高校辦公室人員工作效率提升策略探索

□何 倩

一、高校辦公室人員工作效率低下的原因

(一)辦公室人員存有惰性心理，工作技能低下。高校辦公室人員在某一職位上工作時間長了之后，積累了一定的工作經(jīng)驗，對于日常所負責(zé)的工作都比較了解，認為自己隨隨便便就能夠應(yīng)對這些事務(wù)，因此就逐漸地產(chǎn)生了惰性心理，失去了工作的熱情。但是，當(dāng)今教育事業(yè)在飛速的發(fā)展，如果辦公室人員不能隨之進步，就會被淘汰。惰性心理會使得辦公室人員對教育事業(yè)的革新無法準(zhǔn)確地把握，對于新信息的判斷不夠精準(zhǔn)，也就會影響平時的工作效率。另外，對于一些較為先進的辦公技術(shù)未能進行積極的學(xué)習(xí)和鍛煉，在操作辦公新系統(tǒng)的時候不夠熟悉，也會影響日常工作的正常開展。

(二)辦公室人員對自己的定位不夠明確。高校辦公室的工作一般都比較繁瑣，工作任務(wù)也都比較重，除了一般日常需要負責(zé)的工作之外，還有可能會有臨時需要處理的事務(wù)。另外，由于辦公室中時常會有人出入，聯(lián)系相關(guān)工作人員處理事情，那么辦公室人員在按照自己日常工作節(jié)奏處理事務(wù)的時候，就有可能會隨時被打斷，也有可能需要臨時增加工作量。辦公室的工作無關(guān)大小，對于任何一項事務(wù)都應(yīng)當(dāng)認真、謹慎地對待。但有些辦公室人員對自己的定位不夠明確，無法做到利用零碎的時間抓緊處理自己手頭的工作，也就導(dǎo)致了工作效率大幅度下降。

(三)其他外界因素的影響。隨著如今信息技術(shù)的不斷進步，手機、電腦等已經(jīng)成為人們生活、工作中不可或缺的電子設(shè)備，這些設(shè)備的應(yīng)用在幫助辦公室人員開展工作的同時，也傳遞著豐富的信息，而有些辦公室人員容易被這些信息所吸引，會時不時地進行瀏覽，如微信朋友圈、網(wǎng)絡(luò)購物等，這些行為會不知不覺地消耗大量的時間。如果辦公室人員在進行工作的時候，沒有足夠的定力，無法用強大的約束力來約束自己，嚴格按照計劃中的內(nèi)容開展自己的工作，就會把大量寶貴的時間消耗在這些無意義的信息瀏覽上，最終導(dǎo)致正常的工作無法完成。

二、高校辦公室人員工作效率提升策略

(一)轉(zhuǎn)變高校辦公室人員的意識。

1.提高其學(xué)習(xí)意識。時代在不斷發(fā)展，技術(shù)在不斷革新，如果不積極學(xué)習(xí)，就會落后于他人。高校辦公室人員應(yīng)當(dāng)不斷地學(xué)習(xí)國家新政策、教育新理論，才能保證政治思想活躍，才能對新的信息有著極強的敏感性和控制力，才能正確定位自己的角色。同時，還要不斷地學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)務(wù)知識，不斷地提升自己，才能勝任自己的工作。所謂的學(xué)習(xí)，并非一定要在固定的時間、固定的地點，辦公室人員還應(yīng)當(dāng)積極地尋找平時的空閑時間，從書本資料、網(wǎng)絡(luò)和周圍的同事身上學(xué)習(xí)。樹立終身學(xué)習(xí)的意識，才能有不斷學(xué)習(xí)的動力，才能不斷地提升工作能力，實現(xiàn)高效率的工作。

2.提高其服務(wù)意識。高校辦公室是一個服務(wù)性的綜合部門，是為高校領(lǐng)導(dǎo)以及全體師生提供服務(wù)的機構(gòu)，同時也是高校的窗口，辦公室工作中所涉及到的方面非常廣，往往會與高校的各個部門產(chǎn)生聯(lián)系，因此，辦公室人員的服務(wù)態(tài)度就成為了高校形象的一種反應(yīng)。不斷地提升辦公室人員的服務(wù)意識，從工作中的各個細節(jié)入手，通過工作細節(jié)來體現(xiàn)辦公室人員的面貌，從而讓高校領(lǐng)導(dǎo)和全體師生對其服務(wù)感到滿意。服務(wù)工作做得好，才能被高校所認可，辦公室的形象和地位也就得到相應(yīng)的提升。

