電子檔案管理系統中流程管理的應用分析

尹君

摘 要：電子檔案系統的應用，有效提高了教育檔案的管理效率，但同樣對流程管理提出了更高的要求。基于此，本文首先介紹了電子檔案管理系統的全流程模型，強調了加強流程管理的重要性。重點從電子文件形成、信息資源收集、檔案數字化加工、檔案公開檢索四方面出發，對具體的管理方法進行了總結。

關鍵詞：電子檔案管理系統；流程管理；電子文件

近些年來，隨著數字化及計算機技術發展速度的加快，檔案管理逐漸進入了電子化時代。與傳統的檔案管理模式相比，電子檔案管理系統的應用，不僅解放了勞動力，且減小了檔案丟失的風險。為使系統優勢能夠得到更大程度的發揮，有必要加強流程管理，提高各項工作流程的清晰度，提高管理水平。

1 電子檔案管理系統的全流程模型

電子檔案管理系統的全流程模型如下：1）確定資源類型，明確資源的所屬范圍。2）采集資源信息，以來源為準，將其分為“館內資源（如：館內工作人員檔案）”、“移交資源（如：學生手動提交的檔案）”、“網絡移交資源（如：高校經網絡提交的學生檔案）”3種。3）對資源進行審核，如審核通過，則可對其進行數字化掃描及標準化檢測。4）確保檔案信息符合標準后，應加密檔案，并將其存儲至系統數據庫中。5）需應用檔案時，應首先予以解密，繼而提取相應的信息。

2 電子檔案管理系統中流程管理的應用方法

2.1 電子文件形成流程管理

2.1.1 電子文件形成流程表現

電子檔案管理系統的功能，在于對電子文件進行管理，電子文件的形成流程如下：1）擬定初稿，對稿件進行核對，確保核對無誤后，交由領導簽字，并給出意見。2）領導簽署完成后，交由辦公室蓋章，打印成文。3）將文件通過網絡移交至檔案館處理，檔案館則應標注fonts-number（全宗號）、catalog-number（目錄號）、Files-Year（歸檔年份）等。該流程中，領導的簽署及意見，均應作為重要數據與電子文件一同交由檔案館。針對密級文件，應予以加密封裝后保存。如需經網絡傳輸文件，應通過秘鑰對其進行加密。

2.1.2 電子文件形成管理方法

電子文件形成流程管理過程中，部門主管、單位領導、收發員應同時完成管理的任務。首先，待電子文件初稿確定后，部門主管應進行稿件核對，實現對稿件質量的管理，具體核對內容以“背景信息（context）”、“真實性（authenticity）”、“有效性（utility）”、“完整性（integrity）”為主。其次，單位領導應根據主管所提供的初稿，對文件進行進一步的簽發與查閱。該管理流程中，電子檔案管理系統應記錄相應領導對文件的操作步驟，并將其存儲至數據庫中。最后，收發員應負責對文件進行接收，確保審核不達標的稿件能夠及時返回修改，保證審核通過者，可立即存儲于數據庫之中。

2.2 信息資源收集流程管理

2.2.1 信息資源收集流程表現

電子檔案管理系統中，信息資源收集的流程如下：1）對檔案進行分類，通過線上、線下兩種途徑，對信息資源進行收集。線上的資源收集，需通過互聯網實現。2）信息資源收集完成后，應錄入條目，并明確其數字化順序，將信息存儲至臨時數據庫中。為確保信息安全，應通過PKI認證，對其進行審查，具體審查內容以ID-ss（送審表ID）、zj-number（專家號）、sh-number（審核信息）等為主。3）制定信息化資源移交清冊，制定數字化方案。4）將資源存儲至系統數據庫中，以便于未來應用。

