件（技術資料）格式，包括文種、文號進行規范，其次必須是領導簽發以及準確成文時間，以最終稿為準，確保文件真實有效，上級下發文件必須完成批閱辦理程序，形成傳遞閉環。再次收集文件必須完整，如有請求必有批復，有會議必有決議，有計劃必有總結，有立項必有驗收，有獎勵必有懲處，有轉出必有接收，有解除必有簽約，有指示意見必要辦理結果等，對某一事件從始至終形成的記錄均要收集。

2）移交手續要完備。文件齊套后要形成目錄，各相關部門領導簽字，主管領導批示存檔，移交檔案室，交接雙方簽字確認。以備日后考證。

不同點：（以文書檔案與科技檔案為例）

首先，內容與產生領域不同，文書檔案是從人們認識社會和管理社會的活動領域中產生，記述和反映人們管理社會活動，包括行政管理和企業管理等。科技檔案是從人們認識自然和發行自然的活動領域產生，記述反映的是人們進行自然科學研究和生產建設的活動。對企業來說，科技檔案內容更豐富更全面，具有保存利用價值的科技文件應歸入科技檔案；

記述和反映企業管理活動的原始記錄文件、圖表、聲像等不同載體方式的材料應歸為文書檔案。一個事項產生的文件資料，按內容可分兩種形式歸檔，比如某一重大項目，立項初期的申報審批文件可歸為文書檔案，之后的實施以至驗收等技術文件歸科技檔案，也可原件均歸入科技檔案，項目初期審批的復印件歸入文書檔案并注明原件歸屬。

其次，收集對象不同，文書檔案一般來說是管理人員，各部室的文書，容易采取行政手段干預收集。而科技檔案面對的是技術人員，內容也是專業技術性強，技術人員的知識保護意識使得收集有難度，但同時其素質較高，講規則，重成果，將其技術成果進行宣傳，使其感受到檔案帶來了成就感，也就能理解歸檔制度，從而積極配合檔案的收集。

2.2 規范整理單位

一是每件檔案封面明確標識檔案件號、歸屬、年代、頁數等基本信息，使其區別于其他文件；二是做好借閱記錄，及時跟蹤檔案去向；三是不斷宣傳新整理規則的意義，取得理解支持，加強檔案意識，四是有具體的懲罰措施。同樣這種方式也維護了檔案的保密和安全，查閱人員只能看到所查閱內容，隔離了無關信息，限制了部分信息的擴散。

3 建立全宗卷，便于檔案開發利用

全宗卷是檔案館（室）在管理某一全宗過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的有關文件材料組成的專門案卷。包括檔案收集，檔案整理，檔案鑒定，檔案保管，檔案統計，檔案利用，檔案管理新技術的應用。

建立全宗卷有助于在檔案人員變動情況下，縮短熟悉檔案的時間，提高工作效率。對提高檔案管理水平具有重要的意義。

光電公司檔案現狀而言，急需建立全宗卷。60多年的檔案，其內容、類別眾多，但全宗卷是空白，企業歷經改制轉型，人員幾經更替，要想全面了解公司發展歷程，提取其中信息，只能靠通過老職工或是當事人的回憶提供線索，再查找相應的檔案。這樣明顯阻礙了檔案的挖掘利用。

1）根據企業情況，建立全宗卷：

首先，成立臨時小組，確定領導者和成員。從幾十年的案卷中匯總目錄、中篩查鑒定信息，其工作量巨大。必須保證充分時間和精力，領導把關，保證質量。

二是，掌握標準，參照要求列出需準備的內容。

三是，按照以上內容分類組卷。每卷內容根據產生的時間先后順序，參照檔案整理規則，將每份材料按件裝訂，逐件編寫頁號，并在每件右上角加蓋歸檔章，標明年代、件號和類別（全宗卷），編制卷內目錄，填寫備考表。

四是，編制全宗卷文件目錄，單獨立卷。

最后，卷盒面、脊要著明全宗號、全宗名稱（單位全稱）、類別和編制日期，按順序編號。

全宗卷實際上是管理檔案工作中形成的檔案，是隨全宗管理的延續而逐漸增加的，需要不斷積累和補充。把全宗管理中產生的文件材料，先歸入預設的卷夾內，文件材料積累到一定數量時，及時進行整理組卷。

全宗卷是檔案館（室）檔案管理工作中不可缺少的一種工具，它對提高檔案館（室）的管理水平具有重要的意義。

參考文獻

[1]國家檔案局，中華人民共和國檔案行業標準DT/T42—2009，企業檔案工作規范[S].北京：中國標準出版社，2010-01-01.

[2]劉玉紅，企業檔案管理的制度建設[J].黑龍江史志，2012（8）.