基于辦公自動化環境下醫院檔案管理分析

王旭華 康延江

摘 要：現代化技術的成熟是醫院實現信息化建設的基礎，為保證患者得到更加優質的服務，辦公環境也需要向著便捷、高效等方向發展。本文將闡述檔案管理工作內容，結合辦公自動化的重要性，提出建立便捷平臺、完善規范體系、維護信息安全性、培養信息化人才等策略，為推進檔案管理工作規范化做出積極貢獻。

關鍵詞：辦公；自動化環境；醫院檔案管理

我國醫療行業近幾年發展速度不斷加快，從院內環境、機械設施、繳費方式上都有了顯著優化，檔案管理工作是確保醫院能夠實現順利運行的公文處理部門，資料收集、整理、歸檔都需要交由相關工作人員進行，因此需要把信息化技術沿用到該崗位工作當中。

1 醫院檔案管理工作概述

醫院作為醫療機構，其屬性面向社會，所以在日常運行過程中各環節工作都會衍生出大量檔案資料，例如：患者個人信息、醫療繳費單據、經典診療案例、醫院建設發展歷程等等。此類資料是長期以來醫院發展所沉淀下來的重要信息，對于戰略計劃的制定可起到推動作用。檔案管理工作也因此受到越來越多人的重視，為確保信息資料有效性能夠被充分發揮出來，就需要對該項工作加大關注，確保信息安全性、精準度、有效性，真正意義上的實現管理的作用。近幾年隨著我國經濟市場的不斷開墾，信息化技術得到了良好發展空間，為社會中的各行各業都提供了更加全面、直觀、完善的服務，醫院診療條件與基礎設施也更加富有科技感，因此檔案管理工作如果仍然沿用傳統人力手工存檔方式，則很容易造成數據核算錯誤或重復存檔，不僅浪費了大量人力、時間資源同時還比較容易發生錯誤。

2 辦公自動化環境重要性

新時期背景下，我國醫療行業形式也在潛移默化中發生改變，醫療技術日漸成熟，開展活動也更加多樣，伴隨而來的是大量檔案數據文件，其涉獵廣泛，內容復雜。如果仍然采用人工方式也不利于管理效率，自動化檔案多為電子形式，所以不受環境影響，例如：管理倉庫溫濕度、暴雨大雪極端環境等都不能對其造成傷害，資料完整性較好，保存方式僅需要在系統平臺上操作杰克，簡單便捷，且能夠實現永久保存，備份后還可以進行修改、傳達、應用、分享提高了其實用性，另外電子檔案儲存空間小，所以能夠在很大程度上節約資源[1]。

3 自動化檔案管理策略

1）構建便捷式辦公平臺。醫院內管理部門多樣，檔案衍生于每個運行環節當中，所以可以說檔案管理工作貫穿于整個醫療系統的運作過程。當前很多部門之間存在很嚴重的“信息孤島”問題，數據資料傳達周期較長，有效性得不到充分利用，導致檔案價值降低。為改善這一問題可以建立其更加便捷、全面的辦公平臺，在其中糅合醫院各個部門，提高信息資料交互性，保證檔案管理正確有效。

2）完善自動化規范體系。目前我國多數醫院都能夠意識到自動化環境對檔案管理工作開展的重要性與必要性，但是由于制度匱乏或缺陷所以在實際應用上，信息化技術并不能發揮應有作用，檔案管理自動化優勢無法被充分發揮出來，沒有規矩不成方圓，體系是約束檔案工作的根本，所以想要開展后續工作，首先要保證體制的有效性。在建立完善的信息化規范體系時，可以依照規范化、標準化、科學化的標準，重視統一性與系統性的有效結合。構建出適用于醫院內各個層次的檔案管理條例，保證結構分明，在投入使用之前可以采取“試用+調整”方式，確保規則的制定與院方實際要求相符合，對試運行中暴露出的問題及時調整，從實踐中掌握工作經驗，為條例、規范、標準的制定提供數據支持[2]。

