學籍檔案管理現代化的思考

翟鑫

摘 要：學籍檔案管理是學校檔案管理的重要組成部分，學籍檔案管理現代化是學校檔案管理部門的一項十分重要的工作任務。本文主要分析學籍檔案管理現代化的內涵和意義，并在分析學籍檔案管理現代化中存在問題的基礎上，提出相應的策略，希望能夠對學校學籍檔案管理現代化的有效開展有所幫助。

關鍵詞：學籍檔案管理；管理現代化；管理措施

學校學生的學籍檔案能夠有效反映學生在學校的各種實際情況，如學生的學籍卡片、學籍材料的變更、成績單及學生在學校獲得的獎勵、處罰等。提升學校的學籍檔案管理現代化水平，能夠有效提升學校學籍檔案管理的規范性和標準化，有利于學校學籍檔案管理的有效開展。

1 學籍檔案管理現代化的內涵

檔案管理現代化是社會現代化提出的重要要求，也是其帶來的重要變化之一，學校學籍檔案管理采取現代化的管理方法，加強對信息化技術的運用，采取科學有效的管理模式在一定程度上提升了學籍檔案管理的效率和質量。學籍檔案管理現代化的內涵主要是指不斷優化學籍檔案管理的理念、提升學籍檔案管理的技術水平、完善學籍檔案管理措施、提高學籍檔案管理工作人員的專業素養和綜合素質。

2 學籍檔案管理現代化的意義

學校學籍檔案管理現代化的意義主要體現在以下幾個方面：第一，能夠為學校管理部門有效開展各個教學環節提供數據信息支持，使其更好地監督教學活動的開展并能夠為學校管理人員做出學校發展決策提供必要的參考依據。第二，學籍檔案管理現代化是學校開展教學改革、提升教學質量、做好教育評估等工作的重要原始數據。第三，可以為學生未來的學習、工作提供依據，給社會對人才的選拔、聘用及確認學生學歷真假提供數據支持。

隨著社會的進步及社會多元化的發展，學校學籍檔案管理現代化已經成為必然趨勢，學校必須要采取科學、有效的信息管理技術，建立健全學籍檔案管理體系，方便學校在開展管理活動中能夠更加有效的統計學生信息、方便查詢、更加有效地監督管理學校的教學質量及學生們的學習效果，只有這樣在出現問題的時候，學校才能及時有效地進行調控，確保學校教學活動的順利開展。

3 學籍檔案管理現代化的主要特點

學校學籍檔案管理現代化能夠有效提高學籍檔案管理的工作效率，提升管理水平。學校學籍檔案是學生們在學校學習期間所有信息的統計，現代化的學校學籍檔案管理模式能夠有效利用先進的信息化技術，通過信息化檔案管理系統有效歸納學生們的檔案信息，從而有效提升學籍檔案管理的工作質量及工作效率。實現學校學籍檔案管理現代化，能夠快速查詢到學生們在校學習期間的各項詳細信息，及時有效的為管理者提供詳細且真實的各項數據信息，提升學校學籍檔案管理的有效性，能夠更加及時有效地反應學校學生的實際情況。學校學籍檔案管理現代化能夠有效提升學籍信息的利用效率，使用者可以快速準確地查詢到需要使用的信息數據，能夠更加有效地利用學籍檔案信息的真實價值。

4 學籍檔案管理現代化問題分析

4.1 學籍檔案整理基礎差

由于很多學校學籍檔案管理基礎相對較差，這就給學校開發利用學籍檔案造成了極大的不便。在學籍檔案管理現代化的過程中，很多學校已經擁有了自身的數字檔案館，服務于學校的學籍檔案管理。但是很多學校的學籍檔案管理還相對欠缺，在分類、著錄等方面做得不到位，在查詢調用檔案信息的過程中遇到各類問題，不利于檔案信息內在價值的有效利用。

4.2 學籍檔案利用率低

現在很多學校只重視學籍檔案的管理工作，卻忽視了對學籍檔案信息的利用，呈現出重管理卻輕利用的特征，很多學校的學籍檔案信息的利用率都比較低。同時，學生及家長也沒有認識到學籍檔案對學生未來學習、就業等方面的重要性，從而致使學校學籍檔案信息利用率十分低下。

