淺談學校基建圖紙檔案的管理

張武立

摘 要：學校基建檔案是學校工程基本建設工作的真實記錄和歷史憑證，也是以后維護、管理、改建、擴建和資產評估的依據，而基建圖紙則是基建檔案中使用率最高、參考價值最大、利用范圍最廣的核心部分，是基建檔案中最基礎的東西。

關鍵詞：基建檔案；檔案管理

基建圖紙是特殊的基建檔案，它是建筑設計部門在地質勘探的基礎上，根據相應建筑標準、建設單位的規劃要求與計劃投入資金等情況，經過圖紙草稿會審后，最終定型的施工單位使用的工程設計圖。無論作為設計部門的底圖檔案、施工單位的實施標準、還是作為建設單位的基建檔案，都有著重要的憑證作用和使用價值，其保存期限應該為永久。那么如何對其加強管理，下面以職業技術學校為力，作一些淺顯的探討，以求拋磚引玉之功效。

1 基建圖紙檔案存在的常見問題

由于圖紙不同于一般的紙質或影像檔案資料，在實際保存與管理過程中，常存在一些亟待解決的問題。

1.1 圖紙質量差

有些圖紙在接收時，已無圖紙目錄和結構設計說明，僅僅是幾張平面設計圖，則無法確切地知道圖紙數量、具體使用的型材、內部結構的具體操作方法等；有的圖紙沒有注明日期，隨著時間的流逝和當事人的工作變動等因素，已無法確切知曉施工具體日期，則對該工程的維修與維護難以做好精確的規劃；有的無竣工章加蓋，則是由于施工方和驗收方程序不規范所致；有的圖紙在使用過程中改動痕跡過于明顯且隨意，甚至用鉛筆圓珠筆隨意涂畫；有的圖紙甚至工程名稱記錄不規范等等。從歸檔的圖紙來看，一般情況下不同程度地存在圖紙不清晰現象，有的還是工地上使用過的、已經嚴重破損的圖紙，甚至個別圖紙與實際建筑物有出入，失去了保存和利用價值，給后來的使用者以誤導。

1.2 保管方法不當

隨著學校的改擴建工程的增多，圖紙越來越多，保管工作日益繁重。以鄒城市高級職業技術學校為例，學校近10年來，已經歷了四次并校、數次搬遷。圖紙又以其紙質的特殊性、圖幅大小不一而區別于其他紙質檔案。在實際的紙質檔案管理中，為了保管美觀方便，易于操作，常把圖幅大于A4紙的常折疊成A4紙大小，實行盒裝式管理，但是工程設計圖紙，紙質纖維脆弱，在折疊時容易破裂，且損毀后，難以修復。不少圖紙在歸檔之時，因頻繁使用，放置隨意，引起墨跡脫落，破損嚴重，無法再利用。甚至不少建設單位，不知曉圖紙保存的重要性，僅僅將招投標書等易于保存的歸檔放入櫥內，而將用過的圖紙隨意放在檔案櫥的上方，任憑灰塵光線侵蝕。

1.3 利用管理不規范

保管檔案的目的就是為了利用，有些利用者或上級行政單位檢查工作時不考慮具體情況，明確提出只要復印件，但是由于圖紙篇幅的特殊性，且工程復印機價格高昂，一般的檔案室（館）無力配備，而且也沒有配備的必要。在實際的工作中，常采用復印若干小篇幅，然后拼接而成。在復印過程中，由于圖紙需要反復折疊，折痕處更容易破損或撕裂。有時由于實際工作的需要，圖紙不得不被借出復印，這樣雖然方便了利用者，但是對保護圖紙檔案卻存在諸多隱患，待圖紙歸還時，常出現表面臟污、卷邊、折皺、撕裂等現象。

1.4 檔案庫房設備達不到標準

如今，絕大部分檔案庫房沒有空調設備，一般保管圖紙的檔案庫房和設備達不到標準化安全保護要求，而高溫潮濕對圖紙具有一定的破壞性。由于基建圖紙俗稱“藍圖紙”，是一種化學涂料加工紙，光線對圖紙的破壞性也很大，圖紙在光線照射下會褪色，并逐漸降低機械強度，容易破裂。

