人事檔案歸檔材料的鑒別探討

林淑媚

摘 要：人事檔案材料的歸檔鑒別工作具有十分重要的作用，它不僅在檔案管理中扮演著關(guān)鍵角色，同時(shí)也對(duì)人事檔案資料使用效率與價(jià)值的發(fā)揮具有直接影響，本文筆者就針對(duì)人事檔案歸檔材料的鑒別進(jìn)行了分析和探究。

關(guān)鍵詞：人事檔案；歸檔材料；鑒別

人事檔案歸檔材料的鑒別是一項(xiàng)政策性較強(qiáng)的工作，只有做好這項(xiàng)工作才能確保人事檔案歸檔材料內(nèi)容的完整性與真實(shí)性。在實(shí)際開(kāi)展此項(xiàng)工作的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)始終堅(jiān)持對(duì)個(gè)人和集體負(fù)責(zé)的原則，采用科學(xué)的方法對(duì)每份材料進(jìn)行嚴(yán)格審核，杜絕出現(xiàn)敷衍了事、走過(guò)場(chǎng)的現(xiàn)象。然而，從目前的現(xiàn)狀來(lái)看，我國(guó)不少單位在人事檔案歸檔材料鑒別過(guò)程中都還存在諸多問(wèn)題，需要在今后的實(shí)踐中進(jìn)一步提高對(duì)這項(xiàng)工作的重視度，針對(duì)存在的問(wèn)題采取適當(dāng)?shù)慕鉀Q對(duì)策，從而提升人事檔案歸檔材料鑒別工作的質(zhì)量。

1 人事檔案歸檔材料鑒別中存在的問(wèn)題分析

縱觀當(dāng)前國(guó)內(nèi)大多數(shù)事業(yè)單位人事檔案歸檔材料管理的現(xiàn)狀，不難發(fā)現(xiàn)許多單位都在歸檔材料鑒別中存在以下幾個(gè)典型問(wèn)題：第一是歸檔材料缺乏完整性和系統(tǒng)性，材料前后不一，而且本應(yīng)當(dāng)有的材料在數(shù)量上非常少。第二是人事檔案歸檔材料的手續(xù)有待完善，對(duì)一些必要的審批環(huán)節(jié)不夠重視，經(jīng)常出現(xiàn)缺乏單位蓋章、領(lǐng)導(dǎo)簽字、個(gè)人簽名等不規(guī)范現(xiàn)象。第三是歸檔材料中由于姓名相同而導(dǎo)致材料混淆的現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生，這主要是由于歸檔材料鑒別人員工作不夠仔細(xì)、態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn)造成的。第四是一些干部的檔案材料中時(shí)常出現(xiàn)重要項(xiàng)目的錯(cuò)誤，如文化程度、入伍時(shí)間與出生年月出錯(cuò)等。第五是部分人事檔案歸檔材料鑒別人員由于缺乏專業(yè)知識(shí)，將非人事檔案和人事檔案混為一談，明明不屬于人事檔案的歸檔材料卻納入到了歸檔范圍之內(nèi)，而將屬于人事檔案的歸檔材料排斥在外。

2 人事檔案歸檔材料鑒別的基本原則

2.1 一致性原則

鑒別人員在對(duì)人事檔案歸檔材料進(jìn)行鑒別的時(shí)候，必須堅(jiān)持一致性的原則，所謂一致性，指的就是在對(duì)相同的活動(dòng)或事件在不同階段所形成的檔案材料進(jìn)行表述的時(shí)候必須做到前后一致。例如比較常見(jiàn)的工作經(jīng)歷、參加工作的年份、出生年月日等項(xiàng)目，工作人員在對(duì)每份材料進(jìn)行鑒別的時(shí)候都必須全方位審核把關(guān)，一旦發(fā)現(xiàn)前后存在矛盾或者明顯錯(cuò)誤的地方，必須在第一時(shí)間按照規(guī)范程序加以改正，以保證人事檔案材料具備一致性。

