大數(shù)據(jù)時代檔案管理的共建與共享

于雪梅

（遼寧省遼陽市太子河區(qū)民生和社會保障服務中心，遼寧 遼陽 111000）

目前，計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)、云計算等科技技術(shù)的飛速發(fā)展標志著大數(shù)據(jù)時代的來臨，從而為各行各業(yè)帶來了發(fā)展的機會，而對于企業(yè)或國家來說檔案資料是至關(guān)重要的，就企業(yè)方面而言：隨著企業(yè)的不斷發(fā)展及擴大，人員、合作伙伴、企業(yè)項目不斷增多，導致企業(yè)的檔案資料不斷增加，而傳統(tǒng)的檔案管理方法存在易丟失、易更改、難儲存、查閱煩瑣等問題，因此在大數(shù)據(jù)時代的背景下，企業(yè)想要適應社會發(fā)展，就必須順應歷史發(fā)展潮流，沖破傳統(tǒng)的思想觀念，制定新型的檔案管理方法。

一、大數(shù)據(jù)的基本概念以及大數(shù)據(jù)的特點

想要實現(xiàn)國家更好發(fā)展，創(chuàng)建大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理共建與共享，就必須了解大數(shù)據(jù)的概念以及大數(shù)據(jù)的特點。

（一）大數(shù)據(jù)的基本概念

隨著科學技術(shù)的發(fā)展，當前越來越多的人喜歡通過各種APP在網(wǎng)上購物，例如京東、淘寶、天貓等應用軟件，而這些應用軟件每天要面對幾萬、幾十萬、幾百萬甚至更多的信息，每個人的信息包括圖片、數(shù)字、語音等都要儲存，軟件會將收集來的信息自動更換成為數(shù)字代碼，形成計算機語言，而“大數(shù)據(jù)”就是以多元形式，從許多來源搜集而來的龐大的數(shù)據(jù)組。

（二）大數(shù)據(jù)的特點

大數(shù)據(jù)特點共分為四個層面：第一數(shù)據(jù)體量巨大；第二數(shù)據(jù)類型繁多，如網(wǎng)路日志、視頻、圖片、地理位置信息等；第三價值密度低；第四處理速度快。簡而言之，從各種各樣類型的數(shù)據(jù)中，快速獲得有價值的信息，是大數(shù)據(jù)技術(shù)的最大優(yōu)勢。

二、大數(shù)據(jù)時代檔案管理共建與共享的意義

隨著我國綜合國力的提升，我國的國際地位也在不斷升高，但在思維方式上較之西方發(fā)達國家來說相對落后，從檔案資源管理效率方面來說，西方國家在現(xiàn)代化發(fā)展過程中從技術(shù)性的思維模式中研究出了一種新型的檔案資源管理的方法即數(shù)字化檔案管理，主要是從大數(shù)據(jù)背景下，根據(jù)當前檔案管理工作發(fā)展的實際情況，運用新技術(shù)手段開發(fā)和研究新型的檔案資源管理方法，建立了統(tǒng)一的檔案資源儲存標準，加大了檔案資源的利用效率，從而實現(xiàn)了檔案管理的共建即檔案資源的共享。

檔案資源共享是大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的一大特點，而若想實現(xiàn)檔案信息共享必須在檔案信息資源共建的基礎上，簡而言之，就是在一定區(qū)域范圍內(nèi)利用局域網(wǎng)或者互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將地區(qū)的檔案信息資源形成一個統(tǒng)一的有機整體，建立大型的區(qū)域信息資源數(shù)據(jù)庫，從而實現(xiàn)檔案信息資源的全面共享，這一政策的實施不僅順應當代歷史發(fā)展的趨勢，同時還為我國檔案信息資源全市、全省乃至全國范圍檔案信息資源共享打下了堅實的基礎，但從目前來看實現(xiàn)我國檔案信息資源的全面共享還需要一定的時間，由于我國是人口第一大國，人均分布不均勻，各地區(qū)發(fā)展存在著一定的差異，大多數(shù)地區(qū)數(shù)據(jù)庫建立的方式為孤立或分散式鏈接，使得我國在全方面健全檔案資源信息共享平臺政策的實施上有一定的阻礙，為了沖破這一阻礙，實現(xiàn)全國各地區(qū)數(shù)據(jù)庫之間的聯(lián)通，以及各區(qū)域檔案之間資源的共享，就必須加強專業(yè)人才的培養(yǎng)。

三、傳統(tǒng)檔案管理存在的不足

（一）檔案信息保存方式嚴重滯后

檔案管理的工作就是對檔案信息的收集、整理、鑒定、保管、利用等，隨著國家的快速發(fā)展以及大量數(shù)據(jù)的增加，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足數(shù)據(jù)處理的需求，傳統(tǒng)檔案信息保存方式是采用紙質(zhì)文件編輯保存，在檔案儲存過程中，由于檔案資源的逐漸增多，需要創(chuàng)建更多的檔案儲存室來存放檔案資料，從而加大了資金的投資，在檔案資料移動的過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)意外損壞、文件丟失、檔案信息泄露等問題，因此傳統(tǒng)檔案管理必須改進。

