物資檔案規范化管理

李延哲

摘 要：物資標準化管理在企業管理中有著重要的地位。加強物資標準化管理工作在提高企業物資管理水平方面有著重要的意義和作用。通過建立物資信息管理體系有效收集情報、優化進貨，做好物資庫存統計，合理儲備；物資管理數據化，同時對數據準確、及時進行分析；物資管理網絡化的手段，能夠有效加強物資管理標準化，提高物資管理水平。據此，本文對物資檔案規范化管理作了簡要論述，對物資檔案管理的基礎工作和電子化工作方向簡要介紹，希望對相關工作者有所幫助。

關鍵詞：物資檔案；規范化；管理

1 前言

檔案是企業各部門在經營管理、科學研究、物資采購等各項職能活動中形成的重要信息資源，包含各種具有參考依據和歸檔保存的文字、圖表等材料。檔案管理對企業經營發展有著重要的作用，其中物資采購等業務流轉過程所形成的檔案信息資源，經過合理的開發利用，能夠有效發揮檔案信息資源的作用，提高利用效率，對企業物資管理體系向科學化、規范化發展提供有力保障。企業物資標準化管理是以實現物資有效供應為方針目標的，是圍繞企業物資部門進行的，要求在物資管理部門責任人的領導和組織下協調企業物資部門的全體工作人員對物資供應及物資管理活動進行規范化、程序化、科學化和文明化的工作方法。在全球化、信息化、網絡化等新形勢的沖擊下，企業檔案資源的開發利用逐漸體現其價值和地位，理論研究及業務實踐取得了一定成績，本文結合文獻資料對當前物資檔案管理做出總結。

2 建立物資信息管理體系

2.1 收集情報、優化進貨

現在社會網絡發達，物流健全，要充分利用這些現代化高科技手段，充分利用互聯網即時、快速的優勢，及時掌握電力設備和材料的性能，對價格走勢以及行業情況進行深入了解，及時了解市場信息以及供求情況，對各種設備和材料的供應商有總體了解，對材料和設備的性能充分掌握，及時了解物資信息，優化進貨渠道

2.2 做好物資庫存統計，合理儲備

物資庫存是為了保障生產的及時、正常進行的工作，要保證企業生產和經營活動正常進行所需，同時又要最低的庫存數量，以保證資金的健康運轉、避免不必要的浪費。作為地礦企業，要經常分析影響庫存量的各種因素，及時分析供求變動情況，特別是針對不同物資，要采用適當的方法來查定和調整合理庫存量標準。及時掌握庫存量的動態變化，相應做出調整，適當控制設備、物資的庫存量及時掌握庫存量動態，對于庫存量不足的物資、設備，適時、適量地訂購，對于超過合理庫存量標準的物資及設備，及時采取措施處理超儲積壓，力爭做到庫存合理。

2.3 掌握現代物流技術，提高效率，降低費用

現代物流技術是將信息、運輸、倉儲、庫存、裝卸搬運以及包裝等物流活動綜合起來的一種新型的集成式管理，通過現代物流技術能夠有效提高物流質量、減少物流時間、降低物流成本。充分利用現代物流技術可以以最經濟的費用，按照需要將物資從供給地向需求地安全、快速、高效的進行轉移。它主要包括運輸、儲存、加工、包裝、裝卸、配送和信息處理等活動。通過學習并掌握現代物流管理技術，及時用于工作實踐，可以有效提高效率并降低物流費用。

3 規范化物資管理基礎工作

3.1 物資管理數據化

地礦企業所涉及的物資種類繁多，規格多樣，要將這些情況直觀的展現，數據化管理是最好的手段。數據化管理可以將物資管理中的基本狀況，通過詳實的數據直觀地展現，通過分析，可以明確物資庫存等基本狀況，及時發現問題，及時、準確的做出相應的決策，促進科學的進行物資管理，有針對性進行采買及計劃。數據化管理是物資標準化管理的基礎，要嚴格按照物資管理標準化要求，對基礎工作進行表格化、圖表化、數據化。

3.2 數據準確，及時分析

為保證企業物資管理的正常、科學、合理的運行，要對統計數據準確、及時進行統計，通過統計的物資數據正確把握和分析物資管理運行態勢，作出符合客觀實際的結論或推斷，提出有助于管理的對策和建議，促進企業物資管理的健康發展。各種報表數據準確，傳遞及時，分析有理有據。

3.3 資料裝訂成冊，建立信息檔案庫

每年企業都會有大量的物資流動，產生巨大的資料信息，這些信息、資料可以了解歷史信息，了解過往物資需求情況，能夠有效把握價格動態等，對于這些資料要進行裝訂成冊，妥善保管，同時建立相應的信息庫。信息庫可以存儲大量的數據、信息文檔，是系統分析員，系統設計人員以及系統構造人員保存與一個或者多個系統或項目有關的文檔、知識和產品的資料庫。作為企業資料管理信息庫，可以為單個項目建立一個信息庫，也可以讓所有項目和系統共享一個信息庫。

4 物資管理網絡化

4.1 探索電商模式下物資檔案管理方法

隨著現階段電子商務及物聯網的蓬勃發展，在不久的將來，企業的傳統物資采購模式勢必受到相應的沖擊，運用電子商務進行物資采購、逐步使物資采購工作向網絡化邁進，將成為未來企業物資采購部門探索和思考的關鍵。同時，這種全新的采購模式還將產生新型載體的檔案，這些電子檔案的保存與傳統的紙質檔案存在著多方面的區別，如何保證電子檔案的真實性、可靠性、長期性，使電子檔案安全有效，同樣具備紙質檔案的參考價值和使用價值，也將是物資采購部門檔案管理工作的重點之一。

4.2 物資檔案的微機化和網絡化管理

地礦企業的物資檔案需要進行轉達及交流，而物資檔案的微機化、網絡化管理可以大大提高交換、存儲、使用效率，加快檔案交流速度，提高數據處理質量。檔案微機化、信息化管理的實質就是數字化、網絡化，是利用電子計算機技術，將大量的物資、設備檔案信息用數字來表達、存貯，再通過網絡來進行傳輸、交流，以便實現物資檔案資源的高度共享。物資檔案信息微機化、網絡化建設是現代物資檔案管理工作的必由之路，是加速物資檔案管理現代化的必然要求。

4.3 引入全面質量管理理念

全面質量管理作為工業企業的管理方法之一，同樣可借鑒使用于檔案管理工作中，以提高檔案立卷工作質量。全面質量管理的“一切為用戶服務”、“一切以預防為主”、“一切用數據說話”的三個觀點，也可適用于物資檔案管理工作。為用戶服務既滿足物資管理部門員工的檔案使用需求；而預防為主指要對與檔案質量有關的各方面因素進行有效控制，在質量問題發生之前就對源頭進行把控；通過用數據進行統計，能夠更實事求是的反映問題、分析問題、解決問題，使檔案管理更為科學。因此，在檔案管理中引入全面質量管理的概念，既依靠了科學的理論方法，又使檔案管理全過程質量受控。

5 結語

在地礦系統物資管理中，實現物資標準化管理有著重要的實際意義。物資標準化管理的實施能夠化繁為簡，節省成本，減少問題。同時，物資標準化管理也是企業實現標準化管理的基礎，可以有效提高企業的競爭力，使得企業在日趨激烈的競爭中保持領先地位。

參考文獻

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