企業檔案管理的問題、對策與歸檔整理新方法

楊娜

摘 要：企業檔案是企業生產經營管理和科技創新研發的歷史記載，主要包括文書檔案、人事檔案、會計檔案、工程技術檔案等。在這些檔案中，工程技術檔案與文書檔案所占比重較大，但是二者之間又存在很多不同之處。本文基于筆者多年從事企業檔案管理的實踐，對現階段企業檔案管理存在的問題與如何規范管理，以及文書檔案和工程檔案管理新方法進行探討，供業界參考。

關鍵詞：企業檔案管理；問題與對策；歸檔方法

企業檔案是非常重要的信息資源，是一個企業寶貴的精神和物質財富，是歷史經驗的積累與見證，用得好它就是一座金礦。而檔案工作是企業生存發展的管理基礎，企業檔案工作貫穿于整個企業內部控制，是企業競爭情報工作的基礎，是企業可持續發展的動力和源泉。目前企業檔案管理水平亟待提高，針對企業檔案管理，本文從以下幾個關鍵的方面進行探討。

1 企業檔案管理發展現狀

改革開放以來我國經濟發展突飛猛進，在市場經濟條件下，檔案管理對企業具有新的重要意義，但是檔案管理工作長期滯后，不能有效提高企業在激烈市場經濟中的競爭力。我國企業檔案管理水平發展參差不齊，主要表現在以下幾個方面：國有企業檔案管理普遍比民企好一些，國企有良好的基礎，在一定程度上參照了國家機關事業單位的管理方式，一般能得到檔案局的監督和指導，而民企大多數處于起步階段，有些甚至沒有真正意義上的檔案工作。大型企業比中小型企業做的好，往往越是大型企業，檔案管理的水平越能體現出一個企業的管理水平，企業越大，行為越復雜，產生的文件越多，檔案管理的重要性就體現的越明顯，而小型企業往往重視的是市場和生產，檔案工作還未引起領導者的重視。而小部分成功的民營企業檔案管理也能達到領先水平，這與領導者的關注不無關系。

2 企業檔案管理存在的問題

2.1 體制機制運轉不暢

企業改制后，檔案工作弱化、邊緣化跡象明顯，項目檔案的管理體制機制運轉不暢。一是由集團公司統一領導，按照項目管理權限分級管理，采用“統一制度、統一標準、統一要求、統一內容”，進行統一驗收的管理體制受到沖擊。二是以垂直管理為主的體制，造成地方檔案局對央企項目檔案工作指導不夠。三是由各級分公司檔案館組織協調項目檔案管理的運行機制也難以為繼。

2.2 管理制度執行困難

項目檔案管理制度是依法依規治檔的基礎，但有制不遵、隨心所欲、各自為政現象比較突出。其原因主要有，國家有關項目檔案的管理制度，未進行本地化；行業項目檔案管理制度更新滯后，無法與技術發展相適應；參建單位遵循的管理制度兼容性差，標準不統一；項目建設單位和參建單位檔案意識不強，項目建設重質量、進度和投資管理，輕檔案管理。

2.3 人員配置難堪重任

檔案人員專業化是檔案管理現代化的標志之一，項目檔案管理人才是支撐項目檔案實現“完整、準確、系統、安全”管理的基礎和前提。目前項目檔案人員配置存在四大不足：一是業務素質不高，缺乏良好的專業素養；二是人員更換頻繁，隊伍不穩定；三是責任感激發困難，崗位與薪酬低于其他專業技術人員，責權利不匹配；四是話語權較弱，在項目管理中處于弱勢地位。

3 企業檔案的規范管理

3.1 做好公文制發，是檔案規范管理的首要條件

檔案是由承辦完畢的文件直接轉化來的，公文制發得怎樣，不僅決定公文本身的質量，而且影響日后檔案的質量。因此，規范檔案管理要首先從公文制發做起：用紙的質量要好，幅面尺寸符合規定；橫排橫寫，左側裝訂；簽發手續齊全，審批權限正確；字跡牢固清晰，未使用易褪色的墨水；文種合理，格式規范；落款明確，日期無誤，等等。在這一系列過程中，檔案管理工作者雖不直接參與公文制作，但負有監督、查驗、建議的權利，及時發現公文制作中的質量問題，為文書檔案管理規范化奠定堅實的基礎。

