信息化條件下如何改進檔案管理工作的思考

羅琳

摘 要：隨著信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，檔案管理工作開始重視科學(xué)技術(shù)的融入，主張適當(dāng)?shù)膶⑿畔⒓夹g(shù)運用至檔案管理細節(jié)中，穩(wěn)步的提升檔案管理的效率，促使相應(yīng)的工作模式得以改善。本文重點分析的就是信息化條件下檔案管理工作改進的具體方式，結(jié)合著信息化技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，探索其對于檔案管理工作產(chǎn)生的積極影響。

關(guān)鍵詞：信息化技術(shù)；檔案管理；工作模式

在信息化時代的影響之下，傳統(tǒng)的檔案管理工作時效性無法滿足實際的需求，因此電子檔案開始受到了廣泛的關(guān)注，尤其是科學(xué)的技術(shù)開始被合理的運用起來，這樣的趨勢使得檔案管理工作面臨著更為嚴苛的要求[1]。面對新機遇的出現(xiàn)，檔案管理部門應(yīng)該積極的轉(zhuǎn)變思路，真正的認識到信息化時代的正面影響。在信息化技術(shù)被普及以后，檔案管理將不會運用傳統(tǒng)的管理模式，取而代之的是更為科學(xué)的管理手段，相應(yīng)的工作效率也得到了穩(wěn)步的提升。

1 將傳統(tǒng)管理模式加以轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)信息化管理方案

在國企中，檔案管理工作的重要性可想而知，其對于其他工作的開展起到關(guān)鍵的影響，若是因工作的效率達不到既定的標準，將會影響到相關(guān)事務(wù)的開展。因此應(yīng)該積極的打破傳統(tǒng)的管理模式，改變以往手工操作為主的檔案管理方案，借助于新型的信息技術(shù)手段，提升國企單位的檔案管理工作時效性[2]。面對現(xiàn)代管理技術(shù)的蓬勃發(fā)展，檔案管理環(huán)境得到了有效的改善，以計算機和多媒體為媒介的新型檔案管理工作開始穩(wěn)步的展開。現(xiàn)階段的檔案管理重點是將數(shù)字化管理工作需求視為工作的動力，通過將實體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔①Y源管理，完成對相關(guān)信息的合理加工，通過適當(dāng)?shù)倪\用現(xiàn)代技術(shù)手段，實現(xiàn)對相關(guān)資源的重復(fù)利用，當(dāng)資源被信息化之后，從而獲取更大的利用價值，滿足社會效益的追求，使得企業(yè)的發(fā)展更為迅速。

2 構(gòu)建相對完善的信息系統(tǒng)，合理的運用電子檔案

積極的落實檔案信息化的工作，應(yīng)該借助于計算機系統(tǒng)及時的完成文件檔案的管理，相關(guān)的部門應(yīng)該合理的運用計算機等技術(shù)媒介，逐步的優(yōu)化工作的基本流程，迎合現(xiàn)階段檔案信息管理的基本需求。依照文件處理的基本流程，合理的設(shè)計出相應(yīng)的軟件功能，通過在系統(tǒng)之中設(shè)立完善的內(nèi)部監(jiān)控制度，促使檔案信息更加的安全可靠[3]。電子檔案相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來說更適合保管，需要重視對其合理的保護，維護其在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的安全穩(wěn)定。電子檔案涉及到的領(lǐng)域逐漸的擴大，數(shù)量呈現(xiàn)出爆炸式的增長，計算機病毒以及黑客攻擊等應(yīng)該重點關(guān)注，采取適當(dāng)?shù)拇胧⑾鄳?yīng)的威脅加以遏制。此外，還應(yīng)該重視電子檔案的完整性，在日常的工作中，電子文件在創(chuàng)建之初到歸檔都需要借助于相應(yīng)的系統(tǒng)間接銜接，因此若是無法保證相關(guān)信息的完整性，將不利于后續(xù)的使用，需要正視相關(guān)的問題，落實科學(xué)的應(yīng)對方案。電子檔案本身具有法律效力問題，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案所呈現(xiàn)的法律效力往往是借助于相應(yīng)的載體加以確定，電子檔案因為不具備較為固定的載體，所以在確定具體的法律認定條文時存有較大的難度，以至于光盤和磁帶等載體的電子檔案難以被法律予以認定。

