事業單位檔案管理及服務效率提升策略研究

劉偉 內蒙古烏蘭察布市食品藥品行政執法稽查支隊

近年來隨著我國社會經濟不斷向前發展，事業單位要想更好的適應市場發展要求，就需要強化現代化信息化建設。而事業單位的檔案管理工作應該建立在以大數據為載體的基礎上，構建科學合理的網絡數據庫，開展信息共建、信息共享，實現檔案管理的信息化。但現階段我國事業單位檔案管理工作還面臨不少突出問題，難以滿足市場經濟發展要求，導致事業單位的發展速度較為緩慢，難以發揮檔案應有的價值作用。

一、事業單位檔案管理存在的問題

(一)對事業單位檔案管理認識程度不高

近年來隨著我國檔案法規和檔案法實施辦法的進一步深化和推廣，各級領導部門逐步對檔案管理工作的重視程度不斷提高。但是在很多事業單位當中，由于根深蒂固的老思想存在，很多領導干部對該項工作的真正意義認識不足，沒有從思想上提高認識，在工作過程中存在很大的隨意性，相關管理人員也沒有重視檔案管理工作，導致檔案材料收集不合理，收集不全面，原始檔案丟失等問題出現。在有些事業單位內部雖然成立的檔案管理工作領導小組，但整個機構的功能沒有發揮形同虛設，并沒有從制度方面構建相應的獎懲機制，難以提升檔案管理人員的工作積極性，很多檔案管理人員存在等靠要的思想。

(二)管理制度，管理機制不完善

我國事業檔案管理工作起步相對較晚，很多事業單位將檔案管理工作僅僅認為是檔案信息資料的收集整理和歸檔處理。由于檔案處置不科學，導致歸檔的檔案經常存在丟失，不能正常查詢，無法發揮事業檔案的工作價值。近年來，隨著科學技術尤其是以計算機技術為代表的信息技術快速推廣應用，事業單位檔案管理電子化已經成為未來的發展趨勢，但是在很多事業單位內部，檔案管理仍然以人工管理為主，紙質檔案在保存過程中，溫度濕度一旦調控不當，很容易導致檔案發霉變質，甚至存在檔案損失破壞的現象，為此在全新時期需要我們完善相應的管理機制。

(三)檔案管理信息化程度低

今后我國事業檔案管理發展的主要趨勢是保證檔案管理的規范化標準化，從而逐步向著現代化、信息化方向轉變。但目前很多事業單位在檔案管理過程中依然沿用人工操作為主，隨著科學技術不斷發展，利用電子信息技術對事業檔案進行信息化管理，能夠極大的提高檔案工作效率，工作質量，同時檔案保存更加簡便，占據的空間更小。但由于不同地區經濟發展存在一定差異，導致了事業單位檔案管理過程中還不能全面推行信息化技術。再加上某些檔案管理人員專業能力較差，專業素質較低，對檔案管理工作重視程度不高，經常敷衍了事，難以提升檔案工作水平，檔案管理信息化開展難度較大。

二、事業單位檔案管理及服務效率提升策略

(一)提高對檔案管理工作的認知水平

事業單位檔案管理工作是一項系統化的工作，往往會涉及很多部門很多領域，它需要各個部門和檔案管理人員密切配合，這樣才能夠高效做好檔案管理工作。為此就需要轉變事業單位領導的認知，強化引導，將檔案管理工作納入事業單位的日重要議事日程當中，并構建完善的規章制度，實現檔案管理的高效化規范化。另外還要構建相應的考核制度，保證檔案管理定期考核，定期獎懲，只有這樣才能夠引起事業單位檔案管理人員的重視程度，提高工作積極性，切實發揮檔案應有的功能作用。

(二)構建完善的檔案管理工作制度

要想確保檔案管理工作高效穩定的運行，就需要進一步明確具體的工作制度。在檔案管理制度構建過程中，應該從檔案的收集、照片鑒定、保管、使用等各個項目具體作出規范。要依據我國國家法律法規，結合事業單位實際情況，構建一套完善具有可行性的規章制度，真正做到檔案管理有法可依，有制度可循，不斷提高檔案管理工作水平。另外在檔案管理工作開展過程中，還應該配備相應的監督機構，構建相應的監督機制，做到權責劃分明確，責任到人，對檔案管理的各項工作各個環節進行嚴格監督，避免不必要的問題發生。

(三)注重提高檔案管理的信息化水平

作為檔案管理者，應該始終樹立終身學習理念，工作過程中應該不斷學習信息專業知識，掌握具體的技術、工作內容，利用信息技術優化檔案工作流程，提高事業單位檔案工作質量、工作效率。在應用信息技術時應該注意技術所帶來的安全隱患，保證網絡安全，做好檔案的備份工作，避免檔案遭受到病毒，黑客攻擊而受損。另外事業單位還應該注重高素質檔案人才培養，定期開展培訓，確保檔案管理人員的專業知識結構及時得到革新，掌握信息化檔案管理具體要求，從而促使檔案管理工作向著規范化、專業化、信息化方向發展。