3.2 加強檔案工作培訓，全員增強檔案意識

不僅檔案工作者要對檔案管理有專業系統的知識，更要加強管理層、企業員工的檔案意識，不僅要對檔案工作者進行定期培訓學習，而且全員都要學習，檔案工作者要不斷學習的是檔案管理的工作方法，全員要學習的是公司檔案制度文件，每位員工都要清楚自己在檔案工作中的責任。只有通過學習，才能提高全員的檔案素養，才能創新工作方法，否則只能按照舊方法故步自封。另外，給檔案工作者建立晉升機制是穩住檔案建設的有力措施，是給檔案工作者自發積極探索學習做好檔案管理的一劑良藥。

3.3 結合現代信息技術創新企業檔案管理工作

普通電腦軟件的信息收集與處理能力已經不能適應新常態下的企業檔案管理需求，檔案管理應該及時進行信息技術革新才能保證檔案管理工作效率。企業可以將計算機、掃描儀等現代設備進入檔案管理系統，讓公司報表、文字檔案能夠高效轉化為可視化電腦數據，能夠減少人工數據抄錄可能出現的紕漏。大型企業可以與軟件公司合作開發自身檔案管理操作系統，在軟件設計時充分考慮本企業檔案特點實行個性化設計，保證檔案系統能夠為企業其他系統提供穩定、高效的檔案信息，公司還應該做好檔案管理系統的信息安全工作，防止外部人員鉆空子盜取企業內部信息。利用網絡信息技術實現檔案管理系統與企業經營決策系統協同互動，提升企業管理經營科學性與正確性，實現企業現代化創新管理。

4 企業文書檔案與工程檔案歸檔整理新方法

4.1 收集檔案資料

上呈下傳形成的企業文件資料往往會在各部門之間傳閱，在傳閱過程中，如果沒有對文件資料進行有效監管保存，往往會導致文件遺失或出現不合理的流動，對企業的文書檔案收集整理產生不良影響。因此前提條件就是確保檔案的完整性，保證有完好的檔案才可以進行有序的分類保存，為今后的運用和查閱提供保證。特別是企業會議記錄以及人事變化和相關統計報表等，更是企業需要重點歸檔整理的檔案材料。對于一些領導和業務部門仍在使用的文件，可以使用復印件而將原件妥善保存。通過使用復印件，能夠有效防止文件丟失或者發生損壞現象。

4.2 文件分類、排列

企業在不斷發展進程中，形成的文件資料越來越多，而且呈多樣化發展。很多企業在對文件資料的整理上堅持“誰形成、誰整理”的原則，文件資料在哪個部門形成則需要由哪個部門進行整理，而且對每個部門的歸檔責任也有明確規定。在新《規則》中，則要求通過三級分類的方法進行分類。而在歸檔文件排列過程中，則應該根據新《規則》中“按時間結合事由排列”的要求，在對文檔進行整理時不再以文檔重要性原則作為衡量的標準。

5 結束語

綜上所述，為使企業在新一輪的改革重組中有效的參與市場競爭，實現企業自我發展和經濟效益的最大化，必須加快企業檔案管理工作信息化改革與隊伍建設，讓企業檔案管理工作為企業創新改革更好服務。因此檔案管理體制改革的重要性也自然不言而喻。隨著社會的發展以及經濟體制的逐漸完善，過去的檔案管理體制已經遠遠不能夠適應當前發展的需求，因此檔案管理體制改革勢在必行。只有這樣，才能夠使得檔案管理體制能夠緊跟時代步伐，真正地為社會服務，成為我國經濟、社會發展的強有力保障。

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