新時期加強干部人事檔案管理工作的思考

李忠燕

摘 要：人事檔案是職工個人德能勤績廉的真實反映，是選拔任用干部、考察后備人才的重要資料。新時期下，我們黨對人事干部檔案管理工作提出了更高要求，也對干部的考察提出了更嚴(yán)格的要求。因此，新時期下，干部檔案的信息反饋是組織部門考察干部的重要依據(jù)，在一定程度上決定著干部任用是否正確。本文從干部檔案的重要性出發(fā)，闡述如何加強檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：干部檔案；管理工作

干部人事檔案真實反映了一個職工從重要的學(xué)習(xí)時期、參加工作以來的經(jīng)歷，也包含了職工一些基本信息。其中的三齡二歷一身份、履歷表、組織審定表、政治歷史資料等是組織部門考察的重點，也是組織部門選拔干部的最基本的參考材料。在《干部人事檔案工作條例》第三條中明確指出：干部人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎(chǔ)，是維護干部人才合法權(quán)益的重要依據(jù)，是社會信用體系的重要組成部分，是黨的重要執(zhí)政資源，屬于黨和國家所有。可見，干部人事檔案在干部選拔任用中有著極其重要的核心作用。那么，如何才能讓干部檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用，本文試從以下幾方面論述：

1 從規(guī)定和意識形態(tài)重視檔案工作

我們國家對干部人事檔案管理工作有著專門嚴(yán)格的規(guī)定和制度，凡從事干部檔案管理工作的人都知道，筆者在此就不一一羅列了。但是作為從事檔案管理的工作者必須認(rèn)真學(xué)習(xí)，吃透政策。干部檔案“屬于黨和國家所有”，對于這份厚重的“國資”，我們不但要管理好，還要用好，要有效的發(fā)揮其重要作用，要為組織部門提供真實、可靠的檔案材料。

思想上認(rèn)識到位是學(xué)習(xí)好檔案管理法規(guī)的前提條件。新時期學(xué)習(xí)檔案管理規(guī)定應(yīng)是全員化、全覆蓋的，這里強調(diào)的是除黨政領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門外，其他每一位職工都應(yīng)加強學(xué)習(xí)，這不但是一種責(zé)任，也是每個職工應(yīng)盡的義務(wù)。檔案材料有組織部門在工作中形成而收集上來的，也有職工自己主動提供的，包括其社會關(guān)系、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、思想狀況、世界觀等等。如果職工自身沒有認(rèn)識到檔案材料的重要性，思想上不重視，不及時與組織部門溝通并提供相應(yīng)材料，干部的檔案材料就會失時、失效，甚至失真，其檔案的真實性和利用價值就會大大降低。因此，作為黨組織、檔案管理部門都應(yīng)該加強檔案管理工作的宣傳和學(xué)習(xí)，大家達成共識，檔案管理工作就一定會向好發(fā)展。

2 推行集成化和系統(tǒng)化管理

因為干部人事檔案有著其機密性，所以能夠直接接觸到檔案材料的人原則上就只有檔案管理員。又因其檔案管理技術(shù)含量低，管理軟件開發(fā)利用有其局限性，導(dǎo)致大多數(shù)單位仍然停留在傳統(tǒng)的手工管理模式上。檔案管理人員也習(xí)以為常了，每年就固定的就那么材料存檔，可能也并不覺得需要改進方法。又或者管理人員雖然也覺得應(yīng)該規(guī)劃化、系統(tǒng)化管理，但因為與領(lǐng)導(dǎo)層溝通不充分，沒有引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)層的重視，而仍然停留在傳統(tǒng)的手工管理模式上。但是，這種傳統(tǒng)的管理方法存在著很大的弊端，管理效率不高暫且不論，錯誤太多，根本無暇顧及且防不勝防。管理過檔案的人都知道，每一位職工每年填報的年齡、參加工作時間、黨齡、學(xué)習(xí)時間、簡歷等等，前后常常會不一致，有些事件描述不統(tǒng)一，更別說不按照要求填寫材料的情形了。這給檔案材料的認(rèn)定帶來了巨大的工作量，同時存在檔案管理不善的履職風(fēng)險。

在前兩年，中央組織部在全國部署開展了干部人事檔案專項審核工作。在這次專項審核工作中涉及面廣、要求嚴(yán)，單位投入了大量的人力精力，成立了干部人事檔案專項審核工作領(lǐng)導(dǎo)小組，單位黨委書記、院長為組長，分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員，定期對專項審核情況進行研究。結(jié)合單位實際，制定了干部人事檔案專項審核工作方案，按照“嚴(yán)、細(xì)、準(zhǔn)”的要求，對每卷檔案都進行初審和復(fù)審。中央組織部把干部人事檔案作為衡量干部的特別是對黨忠誠與否的重要方面。在這些專項審核工作中，不僅僅是我們檔案工作人員，也使得廣大干部受到了一次生動的教育。借著這樣的契機，使廣大干部認(rèn)識到檔案的重要性。