3）提高檔案信息安全性。信息化辦公的興起建立在計算機技術成熟智商，因此其推廣離不開現代互聯網的加持，互聯網能夠對大數據運算、整合、處理，但同時其內部瀏覽門檻較低，很容易發生檔案資料泄密等問題的出現。檔案內容關系到醫院內部業務、科研成果、以及大量患者個人信息，如果收到網絡沖擊后造成信息丟失、破損等問題，院方信譽很容易受到侵犯，不僅專利保護會受到惡劣影響，社會群眾對其公信力也會產生質疑。當前很多醫院雖然能夠利用信息化技術提高檔案文書管理效果但由于安全意識的匱乏，所以盜取、竊用、破壞的內部風險較大，數據資料儲存環境隱患較多。電子文件流動性高，運作時間段，保存時間久，上述優勢對于醫院檔案管理都有很大的幫助，但由于系統安全性較弱，所以一旦發生信息泄露則很容易聯動出現大量問題，為醫療行業帶來嚴重影響。想要有效減少信息泄露所帶來的安全風險，就需要積極建立起對檔案管理系統的監管機制，最大程度上保護資料安全，通過內控防火墻、安全漏洞掃描等技術，保護醫療公文的可靠性。

4）培養信息化技術人才。當前我國很多檔案管理部門人員在崗位奮斗時間很長，具有豐富管理經驗，但是受到傳統檔案管理理念的制約，在綜合素質、專業技能等方面仍有所欠缺。新時期背景下現代化醫院建設日漸成熟，因此傳統辦公模式的缺陷也被不斷暴露出來。如果只沿用紙質檔案處理技能，則對于電子資料的分類、排版方式不明確的話則注定是要被行業所拋棄。當前很多檔案管理工作者在崗時仍保持著“經驗為王”理念，對于信息化技術并不了解，年齡結構偏高所以創新意識、自主學習能力也都隨之減弱，另外還有很多年輕檔案干里人員因為沒有經過專業培訓，所以在信息化管理系統的應用上做不到熟練，檔案管理工作經驗也不夠豐富，由此可見新舊工作者各有劣勢，需要找到兩者有效平衡的方法。我國醫療行業規模正不斷擴大，從業人員隊伍中人員素質參差不齊，隨著醫院活動業務項目增加，延伸出來的信息資料也越來越多，如果依然沿用傳統模式中的經驗管理法，也很容易導致信息處理失誤。因此醫院方面需要重視對人才隊伍的培養，開展系列信息化主題課程，提高人員綜合素質，從招聘門檻開始提高，不能盲目追求高學歷，要切實認識到能力的重要性，在上崗前要積極做好培訓工作，讓每一個人都能意識到自己被賦予的職能與責任，對于office、Excel、WPS等辦公軟件要做到熟練運用，富有良好的責任意識，從而為檔案管理工作的順利進行提供保證[3]。

5）優化管理系統可靠性。受到資金、技術等多方面的制約，我國很多醫院現在仍不具備信息化檔案管理條件，技術設施建設、軟硬件購置、人員培訓體系等內容都有待完善。患者病例信息被惡意泄露后遭到騷擾事件時有發生。雖然醫院管理者想要改善這種現象，但往往心有余而力不足，管理系統的缺失是當前檔案管理走不上規模化的重要原因之一。政府部門需要正視這一問題，讓檔案管理工作的運行打開新格局，在確保投資充足的情況下，院方要積極針對自動化系統進行研究，提高重視程度，確保辦公系統的可靠性、穩定性、規模性，給電子文件運行提供良好空間，實現高效管理，永久保存，讓每一份文檔都能被正確歸類，通過建立內部數據庫，工作人員能夠通過檢索關鍵詞快速查找，醫護工作人員開展工作也更加方便。

6）加大自動化管理宣傳。加大自動化管理宣傳能夠體現出一家醫院對于實現現代化建設的重視，只有正確意識到自動化、互聯網、大數據等技術對于行業發展優勢才能保證應用效果良好。從領導到員工都需要提升自主學習意識，通過參加主題講座、工作研討會等方式創新自我工作觀念與崗位責任。

4 結論

綜上所述，實現醫療辦公自動化是該行業發展的必然要求，只有領導人員、基層干部都能夠深入了解到現代化技術對醫院檔案管理起到的重要幫助，才能確保對應系統的應用有效，檔案文件處理安全性提高。當前我國仍有部分醫院在辦公環境自動化方面仍存在一些問題有待解決，本文提研究策略可提供幫助。

參考文獻

[1]趙慧瑤.信息化背景下現代醫院檔案管理系統探析[J].經濟研究導刊，2018（22）：183-184.

[2]宋小杰.辦公自動化在文書檔案管理的應用研究[J].才智，2018（16）：206.

[3]劉浩然.辦公自動化環境下醫院檔案管理風險管控體系研究[J].辦公室業務，2018（09）：182.