試論高校人物檔案和人事檔案的聯系與區別思考研究

陳炤紅

摘 要：隨著高等院校檔案館社會功能的轉變和檔案管理意識的不斷提高，檔案管理內容的不斷豐富，在做好人事管理檔案的同時，建立具有精神價值和現實價值的人物檔案已經成為了檔案管理工作的新方向、新課題，越來越多的高校將人事檔案和人物檔案管理作為衡量學校整體管理水平的標準之一，本文通過分析人事檔案和人物檔案之間的聯系與區別，旨在實現管理者對二者工作的準確定位，解決實踐中存在的管理混淆問題，為高等院校開展檔案管理工作提供一定的理論研究依據。

關鍵詞：人物檔案；人事檔案；聯系與區別

近年來，高校檔案管理的水平有了較大幅度的提升，檔案價值被不斷肯定，人事檔案管理日趨成熟，人物檔案管理理念被不斷接受，信息化手段被廣泛應用于檔案管理工作中，檔案管理的發展性原則對我們研究人物檔案和人事檔案之間的關系提出了新的要求，因此，做好人事檔案和人物檔案研究有十分必要的現實意義。

1 人物檔案與人事檔案之間的聯系

人物檔案和人事檔案同歸屬于檔案管理范疇，兩者在對象、功能、工作特征等方面存在著密切聯系。

1.1 同源性

人物檔案與人事檔案都是以人為檔案對象，在高校中，人事檔案的建檔主體為學校的教職工，既包括在職人員也包括離退休人員。人物檔案建檔人物的主要來源是曾經或者現在在校的教職工。從檔案人物來源的角度來看，人物檔案與人事檔案有重合的部分。

從檔案材料來源來看，人物檔案包含的材料有一部分來源于人事檔案材料，即人物檔案材料部分取材于人事檔案材料。

1.2 目的性

人物檔案與人事檔案具有一個根本性的功能，最終的目的都是為了高校的教學和科研服務。人物檔案通過對學校杰出人物的的深度挖掘，以完整的檔案記錄形式向廣大教職工和校外人員展示了人物的業績和精神，具有極高的精神價值和社會價值，對增強學校的凝聚力，提升學校文化建設起到了積極的促進作用。人事檔案屬于行政人事管理范疇，做好人事檔案管理，能夠為學校有序開展教學管理工作提供保障，最終目的也是為學校的管理和發展起到積極推動作用。從根本上來說，兩者的目的是一致的。

1.3 工作特征性

人物檔案與人事檔案都具有非同步發展、同步要求的工作特性。二者都是在實踐中自然產生的歷史性質的記錄，并非要求像其他檔案一樣，與活動本身那樣的同步發展和同步要求。大部分檔案材料都是以形成內容收集，以收集內容組卷，沒有要求必須存在系統性和完整性。同時，二者還具有按人頭整理、按人頭歸檔的工作性質。

2 人物檔案與人事檔案之間的區別

人物檔案和人事檔案之間有著許多相同之處，也存在著許多異同之處，二者在來源的范圍、檔案內容以及編制檔案的意義上有著明顯區別：

2.1 來源范圍不同

人物檔案對象的選擇是在一定的歷史時間內，對學校的發展作出重要貢獻，或其工作業績、社會影響力突出，對學校聲譽起到提升作用的人物，這樣的人物不僅來自學校內部，也可能來自學校外部，這些入選對象通常能夠得到學校師生的廣泛認可和高度評價，這部分人選取的時間長度較長，但數量較少。人事檔案與人物檔案不同，它建檔人員選擇的范圍局限在學校內部，著眼于現階段在職或者退休的教職人員，當然，也可能包括學生，具有普遍性和廣泛性，不問業績貢獻，必須按行政管理要求全面建立范圍人人員的人事檔案。

