網絡時代檔案管理工作的創新分析

梅先玲

摘 要：網絡時代檔案管理工作的創新，需要檔案部門樹立創新意識，轉變管理觀念，并對管理制度與方式進行創新，引進先進技術，注重管理人才培養，迎合時代發展需要，促進檔案管理工作順利開展，帶動相關部門、行業的快速發展，實現信息資源共享，加大信息重復利用率。本文通過對網絡時代檔案管理工作創新的必要性與工作基本要素進行分析，對檔案工作創新做出論述，希望能對檔案管理工作創新有所幫助。

關鍵詞：網絡時代；檔案管理；工作創新

在網絡時代下，檔案管理工作創新是必然趨勢，因此檔案部門應樹立創新意識，對我國現有檔案管理模式進行不斷的創新與完善，建立完善的電子檔案管理系統。以此迎合時代發展需要，擴大檔案資源文化價值，實現信息資源共享。

1 網絡時代檔案管理工作創新的必要性

1.1 網絡時代下對傳統檔案管理工作的影響

網絡時代下對傳統檔案管理工作的影響主要體現在三個方面，分別是文件處理手段、檔案載體與儲存。在文件處理手段方面，從傳統的手工處理轉變為計算機處理，有效提高檔案管理工作效率與質量。在檔案載體方面，完成紙質檔案到電子文檔的轉變，延長檔案使用壽命。在儲存方面，可以將紙質檔案信息資源儲存在U盤或芯片中，有效減少檔案的儲存空間。像是高校的檔案信息化管理，通過大數據技術，將學生檔案、教師檔案及教學檔案進行合理歸類，有利于教師與學生查看，方便管理，并節約儲存空間。

1.2 網絡時代檔案管理工作概念

在網絡時代下，檔案管理工作需要實現檔案信息化，資源共享，以此提高檔案處理效率，沖破傳統檔案管理的局限性，形成完整的檔案信息網絡系統。根據時代發展需要，檔案管理部門應改變檔案源處理方法，實現檔案管理工作的網絡化，為社會提供豐富的檔案資源。

1.3 工作創新以滿足時代發展需求

現階段我國現有的檔案管理原則與理念過于老舊，管理模式陳舊，管理理念落后，工作內容單一，已不能適應時代發展需要。網絡時代下檔案管理工作的創新是必然的，只有如此才能使檔案管理工作得到進一步發展，實現信息資源共享。

2 網絡時代檔案管理工作的基本要素

2.1 開放化檔案管理工作機制

檔案管理機制是檔案管理工作的主導力量，開放化檔案管理工作機制，可以提升管理工作效率，使檔案管理工作更加規范化、自動化。封閉式的檔案管理機制已經不能適應時代發展需要，還會影響企業正常運行。因此網絡時代檔案管理工作的發展需要開放化檔案管理工作機制，打破傳統管理結構僵化，帶動檔案管理部門運行速度，方便各部門對檔案的查找與審查。檔案管理工作機制開放化，需要檔案事業組織進行合理分層，確保組織結構的分明。

2.2 人才結構層次分明

現階段大多企業檔案管理部門存在一些不良情況，像是高層管理人才缺乏、管理人員年齡分配不均、管理結構呈現老化等現象。在網絡時代背景下，國際交流日漸頻繁，在檔案管理工作中可能會涉及一些外文檔案，檔案種類與數量的增多，因此對檔案管理人員專業水平要求不斷變高，需要檔案管理部門對各類專業管理人員進行引進，使檔案事業組織內部具備一定標準的綜合型管理人才，提高檔案管理部門整體專業水平，以此實現檔案組織內部人才結構層次分明，在檔案管理工作開展時能有序進行。像是檔案管理部門，根據檔案管理人員的專業與工作能力分配相應的檔案類型，使檔案管理更加有層次性，合理利用人力資源。

