高校二級院系辦公室5S管理的優化和創新
——以南工院為例

王瑩 南京工業職業技術學院

一、推行5S現場管理結合日常工作實際開展整合和、優化

一是結合5S管理制訂完善工作規范。5S管理通常涉及的是辦公室管理中的整理(SEIRI)、整頓(SEITON)、清掃(SEISO)、清潔(SEIKETSU)及修養(SHITSUDE)幾項事宜。辦公室工作繁雜瑣碎，通過5S管理，將原有的工作流程新建或優化改進，使工作的開展更加標準化、規范化，對于一些容易出錯或曾經出錯的環節則需要特別強調說明。通過此方法使日常工作標準化，讓辦公室管理人員彼此都能熟悉且在必要時甚至可以相互定崗。二是用微創新來大大提高工作效率。我們面向全體管理人員開展創意創新的工作方法和思路，更好地暖處理通過標識實時提醒耗材剩余情況及添加要求。三是運用“資源共享”模式開展持續改進。“資源共享”模式，就是無論誰發現了一個問題，就要去找到根本原因，開始逐步去改進規范固有制度流程，最終要分享一批同事。

在現實工作中，開放式會議室的使用通常會帶來一些問題，比如在非上班期間使用就會造成整理不及時、不到位等問題，針對這些問題通過“資源共享”的模式可以制定會議室會后整理表單，將具體的整理要求諸如關燈、關空調、投影儀、垃圾廢物等整理清潔內容要求表單化，會議室借用人則要負責對照落實并且填寫、簽名，從而方便責任跟蹤；進而也相應地制訂了會議室借用制度，并且與上述工作的完成情況掛鉤。此外，辦公室物資復雜繁多，經常出現管理不夠細化的現象，針對這個現象，可采取“資源共享”的模式，以此開展深入分析從而改進現狀，將財務管理的一些基本技能借鑒到辦公室物資管理中。例如實行賬物管理分離、每月盤點簽名、加強辦公用品效期管理、一些閑置的物品充分利用等，讓辦公室的辦公耗材物資流動管理更加規范、有效，這樣辦公室將不再只是單純的倉庫，而是物資進出利用的一個中轉站。

二、高新辦公室管理中如何創新5S管理

(一)二級學院辦公室5 管理中人員的道德素質，服務意識有待加強

隊伍建設存在的兩個問題：

一是業務能力存在不足，在高校二級院系辦公室工作的人員需要全面了解學校各個部門的運轉情況，教學科研、學生管理工作，還需要了解學校各部門的工作職責，后勤、保衛處也要不斷的溝通交流，導致辦公室管理人員上班時候的大部分時間忙于處理各類事務類的事情，難以有大塊的時間和精力進行系統化和理論化的學習；

二是綜合能力存在不足，辦公室工作人員要具備組織、協調、溝通、公關等眾多方面的能力和素質的要求，高校二級院系辦公室工作人員很多都是各個領域和專業的人員，整體缺乏專業訓練，就非常需要繼續5S管理去不斷的規范和糾正管理人員在工作中遇到的問題和困難；

(二)國家法治化進程的推進，師生維權意識也在不斷的增強，二級學院辦公室5S管理中也要融入法治化建設

高等教育法制不完善加大了高校依法治校的難度。目前，在南工院，學校對教育立法推廣工作以及規章制度建設在逐步加強，教育法制建設更是受到了社會各界廣泛的關注，同時也取得了喜人的成就。

教育執法工作開展得也不盡如人意。因此在高校辦公室融入5S管理的同時融入法治建設。不僅能夠使辦辦公室管理過程中出現的一些問題得到有效機構進行監督，并保證其合法性。由其在當代信息化技術的發展，師生獲取信息的手段多樣化、及時化，維護自身利益的意識增強比如南工院創新創業學院承擔著教學和行政職能雙重任務，在工作中會遇到“工作量大、工作的難度和時間比較緊急、在創新創業領域會有知識產權的糾紛等”，很好的借鑒并運用5S管理的核心理念和法治建設的舉措不僅能夠達到事半功倍的效果，也能讓高校辦公室管理工作更加高效、規范的運行。

高校二級學院5S管理不是管理中要達到的一種目標，而是一種科學有效的管理方式；在日常的工作中我們辦公室管理人員要能夠要持之以恒的堅持下去，并在工作中不斷進行積極的探索、優化和創新，從而形成更好的為高校辦公室服務模式。