劉彥 華北軍區(qū)烈士陵園管理處
人事檔案管理對(duì)于職工的工作有著非常重要的影響,尤其是在其工作發(fā)生調(diào)動(dòng)或者晉升時(shí),這些檔案是主要的評(píng)定參考內(nèi)容。近年來(lái),隨著人力資源管理理念的日益完善,我國(guó)不斷的優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作,在一定程度上保證了檔案的安全性。然而,為了精簡(jiǎn)機(jī)構(gòu)、提高工作效率,國(guó)家進(jìn)行了一系列的部門(mén)合并和設(shè)立,這就造成了檔案流動(dòng)性的增大,檔案調(diào)取過(guò)程之中也凸顯了檔案管理工作的缺點(diǎn)。如何能夠有效的提高檔案的管理效率、提高檔案的安全性,已經(jīng)成為當(dāng)前研究的熱點(diǎn)。
管理理念是保證檔案管理處于不斷優(yōu)化的關(guān)鍵步驟,然而部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。這些領(lǐng)導(dǎo)普遍存在著檔案管理是文案管理,只需要辦公室人員進(jìn)行保管和記錄即可,不必投入過(guò)多的時(shí)間和資金進(jìn)行建設(shè)。在這種管理思想的引導(dǎo)下,員工在工作的時(shí)候必然抱有消極的態(tài)度。在進(jìn)行檔案的更新、梳理過(guò)程中,部分員工采取了不配合的態(tài)度,為檔案管理造成了一定的困擾。加之檔案管理人員一般級(jí)別并不高,一些單位在面對(duì)檔案管理時(shí)也是敷衍的態(tài)度,對(duì)于檔案管理制度的落實(shí)程度較差。除此之外,一部分單位甚至存在私自修改檔案的嚴(yán)重違規(guī)行為,給檔案管理帶來(lái)了更多的不確定性。檔案一旦出現(xiàn)遺失、損壞、篡改將會(huì)對(duì)職工的日后工作帶來(lái)嚴(yán)重的影響。
檔案管理制度是確保檔案管理流程的基本參照,是檔案工作高效開(kāi)展的必備條件之一。由于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作存在忽視的情況,因此部分事業(yè)單位的檔案管理制度尚沒(méi)有建設(shè)完善,存在重大的缺陷。這些缺陷造成了在檔案管理時(shí)出現(xiàn)了效率低下、資料散亂、調(diào)取困難,甚至遺失、損毀的情況。檔案管理制度的缺失不僅僅會(huì)造成檔案的遺失,還有可能出現(xiàn)造假的行為,給一些職業(yè)操守低的員工可乘之機(jī)。一旦國(guó)家出現(xiàn)新的變革,職工檔案需要進(jìn)行調(diào)動(dòng)時(shí),由于前期管理不善,會(huì)給這一工作造成極大的阻礙,嚴(yán)重減緩了國(guó)家事業(yè)單位改革的發(fā)展速度。
檔案管理模式是在管理制度下形成的一種流程,通過(guò)這些流程能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)于檔案的接收、更新、外發(fā)。現(xiàn)階段大部分事業(yè)單位依然延續(xù)著以往手工記錄的模式,這種模式限制了檔案管理的靈活性與安全性。此外,目前的檔案管理需要記錄的種類(lèi)與內(nèi)容繁多,手工操作不但容易出現(xiàn)失誤,還會(huì)對(duì)記錄內(nèi)容的總量有一定的影響,降低檔案管理的真實(shí)性。由于這種檔案管理模式存在同步性差,保管部門(mén)單一、缺乏監(jiān)管等問(wèn)題,導(dǎo)致了一些重要內(nèi)容能夠被篡改,尤其是一些與員工的晉升、工齡、學(xué)歷等有關(guān)的信息。一旦出現(xiàn)這種情況,會(huì)給人事管理工作帶來(lái)嚴(yán)重的阻礙,有些甚至導(dǎo)致了非常惡劣的影響。
