針對事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新的探討

劉飛

摘 要：現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，提高著人們的生產(chǎn)效率和生活質(zhì)量。無論是企業(yè)、還是家庭中都很多的運(yùn)用到了信息化技術(shù)。在事業(yè)單位的檔案管理工作中，傳統(tǒng)的人為檔案管理工作模式已經(jīng)不再適合其內(nèi)部的發(fā)展需要。本文主要分析了目前檔案管理工作中存在的問題，針對事業(yè)本單位檔案管理工作提出幾點(diǎn)創(chuàng)新性管理方案，希望為事業(yè)單位檔案管理工作的相關(guān)人員提供參考意見。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新

事業(yè)單位檔案管理工作對于單位的綜合發(fā)展具有重要的意義，在信息化大背景下，創(chuàng)新檔案管理工作迫在眉睫。

1 事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

第一，對檔案管理工作缺乏重視。由于資金有限，導(dǎo)致檔案部門無法花重金去邀請專業(yè)的管理人員，缺乏專業(yè)的編輯人員對檔案進(jìn)行文字處理，導(dǎo)致部分檔案破損。第二，檔案的保存隨意性較大。主要體現(xiàn)在保存不善導(dǎo)致的檔案丟失等，第三，缺乏監(jiān)管力度，未實(shí)行集中化管理。第四，企業(yè)、組織或機(jī)構(gòu)的辦公活動中越來越多的應(yīng)用到了現(xiàn)代信息技術(shù)，我國事業(yè)單位信息化檔案管理技術(shù)正不斷進(jìn)步，雖然減少了工作人員的工作量，但是由于起步較晚，相關(guān)管理經(jīng)驗(yàn)還不成熟，基于此信息化檔案管理工作還存在一些不足。如檔案信息化管理數(shù)據(jù)庫缺乏整體性，容量小、標(biāo)準(zhǔn)化程度不高并且形式單一，無法實(shí)現(xiàn)規(guī)范化控制。

基于此，應(yīng)建立完善的檔案信息化管理機(jī)制，創(chuàng)新管理方法是促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展的根本動力，也是事業(yè)單位滿足社會的發(fā)展需要的根本保障，事業(yè)單位要摒棄傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，落實(shí)工作責(zé)任制，確保工作人員將檔案管理工作作為自身最基本的責(zé)任，促進(jìn)管理工作效率的提高。

2 事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新方案

2.1 建立檔案管理專業(yè)技術(shù)團(tuán)隊

信息化的檔案管理工作對管理者具有一定的技術(shù)水平要求，傳統(tǒng)的綜合檔案管理工作中，檔案管理者一般是從其它部門選調(diào)而來，他們往往不具有專業(yè)的檔案管理知識，對檔案管理工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)也不多，基于此導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案管理工作經(jīng)常出現(xiàn)各種各樣的問題[1]。事業(yè)管理單位可以設(shè)置信息化檔案管理專業(yè)，培養(yǎng)具有較高能力的檔案管理人才，也可以對在職的檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，并實(shí)施一定的鼓勵制度，同時促進(jìn)檔案管理者之間的交流與溝通，調(diào)動管理者工作的積極性，提高檔案管理人員的信息化技術(shù)水平。

2.2 建立信息化檔案管理平臺

要想實(shí)現(xiàn)高效的網(wǎng)絡(luò)綜合檔案管理工作，必須抓住時代的發(fā)展趨勢，利用前沿的科學(xué)技術(shù)設(shè)備進(jìn)行綜合檔案管理工作。

一方面，應(yīng)建立綜合檔案信息化管理的硬件平臺，事業(yè)單位加強(qiáng)對綜合檔案管理工作的資金投入，積極引進(jìn)世界先進(jìn)的信息化綜合檔案管理設(shè)備，如掃描儀、路由器以及HP服務(wù)器等，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的長足發(fā)展[2]。另一方面，檔案管理軟件建設(shè)，為了使事業(yè)單位信息化綜合檔案管理工作更加靈活，管理體系更加完善，必須建設(shè)綜合檔案管理的軟件平臺，將事業(yè)單位中的信息資源放入穩(wěn)定、安全的環(huán)境中。綜合檔案管理中的軟件功能包括處理、歸檔、利用、保存以及采集等，綜合提高軟件平臺的各項(xiàng)功能，能促進(jìn)檔案管理工作的安全性、便捷性和高效性。

2.3 創(chuàng)新信息化綜合檔案管理的使用范圍

數(shù)據(jù)化的檔案管理方式具有諸多優(yōu)點(diǎn)，事業(yè)單位在日常的發(fā)展運(yùn)行過程中可以充分利用信息化的作用，將信息資源信息化作為促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展的重要工作，除了要利用信息化手段實(shí)現(xiàn)綜合檔案的高效管理，還需要拓展信息資源服務(wù)項(xiàng)目，創(chuàng)新信息化綜合檔案管理辦法，促進(jìn)事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展[3]。

2.4 完善檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)

維持信息化檔案管理網(wǎng)站的正常運(yùn)行離不開網(wǎng)站的維護(hù)與建設(shè)工作，事業(yè)單位要積極開發(fā)和管理符合自身發(fā)展檔案系統(tǒng)。包括對適合事業(yè)單位實(shí)際檔案管理工作需要的軟件的開發(fā)和管理，在這種軟件中，能實(shí)現(xiàn)對檔案信息的整理-收集-檢索-統(tǒng)計-編研-統(tǒng)計-鑒定-保管。在信息技術(shù)的不斷發(fā)展過程中，事業(yè)單位應(yīng)努力實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動化，努力做到利用計算機(jī)技術(shù)完成檔案管理工作的整個過程。同時，以互聯(lián)網(wǎng)為依托的現(xiàn)代信息技術(shù)具有大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)信息化管理，提高事業(yè)單位檔案管理的工作效率，促進(jìn)事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展[4]。

2.5 增強(qiáng)對檔案管理設(shè)備的引進(jìn)

檔案管理信息化建設(shè)，可以增強(qiáng)對檔案管理設(shè)備的引進(jìn)，事業(yè)單位要想跟進(jìn)時代的發(fā)展步伐，就需要引進(jìn)先進(jìn)的計算機(jī)設(shè)備以及檔案管理軟件，事業(yè)單位中應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理信息化的資金投入。此外，檔案管理工作人員要有發(fā)現(xiàn)時代發(fā)展變化特征的敏銳感知，能根據(jù)時代的發(fā)展變化趨勢中尋找出最有利的檔案信息化管理設(shè)備，保證檔案管理信息化建設(shè)工作的長足發(fā)展。

3 結(jié)束語

綜上所述，創(chuàng)新檔案的信息化管理是事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的必然趨勢，基于此事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對信息化綜合檔案管理的重視，通過建立檔案管理專業(yè)技術(shù)團(tuán)隊、建立信息化檔案管理平臺、創(chuàng)新信息化綜合檔案管理的使用范圍、完善檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)、增強(qiáng)對檔案管理設(shè)備的引進(jìn)來促進(jìn)事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。

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