3 網絡時代檔案管理工作的創新措施

3.1 創新管理觀念

在網絡時代大背景下，檔案管理部門應樹立創新意識，轉變管理模式，注重檔案管理與社會之間的聯系，以優質服務為工作的主導理念。首先檔案管理部門應意識到創新的重要性，結合時代發展需求，由傳統檔案管理、儲存的工作模式轉變為主動化服務的轉變，緊跟時代發展步伐。因此檔案管理人員應深入了解各部門、各行業的信息需求，及時提供相應的檔案，提高檔案管理工作的職能價值，進而促進經濟社會發展。其次檔案管理的人員打破傳統思想束縛，加快檔案信息化進度，樹立服務至上的工作觀念，對電子網絡技術進行熟練的運用，并對檔案信息進行系統性的整理與知識更新。在檔案信息的準確性、全面性、科學性加大創新力度，通過網絡管理使檔案更加公開化，有效實現信息資源共享。最后檔案管理部門還應注意網絡信息安全性，制定相應的安全管理制度，維護網站安全性，確保電子檔案信息安全，最大限度的發揮檔案文化資源價值。像是企業在進行檔案管理時，可將檔案信息公開化，只要通過關鍵詞收索就可查閱，為人們相關工作需求提供參考，打破傳統檔案信息管理的封閉狀態，有效提高檔案信息重復利用率。

3.2 創新管理制度

在網絡環境下，電子檔案信息存在很大的風險性，需要制定出一個完善的信息管理制度，確保電子檔案信息在網絡環境中的安全性。現階段我國電子檔案管理的法制建筑還不完善，需要檔案管理部門進行不斷的完善與創新。首先需要在從行政與技術這兩個方面對網絡化檔案管理進行指導，讓各檔案管理人員積極參與其中，制定出具有科學性、可行性、全面性的管理方案，建立一個完善的網絡化檔案管理系統。其次對檔案信息化管理制度出相應的階段性發展目標，使檔案信息化管理有一個明確的工作方向，在工作的開展過程中更加規劃化、制度化，以此加強電子檔案的安全性，統一工作理念，促進各檔案部門網絡化管理的協調性。最后檔案部門可以通過計算機技術、大數據技術研發一個實用性比較強的軟件，完善電子檔案的形成、處理、查閱、共享方面的網絡流程，建設一個系統的數據庫，使檔案管理工作更加制度化、流程化，以此促進檔案行業的可持續發展。

3.3 創新管理方式

在檔案管理方式創新方面，可采用信息技術建立專門的信息管理網站，對內部檔案信息進行系統管理，并與外部單位加強溝通，對檔案資料進行全方面的收集，確保檔案資料的完整性、系統性，方便相關人員的查閱，提高檔案管理工作效率。傳統的紙質檔案儲存十分麻煩，不易管理，需要檔案管理人員靈活化應用計算機技術，從傳統管理方式轉變為信息管理模式，對檔案的立卷、目錄進行功能化設計，相關人員可通過關鍵詞收索，獲取檔案信息。最后可建立一個檔案管理網絡平臺，對電子檔案進行有效管理，并對檔案信息進行及時更新與完善，打破傳統管理模式局限性，實現檔案信息化管理方式。檔案管理方式創新，可利用現代網絡技術實現檔案信息化，通過網絡平臺共享檔案資源，加大信息資源重復利用率。像是企業檔案信息化，將財務信息、發展項目、企業信息融合在企業信息系統中，可供員工查閱，使企業信息公開化，打破傳統檔案管理方式封閉狀態。

3.4 創新技術

根據我國現階段檔案管理工作的實際情況，檔案部門應注重技術創新，促進檔案信息之間的交流，借鑒與引進發達國家先進的管理技術，提高我國檔案管理專業水平，進行促進我國經濟市場發展。在進行檔案電子化轉換與處理過程中，對于立卷應做到言簡意賅，對于檢索盡量深化，方面各行業與各部門對檔案的查詢，對于實體檔案由專門保管單位儲存，電子檔案則可以通過網上檢索進行資源共享。在網絡時代下檔案管理工作的進一步發展，需要依賴于技術創新，不斷引進先進技術，以此提高檔案管理工作速度與質量。

3.5 提高管理人員專業水平

檔案管理人員在檔案管理工作中發揮著重要作用，網絡時代檔案管理工作的創新，除管理方式創新、管理方式創新、技術創新以外，還需要管理人員具有較高的工作能力與專業能力，如此才能保證檔案管理工作質量與效率。首先檔案部門應注重管理人員專業知識的學習，以便于為工作提供穩固的理論知識，有利于工作順利開展。其次應對管理人員進行技能培訓，致力于管理人員工作能力的提升，并進行定期考核，確保管理人員的專業能力。最后應著重培養管理人員的預見能力與洞察能力，對檔案需要市場做好準確判斷，并對現階段的國內形勢做出良好的判斷。

4 結語

在網絡時代下，紙質檔案信息化是必然趨勢。在檔案管理創新方面，需要根據檔案管理工作的基本要素進行具體分析，由此得出明確的創新道路，開展具體創新措施。

參考文獻

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