2.2 內容不同

人物檔案和人事檔案的內容構成和對構成材料的要求也不相同，與人事檔案相比，人物檔案所涉及的范圍更廣，除了涵蓋人事檔案的部分內容外，還包括其它門類，一是發表的論文、論著，各類出版教材以及撰寫的報告等；二是關于人物事跡的報導和能夠體現個人成果的文章；三是聘書、代表證、委任狀、任職文件等；四是獲得的各類榮譽證書；五是其他具有保存價值的實物和多媒體材料。人事檔案所包含的內容相對比較簡單，基本以框架型、線條型認知信息為主，并非是生動的個人信息。從這一個層面來說，人物檔案材料是比人事檔案材料更為生動、細致和豐富的，更注重于對人物精神層面的展示。

2.3 意義不同

隨著社會的進步和檔案管理意識的不斷增強，人物檔案已經在更多領域被關注，在高校人物檔案建設的進程中，人物檔案被賦予歷史價值、精神價值和社會價值三重意義，人物檔案的更多的體現了學校的人文內涵。人事檔案則側重人物的思想政治、任職狀況和教學科研能力，其作用在于服務于人事任用、教學管理等具體工作，更加強調及時性和準確性，具有較強的現實意義。

3 關于開展高校人物檔案和人事檔案管理工作的幾點啟示

人物檔案與人事檔案的聯系與區別為檔案工作提供了新的思路，結合對高校人物檔案和人事檔案聯系與區別的研究，針對開展檔案管理工作，提出幾點啟示性建議：

3.1 開展“一體化”檔案管理模式

“一體化”檔案管理模式，是指將人物檔案與人事檔案作為一個整體系統進行管理，發揮各類檔案的作用和活力，增強橫向聯系，突出信息共享優勢，解決資源浪費、重復管理等問題，從本質上講不是將人物檔案管理與人事檔案管理進行機械相加，而是深度的合作與協調。

實現“一體化”檔案管理，可以從兩個方面進行探索，一是加強系統間的業務聯系，形成完善的信息傳導機制；二是業務系統的整合，這就需要借助一定的現代化手段。

3.2 通過網絡技術手段實現檔案信息的綜合利用

進入數字化信息時代，互聯網環境下對檔案信息的獲取與整合已經成為一種趨勢，遠遠超過了高校人物檔案與人事檔案建設的步伐，新技術條件下，檔案信息的獲取變得十分便捷，在很大程度上減輕了工作量，提升了檔案的整理與利用效率。

通過對全國100所綜合性大學進行高校人物檔案建設狀況調查問卷了解，目前國內的主要高效都建立了人物檔案，但普遍存在著載體形式單一、人物標準選取不明確、信息隨機性強、所占館藏的比重小、信息整理方式非標準化等問題，信息開放程度低，利用率低，而這一系列問題的根源是檔案管理網絡信息化程度過低。

從人物檔案與人事檔案的綜合管理的角度來看，也同樣離不開這樣的現代化手段，所謂“工欲善其事必先利其器”，加大網絡技術的投入，是改善檔案管理質量，整合檔案信息資源的重要渠道之一。

3.3 提高檔案管理人員的業務素質

檔案管理人員的業務素質，直接決定了人物檔案與人事檔案的管理水平，要注重檔案管理人員能力的考核和素質的提升，不僅要對檔案管理人員的理論能力進行提升，還要培養其實際操作能力和科研能力，同時，加強檔案管理人員考核體系，是保障檔案管理水平的重要手段之一。

4 結束語

當今時代背景下，檔案價值持續提升，利用面不斷擴大，了高校對于人物檔案的利用需求特別是高校對于人物檔案和人事檔案系統性要求的提高，凸顯出了人物檔案被應用于學校文化建設和教學當中、人事檔案網絡信息化程度不斷提高、檔案管理綜合一體化改革勢在必行等特點和趨勢，這就要求檔案管理者進一步辯清二者之間的聯系和區別，在此基礎上探索、研究高效檔案管理的新方向，實現檔案管理工作新突破，為學校的規劃發展提供支持和保障。

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