開發(fā)區(qū)管委會檔案規(guī)范化管理探討

文曉亮

摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展及城市化建設(shè)的進(jìn)步，現(xiàn)階段開發(fā)區(qū)建設(shè)項(xiàng)目越來越多，吸引著大規(guī)模的招商項(xiàng)目，在管理過程中檔案的數(shù)量顯著增長。開發(fā)區(qū)招商項(xiàng)目的檔案主要包括開發(fā)區(qū)投資者投資行為及經(jīng)濟(jì)資源建設(shè)等內(nèi)容，占據(jù)著開發(fā)區(qū)招商引資檔案的主體地位。如今，開發(fā)區(qū)管委會如何針對這類招商項(xiàng)目的檔案進(jìn)行管理成為了較為突出及受到重視的問題，規(guī)范化的檔案管理不僅能提高檔案的管理利用效率，還能整合檔案信息，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。為了分析開發(fā)區(qū)管委會檔案規(guī)范化管理的措施，筆者針對開發(fā)區(qū)管委會檔案的主要內(nèi)容進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：開發(fā)區(qū)；管委會檔案；規(guī)范化管理

在開發(fā)區(qū)管委會實(shí)施規(guī)范化的檔案管理手段主要是指在檔案管理過程中加大檔案管理力度，結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題實(shí)施多元化、科學(xué)及針對性的管理途徑及措施，提高檔案管理的有效性及實(shí)效性，為開發(fā)區(qū)居民提供更加便利的服務(wù)，促進(jìn)民生建設(shè)，保證開發(fā)區(qū)建設(shè)項(xiàng)目的順利進(jìn)行及發(fā)展。

1 開發(fā)區(qū)管委會檔案的主要內(nèi)容

第一是政府機(jī)構(gòu)服務(wù)產(chǎn)生的檔案：開發(fā)區(qū)的建設(shè)主要是由建區(qū)到建城的過程，在開發(fā)區(qū)建設(shè)的初始階段所有的政府服務(wù)部門均屬于開發(fā)區(qū)的管委會內(nèi)部部門進(jìn)行管理及承擔(dān)，開發(fā)區(qū)的管委會屬于政府的派出機(jī)構(gòu)，具有對開發(fā)區(qū)的規(guī)劃、協(xié)調(diào)、服務(wù)及監(jiān)督等責(zé)任及職能，從開發(fā)區(qū)建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃至建設(shè)項(xiàng)目投資的審核、從對開發(fā)區(qū)內(nèi)企業(yè)員工的福利保護(hù)到開發(fā)區(qū)的政治安全等均存在一定的責(zé)任[1]。在開發(fā)區(qū)資源配置的控制及使用中能充分利用政府的權(quán)威性進(jìn)行管理，保護(hù)好開發(fā)區(qū)的生態(tài)環(huán)境及基礎(chǔ)生活設(shè)施，將開發(fā)區(qū)項(xiàng)目建設(shè)過程中發(fā)生的沖突事件協(xié)調(diào)解決好，管理好這部分的檔案。市政基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)過程中及土地開發(fā)形成的檔案：首先創(chuàng)造良好的投資環(huán)境屬于政府行為，一般由開發(fā)區(qū)管理機(jī)構(gòu)的開發(fā)公司管理，并將這些檔案納入管委會的整體檔案中去。最后是開發(fā)區(qū)管理生成的檔案：開發(fā)區(qū)相對于其它行政區(qū)域來說具有一定的特殊性，在開發(fā)區(qū)管理過程中實(shí)施的是靈活多樣及高效的管理模式，開發(fā)區(qū)內(nèi)納入了大量的外資企業(yè)，這些外資企業(yè)要求較高的生態(tài)環(huán)境、基礎(chǔ)設(shè)置、人力資源服務(wù)等方面的質(zhì)量，開發(fā)區(qū)政府作為管理主體也應(yīng)提升自身的管理水平，在開發(fā)區(qū)政府管理過程中管委會作為政府的派出結(jié)構(gòu)，與一般行政機(jī)構(gòu)組建模式存在較大差異，主要是結(jié)合政府實(shí)際情況及開發(fā)區(qū)的管理需求創(chuàng)設(shè)

的[2]，精簡了管理過程中繁瑣的管理流程，提高了開發(fā)區(qū)管委會檔案管理的有效性。

2 開發(fā)區(qū)管委會檔案規(guī)范化管理的措施

2.1 針對開發(fā)區(qū)各類檔案進(jìn)行歸類的規(guī)范管理，提高管理的有效性

開發(fā)區(qū)管委會在對開發(fā)區(qū)各類檔案進(jìn)行管理的過程中應(yīng)建立檔案管理體系，針對檔案管理過程中的實(shí)際情況開展科學(xué)及針對性的管理方式，建立檔案管理的分類標(biāo)準(zhǔn)及大綱，將建立起來的管理大綱作為檔案管理的主要結(jié)構(gòu)及框架，結(jié)合實(shí)際檔案管理結(jié)構(gòu)及內(nèi)容采用科學(xué)合理的方式整理及分類檔案，針對開發(fā)區(qū)的檔案進(jìn)行全面收集后結(jié)合不同類型檔案的特點(diǎn)進(jìn)行分類管理，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化的檔案管理，使得檔案管理能夠達(dá)到省級標(biāo)準(zhǔn)及要求，促進(jìn)開發(fā)區(qū)管委會檔案管理水平的提高[3]。

