人事檔案歸檔材料的鑒別探討

林淑媚

摘 要：人事檔案材料的歸檔鑒別工作具有十分重要的作用，它不僅在檔案管理中扮演著關鍵角色，同時也對人事檔案資料使用效率與價值的發揮具有直接影響，本文筆者就針對人事檔案歸檔材料的鑒別進行了分析和探究。

關鍵詞：人事檔案；歸檔材料；鑒別

人事檔案歸檔材料的鑒別是一項政策性較強的工作，只有做好這項工作才能確保人事檔案歸檔材料內容的完整性與真實性。在實際開展此項工作的時候，應當始終堅持對個人和集體負責的原則，采用科學的方法對每份材料進行嚴格審核，杜絕出現敷衍了事、走過場的現象。然而，從目前的現狀來看，我國不少單位在人事檔案歸檔材料鑒別過程中都還存在諸多問題，需要在今后的實踐中進一步提高對這項工作的重視度，針對存在的問題采取適當的解決對策，從而提升人事檔案歸檔材料鑒別工作的質量。

1 人事檔案歸檔材料鑒別中存在的問題分析

縱觀當前國內大多數事業單位人事檔案歸檔材料管理的現狀，不難發現許多單位都在歸檔材料鑒別中存在以下幾個典型問題：第一是歸檔材料缺乏完整性和系統性，材料前后不一，而且本應當有的材料在數量上非常少。第二是人事檔案歸檔材料的手續有待完善，對一些必要的審批環節不夠重視，經常出現缺乏單位蓋章、領導簽字、個人簽名等不規范現象。第三是歸檔材料中由于姓名相同而導致材料混淆的現象經常發生，這主要是由于歸檔材料鑒別人員工作不夠仔細、態度不嚴謹造成的。第四是一些干部的檔案材料中時常出現重要項目的錯誤，如文化程度、入伍時間與出生年月出錯等。第五是部分人事檔案歸檔材料鑒別人員由于缺乏專業知識，將非人事檔案和人事檔案混為一談，明明不屬于人事檔案的歸檔材料卻納入到了歸檔范圍之內，而將屬于人事檔案的歸檔材料排斥在外。

2 人事檔案歸檔材料鑒別的基本原則

2.1 一致性原則

鑒別人員在對人事檔案歸檔材料進行鑒別的時候，必須堅持一致性的原則，所謂一致性，指的就是在對相同的活動或事件在不同階段所形成的檔案材料進行表述的時候必須做到前后一致。例如比較常見的工作經歷、參加工作的年份、出生年月日等項目，工作人員在對每份材料進行鑒別的時候都必須全方位審核把關，一旦發現前后存在矛盾或者明顯錯誤的地方，必須在第一時間按照規范程序加以改正，以保證人事檔案材料具備一致性。

2.2 完整性原則

在對人事檔案歸檔材料進行鑒別的時候，應當確保檔案資料的完整性，首先要檢查歸檔材料的內容是否完整，鑒別人員應當對材料的基本目錄及其下屬具體內容進行仔細查看，對于內容不完整的材料應及時退回加以完善。其次，鑒別人員還應當對材料手續的完整性進行全面檢查，按照各類人事檔案材料在性質、內容與作用上的差異，分別查驗其是否完整而正確地履行了各項手續，這樣才能為材料的合理取舍提供保障。

2.3 真實性原則

人事檔案歸檔材料的真實性是判斷檔案水平高低的關鍵依據。人事檔案最為突出的特征就是真實性，它是對一個人實際情況的全面反映，若檔案材料缺乏真實性，難免會給人事部門選拔人才帶來一定的不良影響，同時也很容易在用人上產生失誤，最終導致十分慘重的后果。所以，鑒別人員在對歸檔材料進行審查的時候必須堅持謹慎負責的態度，嚴格將虛假材料排斥在外，在鑒別流程上，首先要對材料的形成過程進行仔細查看，尤其要注重對干部任免、職稱評定、學歷等的真實性進行準確鑒別，因為當今社會上為了牟取暴利而為一些人提供虛假材料的造假分子非常多，而且伴隨科學技術的更新與進步，造假的渠道也越來越多，這就要求鑒別人員在鑒別過程中必須對材料的真實性進行全方位考察。其次要對材料的真實來源進行鑒別，準確判斷材料是屬于個人或團隊組織形成的，還是黨政機關形成的，只有在保證材料來源真實的前提下，內容真實性的判定才有意義。