2.2.2 信息資源收集管理方法

通常情況下，電子政務系統難以與電子檔案管理系統同步開發。一旦軟件接口不適宜，信息的傳輸難度往往較大。為確保資源收集的流程能夠有效實現，管理過程中，管理人員可考慮通過FTP共享的方式，設置約定的移交地點，提高移交的便利性。PKI認證的過程中，管理人員應在確保信息安全的同時，對領導意見、主管部門附件等資源的完整性進行檢查。如資源不完整，則不得錄入。針對密級文件，不建議通過網絡移交，以免對文件的信息安全造成影響。此外，信息資源收集的過程中，同樣應對用戶角色予以約束，以免資源丟失。

2.3 檔案數字化加工流程管理

2.3.1 檔案數字化加工流程表現

檔案館所收集的信息，包括電子信息與紙質文件兩種。電子信息可直接存儲于系統數據庫中，紙質文件則需進行數字化加工。流程如下：1）對文件進行掃描，采用JPEG及TIFF兩種格式對圖像進行保存，采用PTF或TXT格式保存文檔，如文件以音頻或視頻為主，則可采用MP3或MP4兩種格式對其進行存儲。2）觀察文件中有無黑邊、噪點、紅眼等問題，如存在問題，應進行后期處理，提高圖像及文檔的清晰度，確保圖像能夠被有效利用。3）標注文檔的案卷、分類、順序號碼，便于實現分類存儲。4）采用RSA算法加密，避免檔案丟失。

2.3.2 檔案數字化加工管理方法

檔案數字化加工管理方法如下：1）質量管理：為確保檔案質量達標，管理人員應采用技術手段對檔案進行處理。如為非涉密檔案，管理者可通過標識、粘貼、排序等方式，確保檔案存儲清晰簡潔，提高質量管理水平。2）安全管理：為避免檔案信息被盜取，單位應賦予編研人員查看、傳輸以及修改檔案的權限，確保能夠第一時間采用RSA算法對檔案進行加密。以檔案信息摘要為例，有關人員可采用RSA算法下的key（私鑰），擬定檔案的數字簽名，實現對信息摘要的加密，提高安全管理水平[1]。

2.4 檔案公開檢索流程管理

2.4.1 檔案公開檢索流程表現

將信息存儲至電子檔案管理系統中的目的，一方面在于降低管理難度，另一方面則在于提高檢索的便利性。為達到上述目的，應采用以下流程對電子檔案進行公開檢索：1）具有檢索權限者，可經上級主管部門批準后，自行對檔案進行檢索。在此過程中，需首先進入檢索模塊，搜索題名、時間、關鍵詞、文檔編號、卷宗號等信息。2）為提高檢索效率，可通過組合檢索的方式，對文件進行查找。例如：可輸入“楊XX（檔案姓名）+101917（學號）、A054（檔案編號）”，實現精準檢索。

2.4.2 檔案公開檢索管理方法

檔案公開檢索流程的管理方法如下：1）劃分角色：應將公開檢索角色，劃分為“公開處理”、“檢索利用”、“信息鑒定”三種，“上級主管及領導”、“具備系統登錄權限的用戶”、“管理人員”為三種角色權利的執行者。2）管理方案：用戶登錄系統時，應輸入用戶名及密碼[2]。此時，系統將自行對其權限進行判斷。如用戶非技術管理員，系統則可自動跳轉至非管理頁面，而登錄者則可根據自身的權限，實現對檔案的檢索。

3 結論

綜上所述，以不同工作的內容及目的為依據，加強對電子檔案管理系統的流程管理，可有效提高檔案的利用率，確保系統信息安全、真實。未來，建議我國教育領域從信息的收集、檔案管理、系統維護等方面出發，積極優化電子檔案管理系統，明確各項流程，全面提高管理質量。

參考文獻

[1]張曉輝.高校檔案信息化建設中存在的問題及實施策略[J].中國新通信，2018，20（22）：195-196.

[2]安宗強.淺析高職學校檔案管理中電子檔案的應用管理[J].中國管理信息化，2018，21（22）：147-148.