高校檔案信息資源開發利用的創新與思考

黃曉紅 烏魯木齊職業大學

隨著人類社會發展進入信息時代，信息資源的重要性不斷凸顯，成為人們生聚發展的基礎條件和綜合國力競爭的重要領域。檔案作為一種具有特殊作用和重要價值的信息資源，對于一個國家的經濟社會發展和文化教育事業都具有不容忽視的重要意義。高校檔案信息資源內容比較豐富，類型更加全面，是高校推進事業發展和塑造特色品牌的重要資源，也是新時代推進檔案事業的重心所在。

一、高校檔案信息資源的概念特征

所謂高校檔案，一般指高校在招生工作、就業指導、黨團活動、教學過程、科研活動、社會服務、日常管理等諸多環節中形成的對于學校、教師、學生乃至社會均有一定意義和保存價值的各種類型的記錄材料，包括紙質文字、圖片影像、音頻數據等多種載體。需要注意的是，高校檔案并不是針對檔案內容進行的類型劃分，而是依據檔案的產生途徑和形成來源而提出的總括性詮釋，實際上是一個同檔案的形成、管理、開發等范疇有著內在關聯的概念。所謂信息資源，通常指以各種形式承負的具有使用價值的全部信息，既包括信息內容自身，也包括具體承載方式。因此，以高校檔案信息資源的產生來源、積累過程、形成規律和實際價值作為切入點，我們可以將高校檔案信息資源視為高校在教學科研、招生就業、黨團組織、校園文化、社會服務、日常管理等各項活動中逐漸積淀并經過專門性的科學處理和有序加工而凝煉形成的對校方、師生、社會都有一定利用價值的檔案信息總集。

一般而言，高校檔案信息資源具有以下七個方面的典型特征。

(一)同享性。指高校檔案信息資源不會因為使用次數而消耗或貶值，不會在使用過程中減少或消失，完全可以被不同類別的使用者反復使用和共享，這種使用不存在其他類型物質能源所具有的鮮明競爭關系。

(二)累積性。指高校檔案信息資源的內容和服務能夠接代傳承且不斷豐富，一定時期的檔案資源使用者在利用檔案資料的過程中，不僅會保存業有的信息資源，還會融入自己的使用成果和相關經驗并累積傳遞給后輩使用者，而后來的使用者又必然在前人成果的基礎上形成和增加新的檔案信息，從而使得高校檔案信息資源世代累積、生生不息。

(三)多樣性。指高校檔案信息資源的使用者具有多元化和差異性的使用需要，要求檔案資源的開發者和管理者不能僅僅滿足于提供某一類別的信息資源，要能契合受眾需求提供多元豐富的信息資料，這就使得高校檔案必然是多樣內容和不同元素的信息合集，而合集中的每種信息也都擁有自身的獨特性。

(四)歷史性。指高校檔案不是對現實活動和未來方向的信息反映，而是針對過往時期具有一定意義和保存價值的各項活動的原始記錄，集中反映著高校來時的路和歷史面貌。

(五)學理性。指高校檔案信息資源是高校各個部門機構和全體師生員工在學校各項工作與各類活動中接續傳承而凝煉生成的智慧結晶，其間蘊含著不少具有知識性和學理性的理論成果與數據報表。

(六)獨立性。指高校檔案信息資源主要來源于學校內部并由學校自行組織檔案的保管存放和開發使用，無需通過社會渠道獲取資料，也不用向校外機構移送材料。

(七)有限性。指高校檔案信息資源的保管與開發需要大量的資金投入，而檔案部門在具體時期內又只能投入一定數量的經費來集中開發一定數量或一定類型的檔案資源，不可能充分滿足各類型檔案資源的開發需要，因而檔案部門提供的有效資源必然要受到主客觀條件的制約而呈現出有限性和稀缺性的特點。

二、高校檔案信息資源的重要作用

高校檔案是一種特色鮮明的文化資源，能夠推動高校文化建設和各項事業發展。新時代加強和推進高校檔案信息資源的開發利用，建立機制完善的資源分享平臺，實現檔案信息的創新應用，不僅能夠提升高校的文化意蘊、彰顯學校的特色品牌，還能為學校頂層設計和戰略決策提供信息支撐，為學校各項工作提供服務支持。

(一)有利于增進高校文化的沉淀和推廣。高校檔案系統收錄了高校歷史時期形成的各類資料，記錄著高校過往的奮斗足跡和曲折的發展歷程，在某種程度上承載著一所高校由來已久的人文精神和厚重深沉的精神底蘊。師生了解高校歷史、感悟高校精神，檔案就是最可信、最真實、最直接的生動素材。高校依據適度原則開發利用檔案信息資源，能夠引導廣大師生真切體味學校的精神理念，特別是深刻領悟和貫徹踐行學校的辦學宗旨與歷史傳統，始終保持昂揚進取的奮發精神和百折不撓的堅強意志，以主人翁的姿態和功成有我的使命積極學習工作，形成良好的育人氛圍和向上的辦學環境。在這一過程中，不僅高校文化傳統可以得到有效的傳播推廣，師生還能運用現有檔案資源開展文化創新活動，形成新的文化資料，進一步增加學校文化的精神積淀。