2.4 準確性原則

人事檔案材料是否具有歸檔資格，最為首要的一點就是判斷其是否具備準確性。所謂準確性，主要有兩個層面的含義：第一是檢查材料是否屬于本人，在鑒別的過程中應當看材料所屬人員的姓名，由于同名同姓的人員比較多，這就要求工作人員對材料所屬人的工作單位、職務、出生年月日、籍貫等進行全面查驗，仔細檢查對照，進而準確判斷檔案資料是否屬于本人。第二是鑒別歸檔材料是否屬于人事檔案，因為時常會出現人事檔案與非人事檔案相混淆的情況，如果不對其進行認真檢查，就很可能導致檔案雜亂無章，最終失去人事檔案本應有的嚴肅性，甚至還會對相關人事工作的順利有效開展造成一定的影響。

3 人事檔案歸檔材料的鑒別方法

3.1 了解鑒別的主要內容

首先，應當確保所需鑒別的材料屬于人事檔案，凡是在組織與人事活動中所產生的檔案材料大都可劃歸為人事檔案的范疇，但也存在小部分屬于其它范疇，在鑒別的過程中應當嚴格區分人事檔案與其它類型的檔案，杜絕出現將非人事檔案納入人事檔案歸檔材料中的情況，特別要注意紀律檢查檔案、獎勵檔案、考核檔案等的區分。其次，應當在管理人事檔案的時候把員工的姓名作為材料區分的基本標準，在正式歸檔之前，應判斷材料的正確歸屬者，避免出現一人多名或者張冠李戴等問題，一旦在歸檔材料鑒別中出現問題，就很可能把屬于一個人的材料裝到另一個人的檔案袋之內，這不但會導致正常的工作程序被打亂，還會對員工檔案的日常使用造成嚴重的不良影響，要杜絕各種問題的產生，就必須在歸檔材料鑒別的時候對各重要項目進行嚴格審查，若發現有同名同姓的檔案，應當第一時間將其取出，并進行詳細標注，以免再次混淆。

3.2 判斷材料是否已經完成處理工作

所有人事檔案材料在正式歸檔之前都必須完成相關處理工作，尚待處理或者還沒有得到最終決定的材料都不能劃入歸檔范圍之內，針對一些雖然已經提出申請但還沒有得到批復的材料，應當及時返回原單位，待所有事項都處理完畢之后，才可再次上交存檔。

3.3 判斷材料是否存在重復問題

在實際鑒別歸檔材料的時候，工作人員應當著力避免重復問題的出現，無論是哪種類別的材料，僅需要分別保存一份正文和副本就行了，若遇到不能解釋的問題或者并不具備什么利用價值的材料內容，可適當進行刪減，這樣才能使人事檔案使用效率得到有效提升，同時也更便于管理。

3.4 正確處理不歸檔材料

在人事檔案歸檔材料鑒別過程中難免會發現一些不需要歸檔的材料，這時就需要鑒別人員對這些材料進行正確處理，一般來說，可采用以下幾種方法：第一是轉出。若發現材料不屬于本人或者不能納入人事檔案的范疇，則應當將其轉出到對應的單位進行存儲或處理，在轉出之前，應當完整填寫相關轉遞材料，以方便查詢。第二是退回。在鑒別過程中若發現應當由個人進行保管的材料，應當及時退回給本人。針對一些手續不完整或內容真實性尚待核實的材料，應當提出具體建議，然后再退回相關單位加以處理。第三是銷毀，在鑒別過程中如果發現沒有保存價值的材料，應及時進行銷毀，所需銷毀的材料必須詳細登記，明確說明銷毀理由，待上級領導審批同意后才可進行銷毀。

4 結語

總而言之，人事檔案歸檔材料的鑒別對事業單位的發展來說意義重大，只有做好檔案的鑒別工作，才能保證人事檔案的質量，從而為單位各項人事活動的開展提供科學而準確的參考依據。要做好人事檔案歸檔材料的鑒別工作，就必須在實際開展此項工作的時候堅持一致性、完整性、真實性等基本原則，并了解基本工作內容和流程，采取適當的方法對不歸檔材料加以處理。

參考文獻

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