4.3 學校學籍檔案管理經費不足

學校隨著生源的不斷增加，需要增加學籍檔案管理的相關人力、物力、財力資源，但是由于經費不足，給學校檔案管理工作的有效開展造成了一定的不利影響，使得學校的學籍檔案管理工作始終處在十分被動的狀態。

5 促進高校學籍檔案管理現代化的措施

5.1 做好學籍檔案材料收集工作

學校要根據自身學籍檔案的特點，從實際情況出發，制定相應的學籍檔案收集制度，明確學校需要收集的學籍檔案材料信息內容，加大學校學籍檔案材料收集的監督管理力度，確保學校收集到的檔案信息全面、真實、可靠，為檔案信息的管理利用提供必要的前提。

5.2 提高學校的學籍檔案整理水平

為了適應學校的發展需求及學校學籍檔案信息管理的需要，學校應當提升自身的學籍檔案管理水平。很多學校的學籍檔案管理已經從最初的手工填寫發展成了電子計算機錄入信息。為了有效做好學籍檔案管理工作，就需要學籍檔案管理工作人員必須錄入精確，不能出現誤錄錯錄或者多錄漏錄現象。學校必須要不斷提升學籍檔案管理工作人員的著錄能力與分類能力，有效提升學校學籍檔案管理的工作水平和工作質量。此外，學校還需要做好學籍檔案管理系統和各個學籍管理系統的接洽工作，建立統一規劃的操作平臺，確保學籍檔案管理工作質量的有效提升。

5.3 提高學籍檔案的利用率

學校不僅要重視學籍檔案的管理工作，還需要不斷提升學籍檔案的利用率，充分挖掘學籍檔案的內在價值和利用價值。努力做好學校學籍檔案管理現代化工作的主要目的就是為了更加充分有效的利用學校的學籍檔案，進一步做好學校管理工作。所以，學校在進行學生入學教育時，要加強對學生學籍檔案意識的相關教育。通過各種途徑和教育，讓學生充分認識到學籍檔案在學習、工作等方面的重要性。此外，學校還應當加強對收集學籍檔案相關部門工作人員的教育和培訓，提升他們的檔案管理意識，只有這樣才能有效提升學校學籍檔案管理工作的質量，有效提高學校學籍檔案的利用率。同時，學校還應當做好學籍檔案的深加工工作，深入挖掘學校學籍檔案信息的內在價值，通過對升學率、就業率等的分析為學校教學工作的開展提出更加科學、合理的建議，這樣才能更加有效地實現依據學籍檔案信息優化教學活動管理的目的。

5.4 加大資金投入

為了進一步促進學校學籍檔案管理現代化工作的有效開展，學校要加大對學籍檔案管理工作的資金投入，并不斷提高學籍檔案管理相關工作人員的工作能力和業務技能。為了確保學籍檔案管理部門做好學籍檔案管理的數字化工作，學校必須要給他們足夠的人力、物力和財力方面的支持，這就要求學校領導必須要重視學籍檔案管理工作，在資金、技術、人員方面給予支持。學校學籍檔案管理部門要讓學校領導明白當前學校的學籍檔案管理模式還十分落后，學校需要及時采取有效措施改進學籍檔案的管理模式，這就要求學校領導在資金、技術等方面給予支持，以保證學校學籍檔案管理現代化工作的有效開展。同時，學校還應當加大對學籍檔案管理工作人員的培訓，提升他們的工作能力和業務水平，提高相關工作人員的設備操作能力和計算機專業能力，做好學校學籍檔案的安全管理工作，保證學籍檔案管理現代化工作的有效開展。

6 總結

總而言之，學校的學籍檔案管理能夠真實有效地反映出學生在學校的各方面信息，可以說在學校管理中發揮著不可替代的作用。目前，一些學校的學籍檔案管理工作中還存在著不足，這就要求學校不斷去建立健全學籍檔案管理制度、優化學籍檔案管理模式、提升學籍檔案管理的工作水平，使得學籍檔案管理工作變得更加現代化和規范化。

參考文獻

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