信息化背景下行政事業單位檔案管理科學化的思考

云庭

摘 要：隨著經濟發展水平不斷提升，大數據時代的到來為推動各行各業發展都提供了重要的信息技術支持，對行政事業單位而言，檔案管理是一項重要的基礎性工作，做好檔案管理，有助于為提高行政事業單位內部管理水平，更好地發揮檔案管理應有的價值，為相關決策的制定等提供參考。本文對做好行政事業單位檔案管理工作的重要性進行了簡要分析，同時梳理了信息化背景下行政事業單位檔案管理方面存在的問題，最后提出了具體的改進優化對策，以供參考。

關鍵詞：信息化；行政事業單位；檔案管理；科學化；問題；對策

作為事業單位一項重要的基礎工作，檔案管理是一項具有政治性、服務性、管理性特點的基礎項目，當前正處于事業單位改革發展的攻堅期，加強事業單位檔案管理科學化探索，對不斷提升檔案管理科學化水平，更好地提升檔案管理工作應有的價值，推動事業單位實現可持續長遠發展具有重要的現實意義。伴隨電子計算機和信息技術的出現，越來越多的新技術、新方法融入到檔案管理工作中來，行政事業單位也應當緊密結合市場形勢變化，積極探索檔案管理科學化管理新路徑，才能更好地發揮檔案管理的功能。加強信息化背景下行政事業單位檔案管理科學化探索，具有重要的現實意義。

1 信息化背景下加強行政事業單位檔案管理科學化探究的重要性分析

信息化時代的到來，對各行各業發展都產生了很大的影響，對于行政事業單位而言，加強檔案管理科學化探究，意義重大，一方面，對于行政事業單位來說，檔案是記載事業單位改革發展歷程的重要物質載體，它對事業單位整體的成長經歷各個階段的發展情況都進行了準確詳實的記錄，這樣可以為行政事業單位的可持續發展相關戰略的制定提供參考依據，信息化時代背景下，可以通過信息技術和手段，與檔案管理基礎工作進行融合，從而不斷提高科學化管理效率，進而提升檔案管理規范化水平，更好地提升檔案信息的利用價值。另一方面加強檔案管理科學化探索，需要充分考慮國家的政策要求以及行政事業的自身特點，可以看到隨著行政事業單位改革進程深入推進，行政事業單位在改革發展的過程中更需要有完善的檔案管理材料來進行指導，才能更好地分析和預測形勢，為有關決策的制定等提供參考幫助，借助信息化技術和手段可以實現各類信息的綜合整合和分析，既可以考慮內部的實際情況，又可以通過信息技術關注市場變化情況，從而提高檔案管理的科學管理質量。此外新時期國家對行政事業單位檔案管理工作也提出了新的要求，只有不斷加強檔案管理和信息技術的有效融合，才能更好地形成合力，不斷提升檔案管理現代化水平。

2 行政事業單位檔案管理工作存在的問題分析

目前在行政事業單位檔案管理方面，存在的主要問題體現在：

1）沒有形成完善健全的檔案管理制度體系。開展檔案管理工作，首先要有制度作為先導，目前行政事業單位對檔案管理制度建設方面缺乏足夠的重視，很多制度往往是直接參照上級有關政策和部門的要求來進行開展，沒有充分考慮行政事業單位自身的實際情況，制定匹配的完善的檔案管理制度，檔案管理制度內容存在缺項、流程與職責等不清晰，標準不規范等，一定程度上影響了檔案管理規范化水平。

2）對檔案管理工作缺乏足夠的重視。目前行政事業單位領導對檔案管理工作重視程度不夠，認為檔案管理就是將相關的資料進行歸檔，平時很少應用，沒有從思想認識上思考如何加強檔案管理工作，只有在應對檢查或者在人事管理等方面進行應用時才進行探索，從而影響了檔案管理功能的發揮。

3）檔案管理方法比較落后。開展檔案管理，需要結合行政事業單位自身的實際情況來進行全面綜合管理，目前行政事業單位檔案管理方式依然習慣于延續傳統的方法，對現有的檔案材料等進行整理、登記，沒有積極借助現代信息技術等構建完善的電子信息檔案服務體系，檔案功能沒有及時進行深度開發和探究，影響了檔案信息的利用價值。

4）檔案管理人員的能力和素質有待提升。一方面在檔案管理人員隊伍建設方面缺乏專職的檔案管理人員，往往都是由行政人員兼任，很多都是非專業出身，對檔案管理工作如何進行開展等缺乏深入研究，職業素養不高，工作積極性主動性較差。另一方面在系統培訓方面開展較少，檔案管理人員滿足于做好日常事務性工作，沒有積極開展國家有關政策的要求，沒有深入結合行政事業單位的具體情況，構建完善的檔案管理工作服務體系，檔案資源開發、檔案臺賬基礎管理以及檔案信息分析等方面的能力還有待進一步提升。

3 信息化背景下加強行政事業單位檔案管理科學化的對策探究

為了進一步提升行政事業單位檔案管理科學化水平，建議從以下幾個方面進行探索：

1）提高檔案管理的重視程度，并完善制度體系，加強組織管理。行政事業單位檔案管理是一項重要的基礎工作，它記錄了行政事業單位的發展歷程，也是一種科學管理方法的延續和體現，所以要不斷提高對檔案管理工作的重視程度。檔案管理內容龐雜，與每一個干部職工的利益息息相關，所以要采取多種方式進行宣傳，提高全體成員對檔案管理工作的重視程度，主動配合相關部門和人員做好檔案信息采集和歸檔整理等工作，從細節入手，提高檔案的完整性和規范性，同時要加強制度體系建設，結合國家檔案管理方面的政策要求以及行政事業單位自身的實際特點，構建完善的檔案管理制度體系，制度的內容要全面，對檔案管理工作的基本目標和要求、檔案管理信息化標準與方法、檔案管理各個部門的職責分工與權責分工、檔案管理工作的標準以及具體的獎懲內容等都做出明確的規定，讓每一個職工都認識到自身在檔案管理工作中擔負的職責，同時也可以針對實際情況動態對檔案管理的內容進行補充和完善，及時進行查漏補缺，切實提高檔案管理規范化水平。

2）加強資金經費支持，提高檔案管理信息化建設質量。要加大資金扶持力度，針對如何做好檔案管理基礎工作與信息化建設工作等進行深度思考，完善基礎硬件和軟件設施配置，購置更多的現代化檔案管理工具，同時要不斷優化和改善檔案管理環境，結合最新的檔案管理規范要求和標準，加強檔案管理信息的動態管理和維護，形成與紙質檔案一體化的電子信息服務平臺，加強數據的動態維護和整合，切實提升檔案管理信息動態維護和管理效能。

3）加強隊伍建設，不斷提升檔案管理人員的總額和素質。既要加強檔案管理專職人員的引進，又要加強對現有人員的綜合培訓，加強團隊建設，根據職工特點，開展系統的理論知識培訓，加強專職隊伍建設，通過網絡學習、外聘專家指導以及外出培訓等方式對檔案管理政策、信息技術、職業素養等方面的內容進行系統的培訓，提高他們的工作責任心，切實維護檔案管理的權威性，提高檔案信息深度開發利用水平，定期對檔案管理各類信息進行整合，為行政事業單位有關政策的制定等提供參考支持。

總之，信息化視域下加強行政事業單位檔案管理科學化探索，需要立足實際，結合當前行政事業單位在檔案管理方面存在的問題，從制度建設、信息化建設和隊伍建設等方面進行綜合設計和完善，才能不斷推動檔案管理向著更加科學化、規范化方向邁進。

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