(二)有利于提升高校品牌的特色和影響。高校檔案信息不僅可以為高校師生提供服務，還可以面向社會用戶提供相關服務，滿足他們了解高校歷史、查詢高校政策、探尋高校精神的各種需求，在收獲經濟效益之時實現宣傳學校的社會效益，促使社會公眾在這樣的近距離接觸和感悟中認識到高校服務社會的初衷和獨樹一幟的特色。而且，高校適當面向社會公布一些歷史檔案，如優秀校友材料、優秀教師事跡、優秀教研成果情況，通過這些檔案信息能夠充分展示學校的宗旨追求和精神底氣、教師的工作業績和奉獻情懷、學生的優異表現和遠大志向，可以有效呈現出學校的創新能力、辦學實力和品牌形象，增加社會大眾對高校自身和高等教育的認知與信心。

(三)有利于推動檔案事業的發展和進步。高校加強和推進檔案信息資源的開發與利用，構建科學合理的檔案管理體系和創新應用機制，能夠為高校檔案事業的長足發展提供必要的物質基礎。開發利用檔案信息是以改進服務支持為目的、以滿足用戶需求為根本，是要保證以師生為主體的用戶可以靈活便捷高效地使用檔案資源，從中選取有關信息為己所用。這一工作能夠有效宣傳檔案部門的工作成績和檔案事業的重要意義，引起學校領導層面和各部門機構對檔案信息的重視和關注，促使各部門自覺提高檔案意識，正確認識檔案工作對于學校發展的價值與作用，從而積極支持檔案部門的工作，推動檔案開發利用程度的提高和檔案事業的進步發展。

三、高校檔案信息資源的開發思路

高校檔案信息資源博大豐富，在現代技術條件下進行開發利用必須科學把握其中的關鍵環節，特別是要處理好傳統資源數字化、信息資源統籌化、檔案資料整合性、內容信息共享性等關鍵性問題。為此，高校可以從以下幾個方面著手對檔案信息資源進行創新性地開發利用。

(一)扎實推進傳統檔案信息資源數字化建設。檔案信息擁有實體、虛擬兩種基本保存方式。實體形式是傳統的檔案保存方式，包括紙質文檔、磁帶膠片、光碟磁盤等形式，信息內容和承載實體共生共存，大都可以直接讀取閱看。虛擬形式是信息時代應運而生的新型檔案保存方式，是需要通過電子設備來讀取編核的數字文件，實現了信息內容和承載工具的分離。檔案信息數字化就是運用現代信息技術將傳統檔案轉變為數字檔案，將檔案的保存形式從實體轉變為虛擬，這是數字時代檔案事業發展變革的確定趨勢。高校要開發利用檔案信息資源，必須以傳統檔案的數字化作為前提和基礎。數字檔案在存儲載體和內容呈現方面都有著革命性的突破，以簡捷的形式形象地凝縮和展示著信息內容，沒有時空限制的藩籬，能夠有效提高檔案資料的管理水平和使用效率。高校必須利用電子技術將傳統檔案進行數字化的處理，以電子文件的形式統一存儲，為實現檔案資源的整合共享建立必要前提，并推動檔案信息資源向主動服務的方向轉型變革。

(二)努力推動高校檔案信息資源的整合與共享。只有對檔案信息進行合理整合、實現共享利用，才能充分發揮檔案資源的價值和作用。高校要依據整體性、系統性、服務性等三項原則對檔案信息進行優化配置，促使分散零亂的各種信息成為脈絡清晰、條理清楚的有機整體。高校既要分類別、分專題地實現檔案部門信息資源的“小整合”，還要依托智慧校園技術，建立學校其他部門的業務管理系統與檔案部門管理系統之間的信息連接網絡，保證部門數據的即時傳遞和信息資料的自動歸檔，實現學校內部檔案信息資源的“大整合”。在此基礎上，高校要通過構建校園檔案信息平臺、高校檔案資源聯盟等多種機制，積極推動檔案資源的共享利用，將檔案資料的潛性價值轉化為實際功用。每所高校的檔案信息都有與眾不同的特色內涵，實現資源共享能夠在更廣闊的范圍內宣傳學校品牌，加強院校聯系，提高高校檔案信息建設能力，為開發利用檔案資源提供更加蓬勃的工作后勁。當然，由于高校檔案資源的多樣化和差異性，一部分資源只能為特定用戶開放，因而檔案資源分享并非無保留的絕對共享，而是有限制的相對共享。

(三)積極探索高校檔案信息資源的個性化服務機制。高校檔案資源的服務受眾普遍具有較高的文化素養，對于檔案資料的學術性和知識性更為關注，利用檔案信息的層次也更加深入，這就要求高校結合用戶特定需求和館藏檔案特色而提供和開發個性化的檔案服務機制。為此，高校可以在檔案系統中引入信息推送技術，記錄用戶使用習慣和興趣熱點，據此主動檢索和篩查檔案信息，經過科學地排序分類后推送給用戶。針對具有科研信息需求的用戶群體，可以定期推送有關學術期刊或檔案文獻的目錄、摘要等信息。針對具有動態信息需求的用戶群體，可以通過分析其歷史記錄和需求習慣，主動推薦有關檔案信息，幫助他們優化檢索策略、提高使用效率。

四、結語

隨著信息時代檔案事業的不斷發展，合理開發和高效利用高校檔案資源已經成為當務之急。高校要充分認識檔案資源對于學校內涵提升和事業發展的重要作用，結合檔案資源的特點和用戶群體的需求，以創新性的舉措建立健全數字化、信息化的檔案資源利用和服務機制，為檔案事業的科學發展奠定堅實基礎。