試論辦公自動化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理策略

摘 要：檔案管理是醫(yī)院管理的基本組成部分，在記錄和保存醫(yī)護人員信息方面發(fā)揮著不可或缺的作用。本文首先分析了目前醫(yī)院檔案管理辦公自動化存在的不足之處，并進一步提出了相應的改進策略，希望能夠為相關的工作提供借鑒和參考。

關鍵詞：辦公自動化；醫(yī)院；檔案管理；素質(zhì)

近年來，各行各業(yè)都開始逐漸實現(xiàn)信息自動化，而作為與人們?nèi)粘Ｉ钕⑾⑾嚓P的醫(yī)院，更需要不斷優(yōu)化辦公自動化技術，確保各項工作能夠穩(wěn)步進行，并發(fā)揮技術優(yōu)勢，特別是在檔案管理這方面，更需要不斷提高管理水平和工作效率。

1 目前醫(yī)院檔案管理辦公自動化存在的不足

1.1 認識程度不足

當前，絕大多數(shù)醫(yī)院的管理人員對于檔案管理缺乏正確的認識，很多人員并沒有專業(yè)的知識，素質(zhì)低下，無法勝任辦公自動化的檔案管理工作，并且缺乏必要的基礎設施，導致自動化系統(tǒng)處于初級階段，并不能發(fā)揮積極的作用。

1.2 工作方式陳舊

雖然一些醫(yī)院開始重視檔案管理的自動化建設工作，并且加大了相關的投入，但是由于沒有建立科學有效的管理機制，導致具體的工作方式與傳統(tǒng)的工作方式并沒有顯著差別。很多人員還是沿襲傳統(tǒng)的工作模式，循規(guī)蹈矩地進行管理，這就導致資金大量的浪費，同時設備被閑置，管理人員還是通過手工進行管理，這就事與愿違，無法發(fā)揮自動化的優(yōu)勢。

1.3 信息保障缺失

不得不說，雖然辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的效率與以往相比有了很大的提升，但是由于互聯(lián)網(wǎng)的開放性，這也使得網(wǎng)絡病毒肆意傳播，尤其是不法分子可能入侵檔案管理系統(tǒng)，從而盜取數(shù)據(jù)和信息。目前各類醫(yī)院對信息安全保障這方面的關注還停留在表面，并沒有針對性地進行防護，導致檔案管理工作存在不小的漏洞。

2 改進辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作的策略

2.1 提高重視程度

無論是醫(yī)院領導還是普通醫(yī)護人員，都需要充分認識到自動化管理的重要性，尤其是檔案管理人員，必須不斷提高自身素質(zhì)和水平，踏踏實實做好檔案管理工作。檔案管理工作不是一個部門能夠獨立完成的事情，需要各個部門團結一致，緊密合作，只有在醫(yī)院內(nèi)部形成統(tǒng)一的認識，從具體的管理做起，比如對固定資產(chǎn)進行信息化管理，同時存儲和分類，讓工作人員切實感到辦公自動化帶來的好處，這樣才能起到帶頭作用，方便檔案管理的辦公自動化建設順利展開。也就是說，通過檔案管理的信息化和自動化，可以優(yōu)化醫(yī)院的服務，從而幫助醫(yī)院更好地進行現(xiàn)代化建設，真正為人民群眾提供高質(zhì)量的服務。但是這些美好愿景實現(xiàn)的前提是，要提高檔案管理人員的素質(zhì)，醫(yī)院可以對管理人員進行培訓，幫助他們掌握基礎的計算機管理方面的知識，確保他們能夠熟練使用相關的管理軟件，從而提高管理工作的科學性。