3 注重檔案工作人員素質(zhì)的提高，落實科學(xué)化管理模式

面對現(xiàn)代技術(shù)的蓬勃發(fā)展，現(xiàn)代化的設(shè)備被合理的運用至多種多樣的工作中，這讓傳統(tǒng)的工作模式被打破，實現(xiàn)了較為合理的管理目標，促使相關(guān)的工作效率穩(wěn)步提升的過程中，使得現(xiàn)代化設(shè)備的運用價值充分的體現(xiàn)出來。現(xiàn)代化設(shè)備必須要經(jīng)過專業(yè)人員的操作，只有這樣才能保證相關(guān)的細節(jié)之處落實到位，若是專業(yè)人員掌握的知識不嚴謹，將無法推動現(xiàn)代化設(shè)備的合理運行[4]。檔案管理者應(yīng)該具備豐富的知識，特別是掌握現(xiàn)代化的知識，這對于他們來說屬于必備的素養(yǎng)，只有其掌握了先進的知識，運用得當(dāng)?shù)拇胧拍芨玫臉?gòu)建起高素質(zhì)的檔案管理團隊。結(jié)合現(xiàn)階段的檔案管理工作發(fā)展現(xiàn)狀，因信息時代的影響，傳統(tǒng)檔案管理模式顯然無法適應(yīng)當(dāng)今社會的需求，尤其是對于國企單位來說，傳統(tǒng)的檔案管理模式效率低下，難以滿足高效性工作的需求，需要相關(guān)的檔案管理者積極的重視新時代的轉(zhuǎn)變，運用科學(xué)化的方式方法，適當(dāng)?shù)膬?yōu)化檔案管理信息化模式，倡導(dǎo)相關(guān)的工作人員積極的接受培訓(xùn)與指導(dǎo)，實現(xiàn)合理化的檔案管理服務(wù)，促使檔案管理的效率更高，管理的成果更加優(yōu)質(zhì)。作為檔案管理工作的領(lǐng)頭人，需要運用空閑的時間不斷的充實自己，通過積極的學(xué)習(xí)先進的知識，使得管理能力穩(wěn)步的提升，在逐步更新思想觀念的基礎(chǔ)上，合理的落實科學(xué)化的管理，保證將相關(guān)的工作目標加以實現(xiàn)。

4 注重人員素質(zhì)的提升，提高檔案管理的安全化

在信息化技術(shù)飛速發(fā)展的今天，檔案管理工作人員的素質(zhì)受到廣泛的關(guān)注，怎樣提升其基本的素質(zhì)是階段備受重視的問題[5]。身為信息時代的檔案管理工作者，需要穩(wěn)步的提升信息安全素質(zhì)，積極的在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中承擔(dān)起相應(yīng)的職責(zé)，重視管理電子文件信息安全的意識及能力的提高。檔案信息的安全屬于現(xiàn)代社會備受關(guān)注的問題，其屬于檔案管理工作的生命線，相關(guān)工作人員應(yīng)該承擔(dān)起基本的職責(zé)，努力的提升自身的素養(yǎng)，對檔案信息予以保護，通過對檔案管理學(xué)理論知識加以鞏固，確保檔案信息安全管理體系趨向于完善，穩(wěn)步的推動檔案信息化建設(shè)井然有序的發(fā)展。面對信息化的時代，很多的領(lǐng)域開始逐步的拓寬，多種新型載體的檔案層出不窮，這也讓傳統(tǒng)的檔案管理工作面臨著極大的挑戰(zhàn)，檔案管理者素質(zhì)應(yīng)該穩(wěn)定在一定的水平，積極的落實基礎(chǔ)性的工作，著眼于未來，完善相應(yīng)的服務(wù)管理體系，促使檔案管理綜合功能充分的體現(xiàn)，給社會發(fā)展提供可靠的幫助，讓經(jīng)濟的發(fā)展獲取更科學(xué)的支持。

5 確立檔案信息化建設(shè)目標，提升檔案管理及服務(wù)水平

在推動信息化發(fā)展的過程中，需要以建立良好信息基礎(chǔ)設(shè)施為根本，保證信息能夠合理的利用起來，這屬于檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵目標[6]。檔案信息化建設(shè)的初衷就是確保檔案信息被科學(xué)的利用，促使檔案信息資源的價值充分的體現(xiàn)，滿足需求者的實際需要。在信息化技術(shù)水平穩(wěn)步提升的過程中，需要及時的關(guān)注周整與規(guī)劃。實現(xiàn)檔案管理信息化應(yīng)該結(jié)合未來的發(fā)展趨勢，處理多種多樣的問題，同時適當(dāng)?shù)囊?guī)范多方的關(guān)系。

6 結(jié)語

本次研究重點分析了信息化條件下檔案管理工作轉(zhuǎn)變相關(guān)模式的思路，為了更好的迎合新時代的發(fā)展需求，需要積極的運用合理化的手段，確保信息化檔案管理建設(shè)更加穩(wěn)步的開展。在國企的發(fā)展進程中，檔案管理工作的落實意義重大，其關(guān)系到企業(yè)發(fā)展之初到發(fā)展現(xiàn)階段的全過程，需要分析現(xiàn)階段的時代背景，運用科學(xué)化的手段，確定更為合理的檔案事業(yè)發(fā)展方向，堅守著最基本的使命，保證相關(guān)的工作指標逐步的實現(xiàn)。希望通過本文的概述，明確信息化背景下檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)變途徑，探索出更為長遠的發(fā)展軌跡，促使檔案管理工作的效率實現(xiàn)更為長遠的進步。

參考文獻

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