2.2 完整性原則

在對(duì)人事檔案歸檔材料進(jìn)行鑒別的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)確保檔案資料的完整性，首先要檢查歸檔材料的內(nèi)容是否完整，鑒別人員應(yīng)當(dāng)對(duì)材料的基本目錄及其下屬具體內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)查看，對(duì)于內(nèi)容不完整的材料應(yīng)及時(shí)退回加以完善。其次，鑒別人員還應(yīng)當(dāng)對(duì)材料手續(xù)的完整性進(jìn)行全面檢查，按照各類人事檔案材料在性質(zhì)、內(nèi)容與作用上的差異，分別查驗(yàn)其是否完整而正確地履行了各項(xiàng)手續(xù)，這樣才能為材料的合理取舍提供保障。

2.3 真實(shí)性原則

人事檔案歸檔材料的真實(shí)性是判斷檔案水平高低的關(guān)鍵依據(jù)。人事檔案最為突出的特征就是真實(shí)性，它是對(duì)一個(gè)人實(shí)際情況的全面反映，若檔案材料缺乏真實(shí)性，難免會(huì)給人事部門選拔人才帶來(lái)一定的不良影響，同時(shí)也很容易在用人上產(chǎn)生失誤，最終導(dǎo)致十分慘重的后果。所以，鑒別人員在對(duì)歸檔材料進(jìn)行審查的時(shí)候必須堅(jiān)持謹(jǐn)慎負(fù)責(zé)的態(tài)度，嚴(yán)格將虛假材料排斥在外，在鑒別流程上，首先要對(duì)材料的形成過(guò)程進(jìn)行仔細(xì)查看，尤其要注重對(duì)干部任免、職稱評(píng)定、學(xué)歷等的真實(shí)性進(jìn)行準(zhǔn)確鑒別，因?yàn)楫?dāng)今社會(huì)上為了牟取暴利而為一些人提供虛假材料的造假分子非常多，而且伴隨科學(xué)技術(shù)的更新與進(jìn)步，造假的渠道也越來(lái)越多，這就要求鑒別人員在鑒別過(guò)程中必須對(duì)材料的真實(shí)性進(jìn)行全方位考察。其次要對(duì)材料的真實(shí)來(lái)源進(jìn)行鑒別，準(zhǔn)確判斷材料是屬于個(gè)人或團(tuán)隊(duì)組織形成的，還是黨政機(jī)關(guān)形成的，只有在保證材料來(lái)源真實(shí)的前提下，內(nèi)容真實(shí)性的判定才有意義。

2.4 準(zhǔn)確性原則

人事檔案材料是否具有歸檔資格，最為首要的一點(diǎn)就是判斷其是否具備準(zhǔn)確性。所謂準(zhǔn)確性，主要有兩個(gè)層面的含義：第一是檢查材料是否屬于本人，在鑒別的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)看材料所屬人員的姓名，由于同名同姓的人員比較多，這就要求工作人員對(duì)材料所屬人的工作單位、職務(wù)、出生年月日、籍貫等進(jìn)行全面查驗(yàn)，仔細(xì)檢查對(duì)照，進(jìn)而準(zhǔn)確判斷檔案資料是否屬于本人。第二是鑒別歸檔材料是否屬于人事檔案，因?yàn)闀r(shí)常會(huì)出現(xiàn)人事檔案與非人事檔案相混淆的情況，如果不對(duì)其進(jìn)行認(rèn)真檢查，就很可能導(dǎo)致檔案雜亂無(wú)章，最終失去人事檔案本應(yīng)有的嚴(yán)肅性，甚至還會(huì)對(duì)相關(guān)人事工作的順利有效開(kāi)展造成一定的影響。

