數(shù)字化時代人事檔案管理創(chuàng)新研究

谷奇

摘 要：數(shù)字化時代，檔案收集方式、整合方式以及利用方式都發(fā)生了變化，數(shù)字檔案成為記錄信息資源的主流載體。在檔案管理體系中，人事檔案管理是最為重要的一個環(huán)節(jié)，其與單位人事組織工作聯(lián)系密切，并深刻影響著單位的人事組織工作。數(shù)字化技術給檔案管理人員帶來便利的同時，也產(chǎn)生了一系列的問題。人事檔案數(shù)字化管理機制成為學界重點研究的對象。本文立足于數(shù)字化時代這一背景，著重探討數(shù)字化技術與人事檔案管理的結合，希望能夠強化人事檔案管理效能，推動人事檔案管理的保密化、高效化和科學化。

關鍵詞：數(shù)字化；大數(shù)據(jù)；安全

1 數(shù)字化時代人事檔案管理概述

數(shù)字化技術屬于信息技術的范疇，主要包括大數(shù)據(jù)、云儲存、數(shù)字水印以及其他數(shù)字化技術。數(shù)字化技術具有很強的技術性和高效性，其能夠提升某一行業(yè)和領域的生產(chǎn)力，推動行業(yè)進步與發(fā)展[1]。人事檔案則是人事工作等實踐活動中形成的一系列信息資源的總稱，真實的記錄了某一社會個體的各個基本情況。科技在進步、時代在發(fā)展，人事檔案管理工作要適應時代發(fā)展步伐，適應人事工作新變化，就必須要做到與時俱進，充分利用好現(xiàn)代化技術。

將數(shù)字化技術引入到人事檔案管理領域，具有歷史必然性，主要體現(xiàn)如下：第一，紙質(zhì)化的人事檔案極容易被竊取和篡改，有可能影響人事工作的公正性。同時，紙質(zhì)化人事檔案保管條件嚴格，對保管環(huán)境的要求程度較高，不利于檔案經(jīng)費的節(jié)約。數(shù)字化人事檔案則以數(shù)字化的形式表現(xiàn)出來。單位利用相關數(shù)字化技術對數(shù)字檔案進行處理后，人事檔案被篡改和竊取的幾率縮減。同時，數(shù)字化人事檔案中的檔案內(nèi)容以數(shù)據(jù)化的方式呈現(xiàn)，能夠保存在計算機和其他電子終端上，對保管環(huán)境的要求程度較低，能夠節(jié)約檔案經(jīng)費。第二，相較于紙質(zhì)檔案，數(shù)字檔案流轉(zhuǎn)更為方便。人事檔案具有人身附隨性，其與個人是緊密相連的。社會個體在更換工作后，其人事檔案也要隨之流轉(zhuǎn)到相關單位。紙質(zhì)檔案在流轉(zhuǎn)過程中較為復雜，需要經(jīng)過一系列的流程才可進行流轉(zhuǎn)。數(shù)字化檔案則可以直接在互聯(lián)網(wǎng)終端上進行流轉(zhuǎn)，相關審批手續(xù)也可以在互聯(lián)網(wǎng)上進行提交，能夠?qū)崿F(xiàn)“一站式”的人事檔案服務，提高人事檔案利用效率。第三，辦公自動化的深入推進，改變了人們的辦公方式。人事工作過程中產(chǎn)生了許多電子文件，這些電子文件詳細記載了相關的人事信息。推動人事檔案數(shù)字化管理，有利于對所有的文件進行統(tǒng)一管理，加強人事檔案管理效能。

2 數(shù)字化時代人事檔案管理的基本原則

第一，單位應當堅持協(xié)作性原則。數(shù)字人事檔案管理工作不是一朝一夕的，要將這項工作做好，需要技術部門、人事組織部門和檔案管理部門的配合與協(xié)調(diào)[2]。因此，單位可以參照美國的管理模式，建立一個專門化的協(xié)調(diào)機構，統(tǒng)籌數(shù)字人事檔案管理工作，形成部門合力。除此之外，檔案管理人員也要轉(zhuǎn)變觀念和地位，變“被動”為“主動”，主動與其他工作人員進行溝通，改善檔案管理工作，解決相關的問題。第二，單位應當堅持人才優(yōu)先性原則。數(shù)字化檔案管理模式作為數(shù)字化技術與檔案管理的產(chǎn)物，具有復雜性和學科融合性，對檔案管理人員的綜合要求度較高。因此，單位必須堅持人才優(yōu)先原則，通過舉辦交流會、培訓會以及合作論壇的方式來對工作人員進行培養(yǎng)，打造一支兼具檔案管理經(jīng)驗和數(shù)字化操作技能的專業(yè)隊伍。