2.2 開發(fā)區(qū)管委會檔案規(guī)范化管理的設(shè)計(jì)方式

開發(fā)區(qū)檔案管理設(shè)計(jì)過程中應(yīng)明確檔案是由各個文件組成的，檔案管理具有連續(xù)性及整體性的特點(diǎn)，開發(fā)區(qū)管委會管理人員在設(shè)計(jì)管理方案的過程中應(yīng)結(jié)合管理特點(diǎn)選擇相適應(yīng)及科學(xué)的管理手段，提高檔案管理的科學(xué)性及有效性。每個檔案文件從生成階段、上交上級部門批復(fù)自己斷、立卷階段、成為歷史憑證階段等階段后成為一套完整的檔案，一般分為以文件為主體、管理機(jī)構(gòu)發(fā)揮自身職能的主體文件管理，另一種是多個部門及機(jī)構(gòu)一起合作參與與管理共同完成社會活動的客體文件管理。

2.3 多元化、規(guī)范化管理方式在開發(fā)區(qū)管委會實(shí)踐管理中的應(yīng)用

開發(fā)區(qū)管委會檔案規(guī)范化管理主要包括雙軌歸檔管理、多媒體整合管理、動態(tài)追蹤管理、統(tǒng)計(jì)整合管理、編篡整合管理、歷史追溯管理等方面等規(guī)范化形式，其中雙軌歸檔管理主要是指管理過程中通過實(shí)施紙質(zhì)文件結(jié)合電子文件兩種渠道的管理，在設(shè)計(jì)或施工交接文件的過程中除了施工文件及圖紙外還應(yīng)準(zhǔn)備好相應(yīng)的電子文檔，并進(jìn)行實(shí)時的跟蹤觀察，針對項(xiàng)目施工的具體情況進(jìn)行資料信息的收集，建立電子與紙質(zhì)相結(jié)合的的檔案，構(gòu)建雙軌歸檔的檔案管理系統(tǒng)。第二是多媒體整合管理，主要是指一個檔案在管理過程中除了紙質(zhì)文件意外的其它形式文件類型，將某項(xiàng)項(xiàng)目活動作為中心，在管理過程中搜集與其相關(guān)但形式不同的文件加以保存及整理，使得文件之間能夠相互補(bǔ)充及完善，提高檔案管理的完整性及統(tǒng)一性[4]。第三是動態(tài)追蹤管理：主要是指檔案管理過程中建設(shè)相關(guān)的檔案監(jiān)督管理制度，在檔案管理過程中將工程項(xiàng)目建設(shè)、招商引資、實(shí)時監(jiān)督工程建設(shè)情況、投資企業(yè)運(yùn)營情況、檔案建立等動態(tài)變化納入檔案管理中，根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)程實(shí)時的更新及補(bǔ)充檔案，方便后續(xù)檔案的管理。第四是統(tǒng)計(jì)整合管理，主要是指針對開發(fā)區(qū)全部招商引資文件進(jìn)行搜集，針對性的進(jìn)行數(shù)據(jù)分析后，在項(xiàng)目中總結(jié)規(guī)律，計(jì)算及預(yù)估招商引資后開發(fā)區(qū)經(jīng)濟(jì)效益的發(fā)展程度，量化招商引資結(jié)構(gòu)，促進(jìn)管理有效性的提高。第五是編篡整合管理，編篡整合管理是一種三次信息的整合管理方式，將其它整合方式作為基礎(chǔ)，將具體招商項(xiàng)目作為分析對象，對資料進(jìn)行編寫后展開針對性分析及預(yù)估，得出相應(yīng)的評價機(jī)制[5]，深入挖掘檔案信息后充分發(fā)揮檔案的意義。最后是歷史追溯管理，主要是對往年的檔案進(jìn)行定期清理，在清理檔案過程中找到以往檔案中有價值的信息，搜集資料對現(xiàn)有的內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充說明，注重文件形式與載體，將其整理成一個歷史進(jìn)行保存。

3 結(jié)語

在開發(fā)區(qū)管委會檔案管理過程中，管理人員應(yīng)結(jié)合開發(fā)區(qū)招商引資項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際情況采用多元化、科學(xué)高效的規(guī)范化管理模式，促進(jìn)開發(fā)區(qū)管委會檔案管理水平的提高，促進(jìn)開發(fā)區(qū)檔案管理有效性的提升，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的管理目標(biāo)。

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