以信息化推動檔案事業戰略轉型發展

牛曉燕

（陜西省土地工程建設集團有限責任公司，陜西 西安 710075）

一、引言

隨著我國社會的不斷進步，開始優化各方面管理的規范制度。檔案管理無論與單位、企業、職工還是大眾生活都有重要的聯系，要想檔案事業不斷向前發展，就得依靠科學的管理方法，利用信息化推動我國檔案事業的健康有序發展，檔案的信息化可以實現檔案資源信息共享，可以更規范有序地來管理檔案。在當今的社會趨勢下，只有創新才能促進檔案信息化的建設，更好地推動檔案事業的轉型發展，更好地服務黨和國家各項事業的發展。

二、推進檔案信息化建設的重要意義

我國檔案事業的重要內容是推動檔案信息化的發展，也是為了適應社會新階段時期的檔案工作發展趨勢。在當前新時代中國特色社會主義的形勢下，科學的管理檔案擴展了檔案部門的服務功能，加強完善檔案信息化管理體系，是更好服務經濟社會的發展和現代化體系建設的重要條件。

現在，信息化在各個方面深刻地影響著人們的生活方式和生活環境，現在中國跟隨時代的潮流，已經逐漸走上了互聯網時代，檔案信息化也得到了普遍的大眾認可，同時也促進了社會和諧化進程。檔案管理的信息化跟以前管理人員手工整理檔案相比，效率高、節約時間、工作量小，并且還實現了電子檔案在線接收、在線共享、在線查詢等，對檔案事業的建設發展有了安全的保障，也提升了國家社會公共服務能力，推動了當今社會的信息化發展和社會進步。

三、檔案信息化建設的表現

人們開始意識到互聯網信息化正在成為經濟和社會生活的一種推動力量，檔案管理的信息化、網絡化正在給管理人員帶來顯而易見的收益和效果。檔案信息化的建設對我國現代檔案事業發展和社會進步的發展有著明顯的推動作用，也是實現我國信息工程的重要步驟，為社會各方面利用檔案信息資源提供了便利通道，就目前來看，檔案信息化發展在我國有著重要的作用。

（一）檔案管理方面

改善檔案管理員手工收集、組織、管理、提供訪問、工作量大、效率低下、浪費時間和精力等問題。檔案信息化可以更好地使檔案管理體現在檔案信息的數字化存儲、電子檔案的在線接收和檔案信息服務網絡中。

（二）搜索方面

以前統一的搜索方法是，文件管理器從倉庫查找紙張目錄中記錄的信息。文件管理的信息化可以使文件的搜索和查詢通過互聯網實現即時查詢，管理器還可以從模糊查詢、組合查詢和分類查詢中選擇最佳查詢方法，并檢索其他信息以供數據庫中參考。

四、管理創新的信息化

在互聯網信息迅速發展的今天，人們開始意識到曾經的人工工作方法已經不是過去那樣唯一有效的工作方法，面對社會環境變化帶來的巨大壓力和挑戰，人們逐漸認識到只有改革創新才能有更好的發展?，F在的信息技術發展和應用，對檔案管理有著極其全面和深遠的影響，并且檔案管理是理論與實踐緊密結合的工作。

（一）思想變革和提高認識

保證檔案信息化建設持續發展的關鍵是需要提高相關工作人員的專業素質和信息技能，轉變工作人員以前的工作思想態度，提高檔案意識。檔案工作者對信息化工作的認識需要從零開始，從淺到深，從初級應用的階段逐步發展到能夠提出更多、更深檔案工作業務需求的研究與發展階段。

（二）行政方法的革新

在以前的傳統的檔案管理模式上進行改變，從以前的分散管理模式到集中管理模式，提高檔案信息化的有效發展，在一定程度上提高檔案管理的效率和服務質量，從檔案管理的各個層面創新，在思路上、信息上、手段上和方法上做一定的創新，進一步提升行政管理水平。

（三）利用科技創新優化文件信息開發環境

把創新作為發展檔案事業的主要動力，增強檔案事業的創新力和創新水平。主要還是要完善基礎研究和關鍵技術的建設。在大數據存儲管理、電子檔案長期保存、數據清理、信息安全、隱私保護和數據分析等方面重點完善，深入研究新一代信息技術于檔案工作的協調發展。

大力引薦培養互聯網信息人才，解決技術問題，加快產品研發，實施合作創新和應用創新戰略，朝著實現各部門一體化、大規模合作、全過程高效發展的方向目標努力，實現資源共享，保障數字化檔案資源的傳輸、存儲采集、利用、開放等管理制度標準化執行，解決阻礙檔案信息存儲、整合的困難，完善信息安全保證、應急管理、應急備份恢復演練和風險評估等方面的技術問題，為了保證信息基礎設施的安全保護，制定相關的制度和措施。保證數字資源能夠長期保存使用和能夠隨時檢索信息數據，促進提高信息管理的安全性和可靠性，一定要嚴格執行國家保密制度和公開檔案制度，保證科技創新優化文件信息開發環境的純凈度。

（四）建立數據庫

檔案信息管理是一項具有長期性、復雜性的特殊任務，針對各種各樣的文檔資料進行分類。有些資料是對外開放的，而有些資料需要嚴格保密，利用計算機網絡信息化技術，建立一個龐大而又豐富的數據庫，對所有的資料和資源進行數據整合和分類，最終的目的其實是為了方便工作，提高工作效率，實現資源共享，完善和健全檔案管理信息化系統數據庫是檔案信息化管理最重要的環節，建立數據庫階段是貫穿信息化檔案管理始終的一個重要環節，不能出現任何偏差，否則會導致后面的數據使用和搜索數據紊亂，一旦出錯會導致數據的可靠性降低，相關工作人員一定要在建立數據庫環節更加注意，不能出現偏差和失誤，確保數據的可靠性和安全性，提升信息化檔案管理系統的準確性。

五、結語

社會發展的任何階段都需要檔案管理，以前是用紙質化管理，偶爾會出現信息保存不全面或者信息搜集不到的現象，有時可能還會造成檔案丟失、缺失或者不完整等，導致檔案管理的秩序混亂，需要大量的人員以及文字信息記錄整理，不僅費時費力，而且還無法保證信息的安全性和完整性。然而，隨著信息技術不斷成熟和普及，在社會發展的各個領域已經由現代信息化管理檔案系統代替傳統的人工管理檔案系統，而且得到了一致好評，不僅節約了工作時間，提升了工作效率，而且節省了大量的人力物力，最重要的是確保了管理數據的安全性、可靠性和完整性，解決了以前缺失檔案丟失檔案和數據泄露等問題，實現了檔案信息數據在線上傳、在線隨時檢索使用數據信息、遠程信息輸送等技術，信息化檔案管理推動了人類社會的進步，推動了現代化社會的進程上。