2 加強基建圖紙的檔案管理

工程圖紙的輸出形式，在計算機繪圖技術出現之前，是由建筑設計師在硫酸紙上手工作圖，先形成設計底圖，然后手工或機器，利用氨水或無氨顯影液將底圖復制成多個藍圖。現在個別設計院使用白圖，即在繪圖儀上放白色繪圖紙打印，然后用大型復印機將其復印成多份白色圖紙。而考慮到成本因素，我們最常用的基建圖紙仍為硫酸紙圖紙，其優點是造價低廉，便于批量用曬圖機復制成藍圖。因而基建圖紙的檔案管理，應該做好以下幾方面的工作：

2.1 把好質量驗收關

檔案管理工作人員針對圖紙的歸檔要求、紙質質量等對施工單位提出具體要求，提醒施工單位工程驗收后，基建圖紙是需要歸檔保存的。同時告知圖紙不準確、不完整、施工過程中有變更的、不符合要求的等，工程驗收時必須規范與完善。

2.2 選擇正確的保管方法

由于圖紙的制成材料比較特殊，且篇幅較大，易破損，因此不同于一般檔案材料的保管要求。目前常見的保管方法有：1）折疊保管。即把圖紙折疊成A4大小保存在卷宗內。這種方法弊端較多，折疊后的圖紙容易斷裂，或者折痕的地方容易引起墨跡脫落，所以這種保存圖紙的方式盡量不要采用。2）卷起保管。即把圖紙折疊成圓筒狀，最外層用報紙或塑料紙包裹，然后用繩子捆好，放在櫥柜內。這種方法也不很理想，但比較實用，因為每次查閱時都要打開、卷起，不僅工作效率低，也會使圖紙再次受到磨損。但對于那些幅面較大的圖紙，采用這種方式還是比較合適的。3）攤開平放。即把圖紙展平后，按順序存放在多層抽屜的框架里。這種方法能夠保護圖紙的平整，取放也較方便，是一種較好的保管方法，缺點是占用面積較大。另外，在基建招標時，為滿足歸檔需要，通常由基建部門將標書和圖紙的套數在原有的基礎上增加，一般應保證歸檔的圖紙為原件。

2.3 創造良好的保管環境

為了最大限度地延長基建圖紙的使用壽命，必須嚴加注意改善庫房條件，為圖紙檔案、也為其他紙質檔案，創造適宜的保管環境。針對容易出現的問題，應當做好以下幾方面工作：1）對庫房要求：基建圖紙由于其特殊性，對酸和堿的穩定性差，特別要注意防止硫化氫等有害物質的侵蝕，有條件的檔案庫房，應安裝空調設備。2）對設備的要求：存放基建圖紙的柜櫥，應本著方便、經濟、有利于保護圖紙檔案的原則，最好設置專門的柜架。3）保管環境：庫房應清潔衛生，控制適應的溫度和濕度，注意通風、防火、防潮、防曬、防灰塵、防蟲、防鼠等，特別是應采取相應的防光措施，避免光線直接照射室內。

2.4 提高現代化管理水平

現在已經普及了計算機辦公，隨著大幅面、高分辨率掃描儀以及配套軟件的出現，圖紙的掃描、壓縮、光盤存儲技術已日趨成熟。計算機保存圖紙，既能大大節省存儲空間，又能極大地延長圖紙壽命，可以做到快速、準確查詢與檢索，尤其是建立了計算機網絡使用系統后，調用圖紙檔案更加方便。目前，有許多高質量的大幅面掃描儀，可以快速掃描輸入各種圖紙，并有凈化、拼接、糾正、壓縮、編輯和裁剪等功能，掃描到計算機的圖形文件，可以通過激光繪圖儀出圖。利用計算機進行圖紙管理，不僅僅大大提高了工作效率，降低了保存成本，而且增加了圖紙的共享性和可利用性，使基建圖紙檔案保存更加安全可靠，管理更為現代化、科學化。