3 數(shù)字化時代人事檔案管理的創(chuàng)新路徑

3.1 綜合利用多種數(shù)字化技術，加強安全管理

在人事檔案管理體系當中，安全管理是最為核心、最為基礎和最為重要的工作。相較于紙質(zhì)化管理模式，數(shù)字化管理模式的安全性能有所提升，但這并不意味著數(shù)字化管理模式不存在安全管理漏洞。人事檔案數(shù)字化管理模式以互聯(lián)網(wǎng)技術為基石，這就決定了人事檔案需要在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中進行管理。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，人事檔案管理系統(tǒng)會遭到各種各樣病毒程序的威脅。故此，有必要通過多種數(shù)字化技術來管理數(shù)字人事檔案，真正保障人事檔案的信息資源不被破壞。

一方面，單位可以引入云儲存技術，發(fā)揮云儲存技術的特性，對數(shù)字人事檔案進行快速備份，留存數(shù)字化的文檔。一方面，為了避免新型病毒程序?qū)θ耸聶n案管理系統(tǒng)進行破壞，導致人事檔案管理系統(tǒng)癱瘓，進而影響單位人事工作的正常開展。另一方面，為了避免計算機硬盤遭受物理損害后，導致數(shù)字人事檔案的丟失。因此，單位有必要通過云儲存技術來對數(shù)字檔案實行永久保存，構建檔案備份機制。單位在對檔案進行備份的過程中，應當注意以下幾個層面的問題。第一，將人事檔案管理系統(tǒng)終端與云儲存系統(tǒng)進行連接，實現(xiàn)數(shù)字人事檔案的自動化備份。第二，在云儲存系統(tǒng)中設置相應的防火墻、數(shù)字密鑰和訪問權限，提升云儲存系統(tǒng)的抗風險能力。

另一方面，單位可以建立健全風險防控機制，從事前預防和事后應急兩個層面來規(guī)范數(shù)字人事檔案的管理流程，增強檔案管理人員風險防控意識。從事前預防來看，單位主要是需要綜合利用多種信息技術，根據(jù)不同信息技術的功能來設置事前防控措施。從事后應急來看，主要是從檔案備份、工作恢復以及人員組織調(diào)動層面入手，應對緊急風險，增強單位檔案管理工作的抗風險能力。同時，單位也應當落實相關主體的責任，推動數(shù)字人事檔案管理工作的可持續(xù)化。

3.2 綜合利用大數(shù)據(jù)技術來開展檔案收集工作

大數(shù)據(jù)技術在檢索信息資源上具有天然的優(yōu)勢，能夠適應當前人事檔案管理工作的新需求。人事檔案是記錄人事信息的載體，內(nèi)部各項信息資源越全面，就越能反映出工作人員的整體情況。一方面，單位可以利用大數(shù)據(jù)技術在互聯(lián)網(wǎng)上對人事相關信息進行搜集，然后通過關鍵詞的方式對相關信息進行篩選，篩選出具有價值的信息資源，并將該信息資源歸入到數(shù)字人事檔案當中。另一方面，單位可以利用大數(shù)據(jù)技術對人事檔案進行數(shù)字著錄，按照相應的分類方式對人事檔案進行進一步細分，提升人事檔案的檢索效率。

3.3 建立“掌上云”平臺

智能移動終端的高速發(fā)展以及智能移動終端與互聯(lián)網(wǎng)技術的結合，意味著人們可以通過互聯(lián)網(wǎng)在智能移動終端上下載相關的信息資源，給數(shù)字人事檔案管理創(chuàng)新提供了新契機。一方面，單位可以通過微信平臺或者APP平臺來建立“掌上云”平臺。另一方面，單位應當結合本單位人事檔案管理實踐，綜合人事檔案管理需求，在“掌上云”平臺上開發(fā)相關的服務功能，對人事檔案需求主體提供全方位的服務。

4 結束語

數(shù)字信息技術的迅猛發(fā)展催生了數(shù)字文明，對信息儲存交流方式和信息流通方式都產(chǎn)生了影響。如何利用好數(shù)字化技術，發(fā)揮數(shù)字化技術的優(yōu)勢，是對人事檔案管理工作的新挑戰(zhàn)。伴隨數(shù)字技術和人工智能技術的進一步發(fā)展，檔案機構的職能也會不斷豐富和改變，檔案管理的工作地位也會有所提升。在這種背景下，檔案管理人員應當從以下兩個層面出發(fā)，進一步拓寬檔案工作的服務范圍。一方面，人事檔案管理人員有必要革新管理理念，創(chuàng)新數(shù)字人事檔案管理機制，充分發(fā)揮人事檔案的憑證價值。另一方面，相關責任人員要樹立安全利用的意識，確保人事檔案的長久儲存和有效利用，防止人事檔案失真，落實好人事檔案安全防護工作。

參考文獻

[1]丁振偉，劉偲偲.論數(shù)字化人事檔案安全防范策略[J].蘭臺世界，2017（24）：33-35.

[2]吳雪梅.數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)功能分析[J].中國管理信息化，2013，16（06）：76-77.