（二）檔案管理工作人員綜合能力素質(zhì)偏低

檔案信息的處理、編輯、整理、封裝、分類等都離不開檔案管理員的操作，部分工作人員由于專業(yè)性不強、操作技術(shù)落后、傳統(tǒng)思維方式嚴重，在資料整理中往往會出現(xiàn)編寫錯誤、文件丟失、文件損壞等問題，此外，在后期的資料查詢中，由于資料庫中文件種類、數(shù)量過于繁多，在查詢某個資料的時候，要耗費大量的時間來翻閱，嚴重影響工作人員的工作進度。從而將低了工作效率，此類問題若不解決必然對國家的發(fā)展造成重大的影響。

（三）服務方式過于落后

傳統(tǒng)的檔案資料采用是紙質(zhì)文件，在檔案資料的傳遞過程中受到時間、地區(qū)等因素的限制，在相互傳遞的過程中極易發(fā)生檔案泄露、檔案丟失的現(xiàn)象且不利于保存，紙質(zhì)文件在遇到特殊情況例如：水災、火災等不可抗拒因素，直接造成檔案資料的丟失，對國家造成不可挽回的損失。因此改善傳統(tǒng)的檔案管理方式是我國當前面臨的重要任務。

四、傳統(tǒng)檔案管理共享與共建改進的措施

（一）改進管理檔案資料保存方式

在資料管理及保存方面，檔案管理工作人員必須充分利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，云計算技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)等新型的科技手段，通過新型科技技術(shù)的融合，創(chuàng)新出新型的多功能一體化檔案管理技術(shù)，利用新型的檔案管理技術(shù)，創(chuàng)建數(shù)字化檔案目錄數(shù)據(jù)庫，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)、錄音等檔案信息轉(zhuǎn)變成現(xiàn)代化電子數(shù)據(jù)文件，這種現(xiàn)代化的電子數(shù)據(jù)文件具有操作方便、查詢快捷、不受地區(qū)與國家的限制，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可進行異地瀏覽、異地傳輸、文件加密、云技術(shù)備份與保存等功能，從而改變了以往傳遞形式單一性與局限性，改善了以往檔案管理員傳統(tǒng)的人工打印、人工合成聲像光盤、人工語音錄制等傳統(tǒng)工作方式，減少了各類資源的浪費，同時也提高了檔案信息的安全度，這種統(tǒng)一化的電子數(shù)據(jù)文件更容易分類、保存、查詢、更改從而節(jié)省了檔案管理員因整理資料、分類信息的時間，操作完成后及時對文件進行編號、保存、分類與歸檔，從而大大提高了工作人員的工作效率，減輕了檔案管理人員的工作量。

（二）檔案管理人才選擇方面

國家的發(fā)展離不開各部門工作人員的共同努力，專業(yè)的、優(yōu)秀的、高素質(zhì)人才，是一個國家能否快速發(fā)展的關(guān)鍵，在當今大數(shù)據(jù)時代的背景下，國與國之間競爭越來越激烈，檔案管理人員是每個國家不可缺少的，檔案管理人員的主要工作內(nèi)容便是將檔案資源及資料進行整理、分類等，因此在聘請檔案管理人員時要根據(jù)檔案管理工作崗位的需要，嚴格進行篩選，選取應變能力強、專業(yè)能力好、有責任心、思維活躍、綜合能力強的人員，組建高素質(zhì)人才檔案管理隊伍健全檔案管理機制，從而促進國家的快速發(fā)展。

（三）服務方式方面

傳統(tǒng)的服務方式由于各方面的原因已經(jīng)無法滿足大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作，國家檔案管理工作能否順利進行，應從根本上考慮問題，因此必須根據(jù)大數(shù)據(jù)技術(shù)應用的特點，創(chuàng)建新型的檔案管理模式，樹立網(wǎng)絡化服務思維加大數(shù)據(jù)手段利用，從而促進檔案管理服務效率的提升且解決了因傳遞中造成的檔案內(nèi)容泄露、檔案丟失的問題。同時，開發(fā)更實用、更新型的軟件，在原有的基礎上用現(xiàn)代化技術(shù)創(chuàng)建新型的數(shù)據(jù)資源共享平臺，設立數(shù)字化檔案總部，借助云計算、語義分析、數(shù)據(jù)挖掘等新技術(shù)，提高檔案管理工作的水平，從而實現(xiàn)我國檔案資源共建與共享的偉大目標。

五、結(jié)束語

大數(shù)據(jù)檔案管理模式是當前社會科技發(fā)展帶來的產(chǎn)物，之所與大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展會對傳統(tǒng)的檔案管理模式造成影響，是由于檔案管理這一工作的性質(zhì)本身就是數(shù)據(jù)的集中整理及管理，大數(shù)據(jù)環(huán)境下新型檔案管理模式已成為社會發(fā)展的必然趨勢，因此，檔案管理人員必須根據(jù)檔案信息資源的特點進行分類整理，構(gòu)建完善的檔案數(shù)據(jù)分析庫，滿足廣大用戶提出的多樣化、個性化的檔案服務需求，提高自身的專業(yè)技術(shù)，加強各方面知識的積累，充分發(fā)揮自己的優(yōu)勢及特點，積極探索，勇于創(chuàng)新，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)創(chuàng)新出更完善、更實用的檔案管理模式，為我國檔案管理工作的發(fā)展獻自己的力量。