3.提高其奉獻意識。和高校內(nèi)的其他部門相比較，辦公室在各類業(yè)績和各種榮譽方面的評比性比較弱。正是由于辦公室的這個特點，工作人員應(yīng)當(dāng)放下攀比心理，做到不追求榮譽、不嫉妒他人，擁有一顆淡泊名利的平常心，保持著為他人服務(wù)即為光榮的責(zé)任感。

4.提高其協(xié)作意識。高校辦公室在高校教育工作開展過程中，發(fā)揮著重要的紐帶作用，促進了高校各個部門之間的團結(jié)協(xié)作，要做到這一點，辦公室內(nèi)部的工作人員應(yīng)當(dāng)從自身做起，與辦公室的其他同事進行良好的合作。當(dāng)辦公室工作中遇到崗位空缺、人手不夠的情況時，辦公室人員應(yīng)當(dāng)積極主動地站出來，承接一些力所能及的工作。在平時的工作中，要多與其他同事進行溝通交流，互幫互助，以強大的協(xié)作能力，攻克業(yè)務(wù)上的難關(guān)，實現(xiàn)工作效率的大幅提升。

(二)提升高校辦公室人員工作能力。

1.提升執(zhí)行能力。辦公室工作的順利開展，離不開工作人員強大的業(yè)務(wù)執(zhí)行能力。第一，辦公室人員要養(yǎng)成及時處理工作的好習(xí)慣，不能把工作推脫到以后再做。由于辦公室工作比較繁雜，可能在工作繁忙時容易忘記或遺漏，工作人員可以通過自己的方式記錄下來，并每日查看確認是否所有工作都已經(jīng)完成。第二，要發(fā)揮工作人員的主觀能動性。由于辦公室的日常工作相似度比較高，有很強的規(guī)律性，工作人員應(yīng)當(dāng)擅長總結(jié)經(jīng)驗，在比較空閑的時候，把以后可能會需要做的工作提前準(zhǔn)備，盡量把工作趕在前面。第三，要注重工作質(zhì)量。辦公室工作并非是做得多、工作時間長就可以，更重要的是工作質(zhì)量。工作人員應(yīng)當(dāng)認真地對待每一項工作，并且運用以往的經(jīng)驗和自己的優(yōu)勢，保證工作質(zhì)量，避免重復(fù)多次處理同一件事，對于提高工作效率有很大的幫助。

2.提升服務(wù)能力。切實提高服務(wù)能力，才能將服務(wù)意識落實到工作當(dāng)中去。第一，辦公室人員應(yīng)當(dāng)樹立積極的工作作風(fēng)，從高校領(lǐng)導(dǎo)和師生的反饋中虛心接受意見，并且不斷反思自己在工作中還存在的問題，從而及時改正優(yōu)化。第二，要擁有良好的工作態(tài)度，對辦公室工作始終保持積極的心態(tài)和不變的熱情。第三，要主動通過學(xué)習(xí)、鍛煉，不斷提升自己的業(yè)務(wù)能力，增強自己處理事務(wù)的實力，從而為高校領(lǐng)導(dǎo)和全體師生提供更好的服務(wù)。

3.提升協(xié)調(diào)能力。高校辦公室是一個需要高度協(xié)調(diào)的部門。一方面，辦公室要協(xié)調(diào)好高校其他部門之間的工作，要發(fā)揮上傳下達和彼此聯(lián)系的功能，這就要求辦公室人員能夠積極地與其他部門的人員進行溝通。另一方面，辦公室內(nèi)人員彼此之間也需要協(xié)調(diào)合作，通過提升辦公室人員的協(xié)調(diào)能力，從而相互幫助，彼此協(xié)作，才能夠共同處理好工作中的問題，共同提升辦公室工作效率。

三、結(jié)語

綜上所述，高校辦公室人員工作效率對高校育人與日常管理工作的發(fā)展產(chǎn)生著不容忽視的影響，然而，在高校辦公室人員工作過程中，無論是懈怠心理、專業(yè)素養(yǎng)不足還是辦公室人員自身定位不清等問題，都制約著高校辦公室人員工作效率的提升。針對這些問題，高校有必要引導(dǎo)辦公室工作人員強化自身學(xué)習(xí)意識、服務(wù)意識、風(fēng)險意識以及團隊協(xié)作意識，并提升辦公室工作人員的執(zhí)行能力、服務(wù)能力以及協(xié)調(diào)能力，從而為高校辦公室人員工作效率的提升提供良好保障。