3 人事檔案歸檔材料的鑒別方法

3.1 了解鑒別的主要內(nèi)容

首先，應(yīng)當(dāng)確保所需鑒別的材料屬于人事檔案，凡是在組織與人事活動(dòng)中所產(chǎn)生的檔案材料大都可劃歸為人事檔案的范疇，但也存在小部分屬于其它范疇，在鑒別的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格區(qū)分人事檔案與其它類型的檔案，杜絕出現(xiàn)將非人事檔案納入人事檔案歸檔材料中的情況，特別要注意紀(jì)律檢查檔案、獎(jiǎng)勵(lì)檔案、考核檔案等的區(qū)分。其次，應(yīng)當(dāng)在管理人事檔案的時(shí)候把員工的姓名作為材料區(qū)分的基本標(biāo)準(zhǔn)，在正式歸檔之前，應(yīng)判斷材料的正確歸屬者，避免出現(xiàn)一人多名或者張冠李戴等問(wèn)題，一旦在歸檔材料鑒別中出現(xiàn)問(wèn)題，就很可能把屬于一個(gè)人的材料裝到另一個(gè)人的檔案袋之內(nèi)，這不但會(huì)導(dǎo)致正常的工作程序被打亂，還會(huì)對(duì)員工檔案的日常使用造成嚴(yán)重的不良影響，要杜絕各種問(wèn)題的產(chǎn)生，就必須在歸檔材料鑒別的時(shí)候?qū)Ω髦匾?xiàng)目進(jìn)行嚴(yán)格審查，若發(fā)現(xiàn)有同名同姓的檔案，應(yīng)當(dāng)?shù)谝粫r(shí)間將其取出，并進(jìn)行詳細(xì)標(biāo)注，以免再次混淆。

3.2 判斷材料是否已經(jīng)完成處理工作

所有人事檔案材料在正式歸檔之前都必須完成相關(guān)處理工作，尚待處理或者還沒(méi)有得到最終決定的材料都不能劃入歸檔范圍之內(nèi)，針對(duì)一些雖然已經(jīng)提出申請(qǐng)但還沒(méi)有得到批復(fù)的材料，應(yīng)當(dāng)及時(shí)返回原單位，待所有事項(xiàng)都處理完畢之后，才可再次上交存檔。

3.3 判斷材料是否存在重復(fù)問(wèn)題

在實(shí)際鑒別歸檔材料的時(shí)候，工作人員應(yīng)當(dāng)著力避免重復(fù)問(wèn)題的出現(xiàn)，無(wú)論是哪種類別的材料，僅需要分別保存一份正文和副本就行了，若遇到不能解釋的問(wèn)題或者并不具備什么利用價(jià)值的材料內(nèi)容，可適當(dāng)進(jìn)行刪減，這樣才能使人事檔案使用效率得到有效提升，同時(shí)也更便于管理。

3.4 正確處理不歸檔材料

在人事檔案歸檔材料鑒別過(guò)程中難免會(huì)發(fā)現(xiàn)一些不需要?dú)w檔的材料，這時(shí)就需要鑒別人員對(duì)這些材料進(jìn)行正確處理，一般來(lái)說(shuō)，可采用以下幾種方法：第一是轉(zhuǎn)出。若發(fā)現(xiàn)材料不屬于本人或者不能納入人事檔案的范疇，則應(yīng)當(dāng)將其轉(zhuǎn)出到對(duì)應(yīng)的單位進(jìn)行存儲(chǔ)或處理，在轉(zhuǎn)出之前，應(yīng)當(dāng)完整填寫相關(guān)轉(zhuǎn)遞材料，以方便查詢。第二是退回。在鑒別過(guò)程中若發(fā)現(xiàn)應(yīng)當(dāng)由個(gè)人進(jìn)行保管的材料，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回給本人。針對(duì)一些手續(xù)不完整或內(nèi)容真實(shí)性尚待核實(shí)的材料，應(yīng)當(dāng)提出具體建議，然后再退回相關(guān)單位加以處理。第三是銷毀，在鑒別過(guò)程中如果發(fā)現(xiàn)沒(méi)有保存價(jià)值的材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀，所需銷毀的材料必須詳細(xì)登記，明確說(shuō)明銷毀理由，待上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后才可進(jìn)行銷毀。

4 結(jié)語(yǔ)

總而言之，人事檔案歸檔材料的鑒別對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展來(lái)說(shuō)意義重大，只有做好檔案的鑒別工作，才能保證人事檔案的質(zhì)量，從而為單位各項(xiàng)人事活動(dòng)的開(kāi)展提供科學(xué)而準(zhǔn)確的參考依據(jù)。要做好人事檔案歸檔材料的鑒別工作，就必須在實(shí)際開(kāi)展此項(xiàng)工作的時(shí)候堅(jiān)持一致性、完整性、真實(shí)性等基本原則，并了解基本工作內(nèi)容和流程，采取適當(dāng)?shù)姆椒▽?duì)不歸檔材料加以處理。

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