管理的嚴(yán)格程度是自上而下的,因此事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理的態(tài)度直接決定了檔案管理工作的優(yōu)劣。想要真正做好檔案管理工作,有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要轉(zhuǎn)變自己的觀念,充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位人員管理的重要性。不但要將其納入正常的工作之中,還應(yīng)該將其與績(jī)效進(jìn)行結(jié)合,對(duì)檔案管理人員以及涉及的檔案所有人進(jìn)行震懾,使其能夠認(rèn)真的對(duì)待檔案管理工作。與此同時(shí),還應(yīng)該加大對(duì)檔案管理的投入力度,不斷引進(jìn)更好檔案管理設(shè)施,確保檔案管理的高效性。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該定期的進(jìn)行檢查,考察員工是否認(rèn)真對(duì)待檔案管理工作,避免出現(xiàn)檔案管理工作疏忽、敷衍的情況,還需要做好員工的思想工作,使其能夠認(rèn)真的配合檔案管理工作。
構(gòu)建完善的檔案管理體系,避免出現(xiàn)碎片化的管理對(duì)于檔案管理的優(yōu)化有著非常關(guān)鍵的作用。檔案管理的完善性應(yīng)體現(xiàn)在管理過(guò)程的標(biāo)準(zhǔn)化、監(jiān)督化、科學(xué)化、高效化等方面。首先,檔案管理部門(mén)需要組織所有員工學(xué)習(xí)《檔案法》,使員工能夠從認(rèn)識(shí)上提高對(duì)于檔案管理的重視程度。其次,需要將檔案管理進(jìn)行邏輯功能上的區(qū)域劃分,將不同的責(zé)任進(jìn)行分配,分配過(guò)程力求責(zé)任到人,以此來(lái)提升職工的工作認(rèn)真程度。再次,需要將檔案管理與績(jī)效考核相關(guān)聯(lián),對(duì)于工作之中失誤進(jìn)行處罰,促進(jìn)檔案管理人員的主動(dòng)性;同時(shí)對(duì)于表現(xiàn)積極的員工應(yīng)該將其當(dāng)月績(jī)效進(jìn)行調(diào)整。最后,還應(yīng)由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)牽頭,成立專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)檔案內(nèi)容監(jiān)管的部門(mén),確保檔案的真實(shí)性。
以往的手工記錄的方式因其影響因素多,為其保管帶來(lái)了諸多的不確定性,已經(jīng)不能完全滿(mǎn)足當(dāng)前事業(yè)單位的發(fā)展。在信息化、數(shù)字化的時(shí)代背景下,將檔案內(nèi)容信息化成為了解決檔案管理內(nèi)容的有效途徑。事業(yè)單位檔案管理部門(mén)可以將檔案進(jìn)行錄入,以電子文檔的形式進(jìn)行保存。這種方式能夠減少檔案管理的難度,大大降低了檔案的損壞概率,對(duì)于一些重要的內(nèi)容還可以進(jìn)行多重備份。與此同時(shí),電子化的檔案管理不但能夠?qū)崿F(xiàn)信息的快速提取,還可以與上級(jí)單位進(jìn)行檔案同步,強(qiáng)化了監(jiān)督作用,避免了個(gè)人對(duì)檔案中重要信息私自篡改的行為。
在我國(guó)事業(yè)單位優(yōu)化的大背景下,應(yīng)保證檔案管理的高效性。這就需要有關(guān)責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)能夠高度重視檔案管理工作,加強(qiáng)對(duì)這一工作的認(rèn)識(shí),不斷完善人事管理制度。與此同時(shí),還應(yīng)積極的建設(shè)信息化的檔案管理,進(jìn)行多重備份,保證檔案的完整性與安全性。需要注意的是,檔案信息的保密性至關(guān)重要,應(yīng)采用最先進(jìn)的殺毒軟件并定期更新,避免出現(xiàn)人事信息泄露的問(wèn)題。