探究事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化途徑

劉彥 華北軍區(qū)烈士陵園管理處

人事檔案管理對于職工的工作有著非常重要的影響，尤其是在其工作發(fā)生調(diào)動或者晉升時，這些檔案是主要的評定參考內(nèi)容。近年來，隨著人力資源管理理念的日益完善，我國不斷的優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作，在一定程度上保證了檔案的安全性。然而，為了精簡機(jī)構(gòu)、提高工作效率，國家進(jìn)行了一系列的部門合并和設(shè)立，這就造成了檔案流動性的增大，檔案調(diào)取過程之中也凸顯了檔案管理工作的缺點(diǎn)。如何能夠有效的提高檔案的管理效率、提高檔案的安全性，已經(jīng)成為當(dāng)前研究的熱點(diǎn)。

一、檔案管理工作之中存在的缺陷研究

(一)檔案管理理念落后

管理理念是保證檔案管理處于不斷優(yōu)化的關(guān)鍵步驟，然而部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)并沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性。這些領(lǐng)導(dǎo)普遍存在著檔案管理是文案管理，只需要辦公室人員進(jìn)行保管和記錄即可，不必投入過多的時間和資金進(jìn)行建設(shè)。在這種管理思想的引導(dǎo)下，員工在工作的時候必然抱有消極的態(tài)度。在進(jìn)行檔案的更新、梳理過程中，部分員工采取了不配合的態(tài)度，為檔案管理造成了一定的困擾。加之檔案管理人員一般級別并不高，一些單位在面對檔案管理時也是敷衍的態(tài)度，對于檔案管理制度的落實(shí)程度較差。除此之外，一部分單位甚至存在私自修改檔案的嚴(yán)重違規(guī)行為，給檔案管理帶來了更多的不確定性。檔案一旦出現(xiàn)遺失、損壞、篡改將會對職工的日后工作帶來嚴(yán)重的影響。

(二)檔案管理制度有待完善

檔案管理制度是確保檔案管理流程的基本參照，是檔案工作高效開展的必備條件之一。由于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作存在忽視的情況，因此部分事業(yè)單位的檔案管理制度尚沒有建設(shè)完善，存在重大的缺陷。這些缺陷造成了在檔案管理時出現(xiàn)了效率低下、資料散亂、調(diào)取困難，甚至遺失、損毀的情況。檔案管理制度的缺失不僅僅會造成檔案的遺失，還有可能出現(xiàn)造假的行為，給一些職業(yè)操守低的員工可乘之機(jī)。一旦國家出現(xiàn)新的變革，職工檔案需要進(jìn)行調(diào)動時，由于前期管理不善，會給這一工作造成極大的阻礙，嚴(yán)重減緩了國家事業(yè)單位改革的發(fā)展速度。

(三)管理模式過于單一

檔案管理模式是在管理制度下形成的一種流程，通過這些流程能夠?qū)崿F(xiàn)對于檔案的接收、更新、外發(fā)。現(xiàn)階段大部分事業(yè)單位依然延續(xù)著以往手工記錄的模式，這種模式限制了檔案管理的靈活性與安全性。此外，目前的檔案管理需要記錄的種類與內(nèi)容繁多，手工操作不但容易出現(xiàn)失誤，還會對記錄內(nèi)容的總量有一定的影響，降低檔案管理的真實(shí)性。由于這種檔案管理模式存在同步性差，保管部門單一、缺乏監(jiān)管等問題，導(dǎo)致了一些重要內(nèi)容能夠被篡改，尤其是一些與員工的晉升、工齡、學(xué)歷等有關(guān)的信息。一旦出現(xiàn)這種情況，會給人事管理工作帶來嚴(yán)重的阻礙，有些甚至導(dǎo)致了非常惡劣的影響。

二、事業(yè)單位檔案管理方法改進(jìn)方式研究

(一)改變傳統(tǒng)觀念，高度重視檔案管理重要性

管理的嚴(yán)格程度是自上而下的，因此事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理的態(tài)度直接決定了檔案管理工作的優(yōu)劣。想要真正做好檔案管理工作，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要轉(zhuǎn)變自己的觀念，充分認(rèn)識到檔案管理工作對于事業(yè)單位人員管理的重要性。不但要將其納入正常的工作之中，還應(yīng)該將其與績效進(jìn)行結(jié)合，對檔案管理人員以及涉及的檔案所有人進(jìn)行震懾，使其能夠認(rèn)真的對待檔案管理工作。與此同時，還應(yīng)該加大對檔案管理的投入力度，不斷引進(jìn)更好檔案管理設(shè)施，確保檔案管理的高效性。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該定期的進(jìn)行檢查，考察員工是否認(rèn)真對待檔案管理工作，避免出現(xiàn)檔案管理工作疏忽、敷衍的情況，還需要做好員工的思想工作，使其能夠認(rèn)真的配合檔案管理工作。

(二)建立完善的檔案管理體系

構(gòu)建完善的檔案管理體系，避免出現(xiàn)碎片化的管理對于檔案管理的優(yōu)化有著非常關(guān)鍵的作用。檔案管理的完善性應(yīng)體現(xiàn)在管理過程的標(biāo)準(zhǔn)化、監(jiān)督化、科學(xué)化、高效化等方面。首先，檔案管理部門需要組織所有員工學(xué)習(xí)《檔案法》，使員工能夠從認(rèn)識上提高對于檔案管理的重視程度。其次，需要將檔案管理進(jìn)行邏輯功能上的區(qū)域劃分，將不同的責(zé)任進(jìn)行分配，分配過程力求責(zé)任到人，以此來提升職工的工作認(rèn)真程度。再次，需要將檔案管理與績效考核相關(guān)聯(lián)，對于工作之中失誤進(jìn)行處罰，促進(jìn)檔案管理人員的主動性；同時對于表現(xiàn)積極的員工應(yīng)該將其當(dāng)月績效進(jìn)行調(diào)整。最后，還應(yīng)由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)牽頭，成立專門負(fù)責(zé)檔案內(nèi)容監(jiān)管的部門，確保檔案的真實(shí)性。

(三)提升認(rèn)識檔案管理信息化水平

以往的手工記錄的方式因其影響因素多，為其保管帶來了諸多的不確定性，已經(jīng)不能完全滿足當(dāng)前事業(yè)單位的發(fā)展。在信息化、數(shù)字化的時代背景下，將檔案內(nèi)容信息化成為了解決檔案管理內(nèi)容的有效途徑。事業(yè)單位檔案管理部門可以將檔案進(jìn)行錄入，以電子文檔的形式進(jìn)行保存。這種方式能夠減少檔案管理的難度，大大降低了檔案的損壞概率，對于一些重要的內(nèi)容還可以進(jìn)行多重備份。與此同時，電子化的檔案管理不但能夠?qū)崿F(xiàn)信息的快速提取，還可以與上級單位進(jìn)行檔案同步，強(qiáng)化了監(jiān)督作用，避免了個人對檔案中重要信息私自篡改的行為。

三、總結(jié)

在我國事業(yè)單位優(yōu)化的大背景下，應(yīng)保證檔案管理的高效性。這就需要有關(guān)責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)能夠高度重視檔案管理工作，加強(qiáng)對這一工作的認(rèn)識，不斷完善人事管理制度。與此同時，還應(yīng)積極的建設(shè)信息化的檔案管理，進(jìn)行多重備份，保證檔案的完整性與安全性。需要注意的是，檔案信息的保密性至關(guān)重要，應(yīng)采用最先進(jìn)的殺毒軟件并定期更新，避免出現(xiàn)人事信息泄露的問題。