2.2 健全管理制度

眾所周知，醫(yī)院的檔案管理內(nèi)容極其復雜，信息量特別大，想要從根本上保障檔案管理自動化的落實和開展，就必須健全管理制度，規(guī)范檔案管理工作的內(nèi)容和流程。尤其是在辦公自動化的環(huán)境下，很多人的工作習慣很難在短時間內(nèi)發(fā)生改變，所以必須在制度上進行約束。可以積極進行宣傳和示范，同時明確獎懲制度，在醫(yī)院內(nèi)部形成良好的工作氛圍，為檔案管理工作實現(xiàn)自動化做好鋪墊和掃清障礙。需要注意的是，醫(yī)院的檔案管理包含三方面的內(nèi)容：醫(yī)護人員的個人信息、患者的個人信息以及醫(yī)療設備和藥品的信息，所以管理制度必須對這些信息進行明確的規(guī)定，做好分門別類的工作，既實現(xiàn)統(tǒng)一化管理，又能夠一目了然地分清不同檔案的區(qū)別和差異。另外，還需要建立明確的追責制度，避免工作人員在工作過程中相互推諉，出現(xiàn)問題時務必找到相關責任負責人，并進行相應的處罰，確保制度嚴格得到執(zhí)行[1]。

2.3 完善設施建設

為了穩(wěn)步推進醫(yī)院檔案管理的自動化進程，需要加大資金投入，只有從設施上不斷進行完善，提高自動化設備的普及率，才能真正實現(xiàn)檔案管理工作的一體化。另外，通過這些設備，能夠保證檔案數(shù)據(jù)的準確，并且根據(jù)數(shù)據(jù)的變化，做好相應的決策和提出優(yōu)化改進的方案。尤其是信息共享方面，可以顯著提高管理效率，同時保證數(shù)據(jù)的完整性，徹底改善傳統(tǒng)檔案管理工作的弊端。也就是說，通過配備先進的設備和儀器，可以實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和電子化，有效避免了以往保存檔案經(jīng)常出現(xiàn)的模糊不清甚至腐爛的現(xiàn)象，通過計算機，可以準確清楚地找到對應的檔案，并且搜索起來十分方便，節(jié)省了大量的人力和物力。以往如果想要復制檔案，還需要手工抄寫或者是復印，而通過信息化設備，能夠直接進行復制和粘貼，十分方便。所以醫(yī)院需要設立專項資金，不斷完善相應的設施建設，并且及時對掃描儀、計算機等設備進行更換，對于一些系統(tǒng)的軟件也要定期升級，提高管理的效率[2]。

2.4 加大安全保障

因為辦公自動化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理工作需要接觸互聯(lián)網(wǎng)，也就是會受到網(wǎng)絡病毒的入侵和破壞，這點應該格外加以重視。營造良好的網(wǎng)絡環(huán)境，是保障檔案管理工作穩(wěn)步展開的前提。首先，需要對醫(yī)院的網(wǎng)絡進行實時的監(jiān)控，當出現(xiàn)異常情況時，及時加以制止，比如使用防火墻進行隔離，從而避免數(shù)據(jù)信息被破壞或者是自動化系統(tǒng)被攻擊，進而減少損失。其次，檔案管理人員在使用系統(tǒng)時，需要輸入口令進行身份認證，也就是說確定使用者的身份安全可靠后，再進行后續(xù)操作。最后，為了確保檔案萬無一失，需要及時進行備份，并且上傳到云端，并做好加密處理工作，從而保證檔案信息的安全。需要注意的是，一些患者的病例和檔案存儲在醫(yī)療卡中，而患者常常遺失醫(yī)療卡，所以醫(yī)院需要將患者的檔案同步錄入，即使患者單方面丟失了醫(yī)療卡，也能夠進行補辦，從而方便醫(yī)生更好地進行治療。

3 結論

綜上所述，通過實現(xiàn)辦公自動化，能夠真正減輕檔案管理工作的負擔，并提高信息和資源的利用率，從而實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的科學化和規(guī)范化。鑒于目前檔案管理在自動化環(huán)境下存在的問題，需要多措并舉，形成合力，只有這樣，才能真正提高管理效率。

參考文獻

[1]潘湛暉.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理存在的不足及完善的策略[J].醫(yī)療裝備，2017，30（22）：71-72.

[2]李穎.辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性及可行性分析[J].辦公室業(yè)務，2018（13）：133.

作者簡介

李陽（1981-），男，四川內(nèi)江人，研究生，助理檔案館員，研究方向：醫(yī)院檔案管理。