各個單位投入大量的人力物力來做這個專項審核，認(rèn)定三齡二歷一身份等，說明這個事情是無論是對組織還是對個人來說都是極其重要的。回過頭來想想，如果做到對干部檔案專業(yè)系統(tǒng)化，真正的規(guī)范化了就能在日常的管理中把這項工作有條不紊的管理下來了。在專業(yè)系統(tǒng)化管理后，材料入檔時如果基礎(chǔ)信息不一致系統(tǒng)會自動提示，必須核對一致才能歸檔，這樣既能減少手工操作的失誤，及時的發(fā)現(xiàn)問題防止錯漏。另一方面也能防止把問題累積下來。這樣對于提拔任用干部對檔案的使用，以及退休入社保都是極其便利的。

實現(xiàn)現(xiàn)代化管理檔案的工作要求，必須利用專業(yè)管理系統(tǒng)，對干部檔案進行科學(xué)化管理，切實保證檔案材料規(guī)范、真實、全面及調(diào)取便利。另外，在切實能夠保密的前提下，上下級組織部門間利用大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)管理檔案也是可行的，這樣才是真正意義上的檔案管理集成系統(tǒng)。

3 完善人事檔案管理法制建設(shè)

檔案管理基本制度多數(shù)單位都已形成了，但真正把每一個制度執(zhí)行好的單位恐怕不多，這在我們平時檔案檢查中就早發(fā)現(xiàn)這一問題了，如收集材料不規(guī)范、不完整，查閱檔案審查手續(xù)不全，硬件設(shè)施配備不全等等情況。這些問題存在的根本原因，就是責(zé)任制沒有得到落實，工作不認(rèn)真，檢查重形式太多，每次上級檢查結(jié)果是整改，追究責(zé)任的很少很少。又如，近年來大學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞基本上不走機要局了，學(xué)校讓個人帶至單位報到，因追究責(zé)任不落地，這種檔案材料失控、有遺失可能的高風(fēng)險行為被大家忽視了。失控有可能造假、遺失會引發(fā)人事糾紛，因此，任何違反檔案管理的行為，一經(jīng)查證，必須制度給予相應(yīng)處分，甚至是依法懲處。

這里引用一案例，1995年董先生將人事檔案寄存于某人才中心，2008年董先生在辦理退休時，因人才中心將其檔案遺失，導(dǎo)致其無法辦理退休手續(xù)，造成經(jīng)濟損失，法院最后判定賠償經(jīng)濟損失5萬元。本案中，涉事當(dāng)事個人并沒有得到應(yīng)有處罰，體現(xiàn)不到法律的威懾力。因此，建議在相關(guān)法律中明確檔案管理失職，造成經(jīng)濟損失等后果的法律責(zé)任。

4 探索干部檔案管理認(rèn)證和評級工作

大家知道，質(zhì)量管理體系認(rèn)證從沿海外企中推行，逐步發(fā)展到內(nèi)地，并快速被國企所認(rèn)同，有了這一套參照國際標(biāo)準(zhǔn)制定的適應(yīng)國內(nèi)企業(yè)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，不但能夠適應(yīng)世界經(jīng)濟發(fā)展，還為驗證管理、服務(wù)、產(chǎn)品質(zhì)量的提供可判依據(jù)。干部檔案工作標(biāo)準(zhǔn)均由國家組織部門制定并發(fā)布執(zhí)行，各省再依據(jù)實際情況細(xì)化，這樣形成的標(biāo)準(zhǔn)難免會各不相同，造成了檔案材料五花八門，表式不統(tǒng)一、內(nèi)容不一致、填寫要求不一樣，等等。建議上級組織部門，或由其委托第三方，制定檔案管理評定體系，統(tǒng)一管理模式、統(tǒng)一考核指標(biāo)、統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，把檔案管理評級工作做為對黨委年度考核的重要工作內(nèi)容之一，從而最大化約束檔案管理行為，讓人事檔案材料更好地為決策者提供決策。

5 定期分析及時反饋信息

檔案管理工作的重要內(nèi)容就是及時為單位組織部門提供全面、真實的數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)層提拔干部、加強人才隊伍建設(shè)提供依據(jù)。從這方面來說，檔案管理人員不應(yīng)被動工作，“只把檔案管理好，需要時提供即可”的管理思想已不能適應(yīng)新形勢下檔案管理工作需要。檔案管理人員要實行動態(tài)化管理，對人事檔案進行分析，定期形成正式報告，為單位管理層提供人事依據(jù)，便于及時調(diào)整組織架構(gòu)和人才發(fā)展目標(biāo)，維持人才梯隊的可持續(xù)性，打造未來團隊的戰(zhàn)斗力。

6 結(jié)束語

新時代、新形勢、新征程，在我們黨加大從嚴(yán)治黨力度以來，各級組織部門對干部人事檔案提出了更高、更新、更嚴(yán)的要求，各單位檔案管理工作擔(dān)子更重了，科學(xué)、規(guī)范、高效管理干部人事檔案工作尤顯重要了。各檔案管理人員一定要加強業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，接受先進的檔案管理方法，最大限度發(fā)揮人事檔案的組織、經(jīng)濟建設(shè)上的重要作用。

參考文獻

[1]《干部人事檔案工作條例》 2018年11月28日發(fā)布