試論工會檔案的信息化管理

王維新

摘 要：對我國當下的社會發展形勢進行深入的分析，可以發現我國已經初步進入了信息化的發展時代，并且隨著網絡新技術的不斷發展，我國信息化建設的水平，也相對以往之前有著長足的發展。對檔案管理工作進行深入的分析，可以發現在新的形勢下對具體工作的要求也越來越高，在這樣的發展形勢下，如何調整信息化的整體調控方式，進而把控檔案管理工作的實際工作效率，成為了時下工會檔案管理工作的重點，文章就以此為方向對相關問題展開討論。

關鍵詞：檔案管理工作；信息化建設工作；措施

工會檔案的信息化管理也具有相關要求，希望通過先進的技術保證工會檔案的安全性，使檔案信息更加準確，為廣大職工提供更加有效的資料，為工會工作的開展提供幫助。隨著科技的發展與社會的不斷進步，需要通過信息化管理方式對工會檔案加以管理，才能更好的提升工作效率與質量，解決檔案信息化管理存在的不足之處，具有一定現實意義。

1 工會檔案的信息化管理存在的主要問題

1.1 檔案信息化建設和管理缺乏標準性

在開展檔案信息化建設的過程中，部分單位也結合自身實際情況制定了各項建設措施，并引入了相應的管理模式，取得了很多成果。但是在實際建設的過程中，卻出現了檔案信息化建設缺乏明確標準的情況，各單位檔案信息化建設情況不盡相同，導致在實際組織開展檔案管理工作的過程中，難以實現統籌管理和規劃的目標，會對檔案信息化建設和管理效果產生不良的影響。例如，檔案管理系統數據存儲方式與接口技術方面存在明顯的差異，導致檔案信息的共享和流通出現障礙，會影響檔案信息化建設和管理的效果。

1.2 對檔案信息化建設的重要性認識有待提升

很多人對檔案信息化建設的重要性存在誤區，認為檔案信息化工作無關緊要，缺乏對檔案信息化建設重要性的充分認識。更有甚者，某些單位的檔案從業人員本身就對該項工作不夠重視，工作責任感匱乏，亦不具備的信息化管理理論知識和專業技能，更無法站在宏觀角度看待檔案信息化建設的社會意義和戰略作用。這種對檔案信息化工作淡漠的思想不利于檔案信息化建設工作的順利開展，進而會阻礙檔案信息化建設邁向大數據時代的步伐。

1.3 檔案信息化專業技術人員嚴重匱乏

檔案信息化的實現，首先要以檔案信息化專業技術人員為依托。檔案信息化工作的先進技術水平和專業技術人員較高的知識素養，是確保檔案信息化工作順利開展的關鍵。目前，檔案部門的現代化高技術人才，特別是檔案、信息處理復合型人才匱乏的現象尤為突出，相當一部分檔案人員信息化技術水平不高?，F代化設備的利用既不充分也不高效，有的設備甚至淪為擺設。想要檔案管理工作長期健康發展，人才積累是其核心競爭力所在。另外，由于檔案管理單位多為事業單位，待遇不高，很難吸引優秀的技術人員，這也是檔案信息化專業技術人員匱乏的主要原因。

1.4 技術環節較為薄弱

檔案信息化建設如今由于缺乏資金支持和政策支持，導致信息技術較為落后，網站維護較為薄弱，出現信息被盜等情況；檔案信息化建設是一個長期的持續的過程，需要結合本單位的實際情況，在保障信息化系統的安全性前提下，根據檢察院的實際工作情況進行專項研究，研發切實有效的信息化管理系統，但是單位目前缺乏先進的信息技術支持和信息化系統的建設。

2 對檔案信息化建設的幾點建議

2.1 構建工會檔案信息化管理制度，使其更加規范

要更加注重工會檔案的信息化管理方法，不斷完善工會檔案信息化管理制度，使工會檔案信息化管理更加具有規范性與準確性。要整理歸檔的正確方法，制定有效的信息化管理方法，使檔案信息更加準確。還要對工會檔案信息化管理人員提高要求，對檔案管理人員的工作內容與工作能力有全面了解，這樣可以保證工會檔案信息化管理工作更加完善。提出規范性的檔案管理制度才能更好的實現信息化管理，也是工會檔案管理中需要非常重視的一部分。為了完善檔案信息化管理工作需要不斷提升檔案信息化管理人員的專業素質與信息化管理水平。

2.2 在發信息化的同時應該注重信息安全問題

在新的工作發展形勢下，工會檔案管理工作信息化建設也在快速的發展，與這個工作相關的電子文件無時無刻的都在大量產生，在這樣的發展及相關工作人員必須加強對，相應的電子文件進行規范化管理，采用科學的管理方案，確保相關電子文件的安全性和隱私性，避免因為信息泄露對相關的責任人和信息個體，所造成不必要的困擾和安全問題，所以新形勢下工會檔案管理信息化建設工作，必須要堅守文件、保密、保證長期可讀的工作要求。

2.3 加強信息化專業人才隊伍建設

為解決檔案信息化建設人才缺失問題，適應信息化時代檔案管理的新形勢，應從加強培訓和引進人才兩方面入手，通過政策引導，強化專業隊伍，吸引高素質人才，以此來提高信息化管理的專業水平。一方面相關部門要加大對檔案信息化建設資金的投入，并建立相應的鼓勵引導高素質專業人才從事現代化檔案信息化建設工作的政策規章，提高薪資待遇、社會地位及認可度，吸引人才；一方面從組織內部入手，建立內部激勵機制，樹立工作責任感，掌握現代化檔案工作技能，從而全面提升檔案提升信息化建設水平。

2.4 提高檔案管理重視度

企業中檔案管理工作是最基礎的重要工作，也是保障部門管理的保障措施，構成核心資源的信息類型，從這里可以看到檔案管理工作的重要性。這就需要改變傳統不重視檔案管理的觀念，明確檔案管理工作的重視度，依托具體情況給出切實可行的信息化建設方案，促使檔案管理工作全部落到實處。政府支持部門檔案信息化建設工作，增加資金與技術投入力度，推動部門檔案信息建設工作。

2.5 對檔案管理人員進行教育和培訓，增強服務意識

檔案信息化管理工作與檔案管理人員的綜合素質密切相關，檔案管理人員只有充分認識到積極組織開展檔案管理工作的重要性，并能夠從多角度探索相應的管理措施，基于信息時代的支撐對管理模式加以完善，才能構建完善的管理體系，加快檔案管理工作的現代化建設和發展進程，為檔案資源的優化利用奠定基礎。在具體工作中，為了提高檔案管理人員的業務能力，可以從以下幾方面入手。第一，各單位要對檔案管理工作人員進行業務能力培訓，使他們及時轉變傳統的檔案管理理念，形成相應的主動服務意識，并在綜合考察各部門檔案資源需求情況的基礎上，完善檔案管理主動服務工作體系，提高檔案管理工作的綜合效果。第二，要對檔案管理人員實施信息技術教育，使他們可以將信息技術應用在檔案管理工作實踐中，全面提升檔案管理工作的綜合發展成效。第三，各單位要注意結合實際情況，培養檔案管理人員的終身學習意識，使他們在工作實踐中可以與時俱進地參與到學習和探索活動中，秉承良好的工作態度改進檔案建設和管理工作，使檔案管理工作能與時代發展需求相適應。

3 結語

檔案信息化是大勢所趨，是檔案管理及存儲、利用方式的革新。檔案從起草、修改到印發都在計算機上進行，它具有修改和復制的便捷性，同時還具有開放、易于檢索、便于利用等特性，極大地方便了人民的查詢利用，更有利于滿足檔案信息資源更廣泛更高效地服務于社會各方面的需求。檔案信息化建設既是時代的要求也是自身發展的需要。如何利用先進技術與大數據環境做好技術接軌是檔案信息化面臨的首要問題。未來，在大數據時代和人工智能興起的浪潮下，檔案的信息化建設必將迎來新的機遇與挑戰。

參考文獻

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